Rechnungserfassung & -kontierung

Sicherheit und unsere Erfahrung sind Ihr Vorteil!

Dienstleistungen für Ihren Rechnungseingang

Entscheiden Sie selbst und nach Ihren individuellen Wünschen, wie Ihre Rechnungen bearbeitet werden sollen. Über das gesamte Spektrum an Möglichkeiten der Rechnungseingangsverarbeitung von der Kopfdatenerfassung bis hin zur Kontierung erfolgen die gesamten Dienstleistungen aus einer Hand und von hochqualifizierten Mitarbeitern. Wir bieten Ihnen absolute Transparenz mit jederzeitigem und weltweitem Zugriff auf die Rechnungseingänge in Ihrem Unternehmen und beschleunigen Ihre Prozesse erheblich.

Durch unsere einzigartige Lösungsphilosophie generieren wir für Sie bei jedem einzelnen Prozessschritt grundlegende Vorteile gegenüber den Lösungen anderer Anbieter. Neben einer spürbaren Effizienzsteigerung ergeben sich für Ihr Unternehmen langfristige Kostenvorteile.

Wir sind in der Lage, sämtliche Kontierungselemente und Erfassungstiefen zu bedienen, und garantieren Ihnen eine beispiellose Ergebnisqualität. Ermöglicht wird dies vor allem durch den konsequenten Einsatz innovativer Technologien sowie die Kombination der modernen Technik mit geschultem Fachpersonal. Dies allein entspricht echtem Full-Service aus einer Hand und auf höchstem Niveau!

Informieren Sie sich auch über unseren Rechnungsworkflow als innovatives Lösungsmodul zu weiteren signifikanten Effizienzsteigerung!

N

Im Überblick

  • individuelle Servicelevel
  • Prozessstandardisierung und -automatisierung
  • Erhöhung von Transparenz und Geschwindigkeit
  • Dienstleistungserbringung in Deutschland
  • Integration in Ihr Buchhaltungssystem und alle DOKU@WEB-Module
9

Weitere Informationen

Weiterführende Informationen

Kosten senken und Effizienz steigern

Da die DATASEC information factory GmbH auf ihre einzigartige Lösungsphilosophie vertraut, gilt auch bei der Belegerfassung der konsequente Einsatz modernster Internettechnologien sowie die einzig zielführende Kombination der Technik mit dem Know-how unseres Fachpersonals. Dies ermöglicht es uns, Ihnen – neben einer spürbaren Effizienzsteigerung – langfristige Kostenvorteile in erheblichem Maße zu garantieren. Sie vermeiden aufwendige Installationen auf Client-Rechnern und sparen den Kauf teurer Erfassungsgeräte sowie die damit verbundenen Wartungskosten.

Im Rahmen der Erfassung der Rechnungskopfdaten bieten wir Ihnen folgende individuell und flexibel wählbaren Leistungen:

  • Erfassung der Belegkopfdaten (Kreditoren, Buchungskreise, Rechnungsnummern, Netto-, Steuer-, Bruttobeträge)
  • optionale Erfassung Bestellnummern, Projektnummern, Kostenstellen und viele weitere Daten
  • Prüfung gemäß § 14 UStG

Selbstverständlich können Sie den gesamten Prozess auf Basis der von uns zur Verfügung gestellten Technologie selbst abwickeln. Unser dreidimensionales Leistungsportfolio und die modulare Wählbarkeit der einzelnen Servicebausteine  bietet Ihnen jedoch zudem die Möglichkeit, jeden einzelnen Prozessschritt komplett oder teilweise an uns auszulagern, und zwar genau so, wie es für Ihr Unternehmen den größten Nutzen bringt. So können Sie zum Beispiel das Scannen und Erfassen von uns erledigen oder komplette Buchungssätze erstellen lassen.

Mit einem Höchstmaß an Sorgfalt und Ergebnisqualität und einer Erkennungsrate von annähernd 100% erfassen wir für Sie nach der Digitalisierung die relevanten Informationen in Ihren Dokumenten, um sie bei der elektronischen Speicherung auffindbar zu machen.

Da die erfassten Informationen direkt digital vorliegen, bilden sie eine ideale Basis für Recherchen, Auswertungen sowie die Automatisierung nachfolgender Arbeitsschritte.

Weil nachfolgende Arbeitsschritte entlang der Prozesskette des Dokumentenmanagements sämtlich auf den Informationen basieren, die bei der Erfassung aus den Dokumenten extrahiert werden konnten, ist hier ein Höchstmaß an Sorgfalt und Korrektheit geboten. Sollten bei diesem Arbeitsschritt Fehler auftreten, ist es zumeist erforderlich, eine umfassende Korrektur vorzunehmen und die bereits abgeschlossenen Prozessschritte erneut zu durchlaufen. Durch die zusätzlichen Durchläufe verteuert sich der Gesamtprozess. Hier werden wertvolle Kostensenkungspotenziale verschenkt.

Unser Servicebaustein der Erfassungsdienstleistungen verhindert diesen Negativeffekt durch die bewährte Kombination aus innovativer Technologie und hochqualifizierten Mitarbeitern. Unsere modernen Dokumentenscanner sorgen für eine exzellente Lesbarkeit der digitalisierten Unterlagen und unser geschultes Personal für eine sonst unerreichte Erkennungsrate. Während die Hersteller automatischer Erfassungslösungen lediglich mit einer Erkennungsrate von 60-70 Prozent werben können, erreicht DATASEC in ihrem Dienstleistungszentrum einzigartige Erkennungsraten von annähernd 100 Prozent.

Individuelle Dienstleistungen nach Ihren Wünschen

Unser Leistungsportfolio bei der Eingangsrechnungsbearbeitung erstreckt sich von der reinen Digitalisierung Ihrer Rechnungen über die Erfassung der Rechnungskopfdaten bis hin zur vollständigen Kontierung an eigens für Ihr Rechnungsaufkommen eingerichteten Kontierungsplätzen. Die Erfassungstiefe zur Bearbeitung Ihrer Rechnungen ist somit variabel und flexibel wählbar.

Bei der Vollkontierung der Eingangsrechnungen haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Kontierung der Rechnung mit allen zur Verfügung stehenden Kontierungselementen
  • Validierung mittels Buchungssimulation gegen führendes System (Plausibilitätsprüfung)
  • Rückmeldung der eingestellten Prüfungen, Sperren und Einschränkungen

Die Erfassung Ihrer Rechnungen erfolgt nach individuellen Absprachen – von der Erfassung der vereinbarten Kopfdaten Ihrer Rechnungen, über ganz individuell zu erfassende Daten bis hin zur Vollkontierung. Nach inhaltlicher Analyse der Rechnungen erfolgt die Zielkontierung (Erfassung der gesamten Rechnung) anhand von jeglichen zur Verfügung stehenden Kostenelementen.

Höchste Buchungskontinuität und Standardisierung bei minimalster Fehlerquote sind Ihre wesentlichen Vorteile unserer Arbeit.

 

Unsere Lösungsmodule für Ihre Komplettlösung

Unsere innovativen Lösungen für die Rechnungsprüfung und -freigabe werden bereits seit mehr als 10 Jahren erfolgreich bei unseren Kunden eingesetzt. Basierend auf unserer eigenentwickelten Systemplattform DOKU@WEB stehen diese Lösungen für höchste Prozesseffizienz und Benutzerfreundlichkeit. Sie sind sowohl SAP®-intern als auch für Non-SAP®-Systeme verfügbar.

Durch die digitale Verarbeitung werden die Rechnungen innerhalb von Sekunden an die entsprechenden Mitarbeiter weitergeleitet, egal ob sich diese im Büro nebenan oder an einem Standort im Ausland befinden.

Informieren Sie sich hier über unseren innovativen Rechnungsworkflow!