Posteingangsbearbeitung

gute und sichere Hände für Ihren Posteingang

Dienstleistung mit Verstand und Leidenschaft

Woher wissen Sie, welches Poststück zu welcher Abteilung und zu welchem Mitarbeiter weitergeleitet werden muss? Wie vermeiden Sie unnötige Ressourcenauslastung, die aus umständlicher interner Postverteilung und -bearbeitung resultiert?

Unsere Dienstleistungen rund um die Posteingangsbearbeitung sind wesentliche, unseren Lösungsmodulen vorgelagerte Prozessschritte, um dauerhafte Effizienzsteigerung und Kostenminimierung für Ihren ausgelagerten Posteingang zu erzielen. Dem Leistungskonzept der DATASEC entsprechend, setzen wir auch hier auf einzigartigen Full-Service, dem die Ausrichtung an den individuellen Wünschen unserer Kunden, permanente Prozesstransparenz und Flexibilität inhärent sind.

Durch detaillierte und logische Erfassung und Indizierung Ihrer Poststücke sorgt DATASEC für eine strukturierte und zielgerichtete Weiterleitung innerhalb Ihrer Unternehmensstrukturen. Wir passen uns voll und ganz Ihren Prozessen an. Setzen Sie ihre Mitarbeiterressourcen effizienter ein und geben Sie Ihre Posteingangsbearbeitung in unsere erfahrenen und kompetenten Hände!

Unsere mit den Dienstleistungen flexibel und modular kombinierbaren Softwarelösungen fügen sich nahtlos an die beschriebenen Prozessschritte an, lassen sich problemlos in die Strukturen und Systeme Ihres Unternehmens integrieren und vervollständigen so die perfekt auf Sie zugeschnittene Komplettlösung des führenden Full-Service-Providers.

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Im Überblick

  • Übernahme der physikalischen Poststelle
  • Wahrung des Postgeheimnisses
  • Digitalisierung Ihrer Poststücke mit 100% Ergebnisqualität
  • Ermittlung von Absender und Empfänger anhand der Stammdaten
  • Klassifizierung des relevanten Sachverhaltes über DATASEC Schlagwortliste
  • Erfassung weiterer Daten wie Belegdatum und Betreff
  • Erfassung individueller Daten wie Auftragsnummer, Vertragsnummer etc.
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Weitere Informationen

Weiterführende Informationen

Effizienz und Sorgfalt machen den Unterschied

Die DATASEC information factory GmbH bietet einzigartigen Full-Service rund um Ihre dokumentenbezogenen Geschäftsprozesse, um diese auf Dauer effizienter und transparenter zu gestalten. Hierbei ergänzen wir unsere Technologien durch die händischen Tätigkeiten unserer erfahrenen Mitarbeiter hin zu 100% Ergebnisqualität.

Bei der Übernahme Ihrer physikalischen Poststelle gehen wir mit äußerster Sorgfalt vor. Wir öffnen Ihre Post selbstverständlich unter der Wahrung des Postgeheimnisses und digitalisieren sie anschließend. An diesen Prozess anknüpfend lässt sich eine Fülle an Dienstleistungen aus unserem Portfolio individuell wählen. Sie bestimmen, wie und in welchem Umfang wir Ihre Post bearbeiten und Ihnen bereitstellen.

U. a. sind folgende Erfassungsdienstleistungen aus dem Portfolio der DATASEC möglich:

  • Übernahme der physikalischen Poststelle
  • Digitalisierung Ihrer Poststücke mit 100% Ergebnisqualität
  • Ermittlung von Absender und Empfänger anhand der Stammdaten
  • Klassifizierung des relevanten Sachverhaltes über DATASEC Schlagwortliste
  • Erfassung weiterer Daten wie Belegdatum und Betreff
  • Erfassung individueller Daten wie Auftragsnummer, Vertragsnummer etc.

In der Kombination mit unseren modular wählbaren technischen Lösungen, die wir über unsere browserbasierte Systemplattform DOKU@WEB für Sie bereitstellen, ergeben sich weitere signifikante Effizienzvorteile.

So wählen Sie individuell und flexibel, ob Sie beispielsweise Ihre Dokumente über unser Lösungsmodul der digitalen Poststelle bereitgestellt haben möchten, die automatische Führung einer digitalen Akte in der Belegarchivierung bevorzugen oder die Übergabe an führende Systeme wie SAP® wünschen.

Die Weiterverarbeitung Ihrer Poststücke in unser innovatives Ticketsystem stellt hier eine weitere Option dar, die die Prozesse in Ihrem Unternehmen auf fortschrittlichste Weise optimiert, verschlankt und transparent gestaltet.

100% Qualität für 100% Information

In der einzigartigen Kombination des Know-hows unserer qualifizierten Mitarbeiter mit den innovativen DATASEC Technologien erreichen wir in unserer Branche beispiellose Erkennungsraten von annähernd 100% bei der Extraktion der für Sie relevanten Informationen aus Ihren Dokumenten.

Die in Ihren Belegen enthaltenen und vollständig je nach Service-Level extrahierten Informationen sind die wichtigsten Elemente für weiterführende Prozessschritte und Lösungen. Die Bereitstellung dieser Informationen durch unsere innovativen Lösungsmodule und die Übergabe der Daten an Ihre führenden Systeme oder Schnittstellen erfolgt reibungslos und auch hier mit 100% Ergebnisqualität.

Die Klassifizierung Ihrer Belege als Dienstleistungsbaustein unseres Portfolios beschreibt die einfache Erfassung jedweder Belegdaten Ihrer Dokumente und Poststücke. So ist diesem Prozess eine inhaltliche und logische Prüfung der relevanten Informationen, die Ermittlung des zugrundeliegenden Sachverhaltes über die individuelle DATASEC-Schlagwortliste und Validierung gegen Ihre Stammdaten inhärent.

Folglich sind wir nicht nur in der Lage, Ihre Poststücke in digitaler Form bereitzustellen, sondern übernehmen nach Ihren Wünschen die inhaltliche Erfassung und Informationsextraktion auf jedeweder Ebene und in allen Tiefen. Der strukturierte Umgang, die effiziente Bearbeitung und die Integration der Dokumente in Ihre optimierten Geschäftsprozesse sind der Vorteil, den Sie daraus ziehen können.

Im Anschluss an die von uns angebotenen Dienstleistungsprozesse können wir die digitalen Dokumente an führende Systeme wie SAP übergeben und in die gewachsenen Infrastrukturen Ihres Unternehmens einspeisen.

In Verbindung mit unseren Lösungsmodulen (Softwarelösungen), wie zum Beispiel mit dem Ticketsystem, ergeben sich für Sie weitere signifikante Effizienzvorteile im Bezug auf Ihre Geschäftsprozesse.

Unsere Prozesse sind Ihr Vorsprung

100% Effizenz
Wir bieten signifikante Effizienzsteigerung und Straffung Ihrer Prozesse durch optimale Zuordnung der Inhalte und zielgenaue Weiterleitung der Poststücke. Hierfür nutzen wir innovative Technologien und strukturierte, individuelle Schlagwortlisten. Was Technik alleine nicht leisten kann, ergänzen wir durch die Kompetenz unserer Mitarbeiter.

Kostenersparnis und Zeitgewinn
Durch unsere schnellen und zuverlässigen Leistungen profitieren unsere Kunden von routinierten und klar strukturierten Prozessen, die von erfahrenen Mitarbeitern übernommen werden. Hier steht Effizienz und Geschwindigkeit im Vordergrund.

Sicherheit
Die Einhaltung sämtlicher rechtlicher Vorgaben ist lückenlos durch uns gewährleistet. Datensicherheit ist unser oberstes Gebot und die Grundvoraussetzung für unser tägliches Geschäft. Selbstverständlich ist jeder unserer Prozesse mehrfach auditiert und hinsichtlich aller Vorschriften, Bestimmungen und Gesetze zertifiziert.

Flexibilität und Transparenz
Gemäß unseres Grundsatzes, Prozesse und Technologien immer zu 100% selbst abzubilden und zu entwickeln, arbeiten wir auch in unserem Erfassungszentrum ausschließlich mit eigenen Mitarbeitern und eigenentwickelter Erkennungssoftware. Subunternehmen und weitere Vertragspartner gibt es nicht. Unsere Kunden profitieren von äußerster Flexibilität bei der Anpassung unserer Leistungen an deren Prozesse und Wünsche. Kosten- und Prozesstransparenz sind weitere signifikante Vorteile unsereres Vorgehens.