Scandienstleistung

schnell, sicher und kostensparend

Die Scanlösung vom Full-Service-Provider

Die meisten Informationen innerhalb eines Unternehmens sind heute noch in Papierakten abgelegt: Vertragsakten, Personalakten, Rechnungen, Schriftverkehr, Lieferschiene und viele weitere Dokumententypen. Dabei stellt die zielgerichtete und schnelle interne Bereitstellung solcher Informationen die größte Herausforderung dar. Dies gilt insbesondere, wenn das jeweilige Unternehmen dezentral aufgestellt ist.

Um Dokumentenmanagementsysteme erfolgreich nutzen zu können, ist es selbstverständlich erforderlich, zunächst die zu verwaltenden Dokumente, die noch nicht in elektronischer Form vorliegen, zu digitalisieren. Das Spektrum unserer Dienstleistungen kann sich hier nach individuellen Kundenwünschen von der Digitalisierung lediglich des aktuellen Dokumentenaufkommens bis hin zur Digitalisierung kompletter Altbestände erstrecken.

Durch die bewährte Kombination von innovativer Technik und geschultem Personal wird mit unserer Scanlösung die höchstmögliche Qualität erreicht. Dies betrifft sowohl die Lesbarkeit als auch den sorgfältigen Umgang mit Ihren Dokumenten.

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Im Überblick

  • Digitalisierung mit höchsten Kapazitäten und flexibler Kapazitätsanpassung
  • Dienstleistungscenter mit modernster technischer Ausstattung
  • Vollständige Umsetzung ausschließlich durch DATASEC-Mitarbeiter
  • höchstmögliche Sicherheit für Ihre Daten
  • Jahrzehntelange Erfahrung in Projekten jeder Größenordnung
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Weitere Informationen

Weiterführende Informationen

Modernste Technik bei geringsten Kosten

Der Arbeitsschritt der Digitalisierung ist normalerweise mit erheblichen Kosten verbunden, da hierfür Spezialscanner zum Einsatz kommen, die gegenüber herkömmlichen Geräten eine wesentlich höhere Durchsatzrate ermöglichen. Zudem ist dem eigentlichen Scanvorgang zumeist ein weiterer Arbeitsschritt vorgelagert, in dem die Dokumente vor- und aufbereitet werden (Entfernung von Büro- und Heftklammern sowie sonstiger Bindungen, evtl. Trocknen, Glätten etc.). So entstehen im Hinblick auf die Anzahl der zu digitalisierenden Belege – neben den ausgesprochen hohen Anschaffungskosten der Spezialgeräte – reine Personalkosten und Kosten für die Bereitstellung der Erfassungsarbeitsplätze, die sämtlich in einer Kostenkalkulation berücksichtigt werden müssen.

Darüber hinaus werden auf dem Markt Geräte angeboten, die den Arbeitsschritt der Digitalisierung angeblich komplett eigenständig durchführen können. Doch oft verschweigen die Hersteller die damit verbundenen Nachteile:

  • unlesbare Dokumente durch falsch vorgenommene Einstellungen
  • häufiger Ausfall durch nicht entfernte Heftungen
  • Papierstau und Beschädigung der Dokumente
  • hohe Wartungskosten und Zeitverlust durch Ausfall der Geräte
  • außergewöhnlich hohe Anschaffungskosten, die sich bei realistischer Betrachtung nicht amortisieren

Um Ihnen all diese Störfaktoren zu ersparen und Ihre Kosten kalkulierbar zu halten und letztendlich auch deutlich zu senken, bietet Ihnen die DATASEC information factory GmbH ihre Scanlösungen als modular wählbare Prozessdienstleistung an. Sollten Sie sich bei der Wahl Ihrer Komplettlösung für diesen Servicebaustein entscheiden, bereiten wir Ihre Dokumente für Sie auf und digitalisieren sie anschließend in unserem Dienstleistungszentrum.

DATASEC unterstützt Sie in der Prozesskette schon vom Eingang des Papieres in Ihrem Verfügungsbereich, z.B. durch direktes Umrouten von Postsendungen oder aber durch die von eigenen Kurieren durchgeführte Abholung bei Ihnen vor Ort.
Erfahrene Mitarbeiter bereiten Ihre Belege zur Digitalisierung auf – vom einfachen Entklammern bis hin zu aufwendigen Sortierarbeiten, sodass im späteren Zugriff stets das gewünschte und vollständige Dokument zur Verfügung steht.

Wir scannen dabei nicht nur in Verbindung mit unseren Lösungen. Gerne stellen wir Ihnen die digitalisierten Belege in einem vereinbarten Format zur Verfügung oder legen diese direkt in dem von Ihnen eingesetzten System ab.

Modernste Scanner verarbeiten Ihre Dokumente von der Visitenkarte bis zum DIN-A0 Plan. Eigenentwickelte Software garantiert stets eine optimale Bildqualität in der gewünschten Auflösung. Durch unterschiedlichste OCR – und Lesemechanismen strukturieren wir die digitalisierten Dokumente, sodass ein zielgerichtetes Auffinden von Informationen innerhalb kürzester Zeit gewährleistet ist.

Durch eine optionale Kombination mit unseren Erfassungsdienstleistungen sind darüber hinaus weitere Effizienzvorteile möglich.

Nach der Digitalisierung können die Belege geordnet eingelagert und jederzeit im Original angefordert werden. Auf Wunsch vernichten wir mit Ihrer Freigabe diese Papierdokumente nach einer festgelegten Frist und unter Einhaltung aller gesetzlichen Auflagen. Lesen sie hierzu mehr über unseren Dienstleistungsbaustein Beleglagerung & Logistik.

Wir erledigen das für Sie

Jahrzehntelange Erfahrung in Projekten jedweder Größenordnung ermöglichen uns die schnelle und effiziente Umsetzung der Archivauflösung in allen gewünschten Ausprägungen. Verhindern Sie unnötige Platzressourcenauslastung in Ihrem Unternehmen, schaffen Sie Platz für neue Aufgaben und Kompetenzen und sparen Sie Lagerungs- und Archivpflegekosten in erheblichem Umfang. Effizienz, Flexibilität, Kostenoptimierung und Transparenz sind Ihre wesentlichen Vorteile unserer Zusammenarbeit.

Wir übernehmen Ihre Aktenbestände, lagern sie bei uns ein und inventarisieren sie bei DATASEC.

Optionen:

  • Übernahme des physikalischen Papierlagers zu DATASEC
  • Akteneinlagerung und -auslagerung bei Anforderung
  • Inventarisierung des Aktenbestandes im DATASEC Lager
  • Scannen des definierten Aktenbestandes / Lagerung der nicht-gescannten Akten
  • datenschutzkonforme Vernichtung der gescannten Akten nach Freigabe durch den Kunden
  • Rücklieferung der gescannten Akten / Rücklieferung definierter Dokumente (bspw. Verträge)

Wir bieten im Vorfeld des mit Ihnen geplanten Projektes eine umfangreiche Beratung mit unseren jeweils zuständigen Projektleitern, inklusive der Sichtung Ihrer Archive an den entsprechenden Standorten. Unser erfahrenes Fachpersonal verschafft sich einen genauen Überblick über die örtlichen Gegebenheiten und den Umfang der Aktenbestände. Unser Ziel ist hier eine detaillierte Planung des Gesamtprojekts einschließlich Zeit-, Mengen- und Routenplanung. Als Ergebnis erhalten Sie vollkommene Transparenz der von uns durchgeführten Prozesse. Sie selbst sparen wertvolle Zeit und Kosten ein und überlassen uns den gesamten Planungsaufwand.

Das Spektrum unserer Leistungen erstreckt sich von der laufenden Digitalisierung des aktuellen Dokumentenaufkommens bis hin zur vollständigen Auflösung kompletter Altaktenbestände/Archive. Auch beim Transport dieser Dokumente bietet DATASEC Ihnen einen einzigartigen Full-Service. Allein unsere Kunden entscheiden, ob sie die Logistik selbst mit eigenen Ressourcen oder mit einem Partner übernehmen möchten, oder aber ob wir diese Aufgabe übenehmen dürfen.

Das DATASEC-eigene Dokumententracking-System garantiert hierbei die lückenlose Nachverfolgung der Dokumente.

Wir vereinbaren mit Ihnen individuelle Service-Level-Agreements für die Abwesenheit Ihrer Dokumente von der Abholung bis hin zur Digitalisierung. Die einzelnen Dokumente sind jederzeit über unser Dokumententrackingsystem verfolgbar. Und zwar von der Abholung bei Ihnen vor Ort über den gesamten Transportweg und die Verarbeitung in Siegen bis hin zur finalen Lagerung – jederzeit online einsehbar.

Wir sind in der Lage, die komplette Prozesskette bei der Auflösung Ihrer Altaktenarchive aus einer Hand abbilden zu können. Alle Prozessschritte von der Planung über Abholung, Transport und Digitalisierung bis hin zur Lagerung und ggf. Vernichtung Ihrer Dokumente können durch eigenes Fachpersonal übernommen werden. Durch diesen einzigartigen Full-Service haben Sie nur einen Vertragspartner und Leistungserbringer. Ihre Kosten bleiben transparent und nachvollziehbar.

Lesen Sie mehr über Beleglagerung & Logistik.

Immer auf dem neusten Stand der Technik

Bei der kontinuierlichen Digitalisierung Ihres aktuellen Dokumentenaufkommens übernehmen wir gerne jeden Arbeitsschritt entlang der Prozesskette aus einer Hand und mit echtem und einzigartigem Full-Service. Wir bereiten Ihre Dokumente für Sie auf und digitalisieren sie anschließend in unserem Dienstleistungszentrum zum Festpreis, ohne dass Ihnen unüberschaubare Nebenkosten entstehen. Die Investition in eigenes Personal und eigene Arbeitsplätze entfällt. Sie zahlen einfach, kalkulierbar und bequem nach der Anzahl der eingescannten Dokumente (Pay-per-use-Modell).

In der Kombination von innovativen Hochleistungstechnologien mit der Erfahrung und dem Know-how unserer qualifizierten Mitarbeiter digitalisieren wir die Dokumente unserer Kunden mit höchster Sorgfalt. Sie als Kunde der DATASEC erhalten immer 100% Ergebnisqualität.

Ihre Vorteile: Einsparung von Archivvolumen durch hohe Kompressionsraten ohne Qualitätsverluste, alle Beleggrößen vom Visitenkartenformat bis hin zu DIN A0 Zeichnungen, Verarbeitung von höchst heterogenen Belegqualitäten, sehr hochwertige Scanqualität durch State-of-the-Art-Technologie, klar strukturierte Prozesse und jahrzehntelange Erfahrung.

Wir generieren Ihren Vorsprung

Digitalisierung
Wir bieten höchste Kapazitäten mit flexibler Kapazitätsanpassung sowie die modernste technische Ausstattung mit Hochleistungsscannern. Der Zugriff auf die relevanten Informationen in Ihren Dokumenten ist via Webbrowser jederzeit und weltweit gewährleistet.

optimale Sicherheit
Wir vereinbaren mit Ihnen individuelle Service-Level-Agreements für die Abwesenheit Ihrer Dokumente von der Abholung bis hin zur Digitalisierung. Die einzelnen Dokumente sind jederzeit über unser Dokumenten-Tracking-System verfolgbar.

Kostenkontrolle
Wir berechnen unsere Scandienstleistungen auf Vollkostenbasis. Zudem erfolgt die vollständige Umsetzung der Scanprojekte ausschließlich durch eigene Mitarbeiter der DATASEC und ohne die Einbeziehung von Subunternehmen. Für Sie bedeutet das volle Kostenkontrolle und Transparenz.

Vollständige Umsetzung
ausschließlich durch DATASEC-Mitarbeiter! Auch die Logistik übernimmt unser eigenes Personal! Zudem hat DATASEC ein Dienstleistungscenter mit 100% eigenen Mitarbeitern ohne Subunternehmen.

Erfahrung
Wir haben langjährige Erfahrung in unterschiedlichsten Großprojekten. So realisierte die DATASEC information factory GmbH unter anderem im Jahr 2009 das größte Scanprojekt Deutschlands. Es wurden 65 Millionen Seiten in 55 Tagen digitalisiert.

Ausstattung
Unser Dienstleistungscenter ist mit der modernsten technischen Ausstattung (u.a. mit Hochleistungsscannern) ausgerüstet. Wir befinden uns stets auf dem neusten Stand der Technik.

Innovation aus Eigenentwicklung
DATASEC bietet vollständig eigene Scan-, Erkennungs- und Extraktionslösungen.

Dokumenten-Tracking-System
Überwachungs- und Trackingsysteme sorgen für hohe Prozessstabilität und -qualität. Sie wissen jederzeit, wo sich Ihre Dokumente befinden.

höchste Kapazitäten
mit flexibler Kapazitätsanpassung.
Über 30 Millionen Seiten pro Monat sind kein Problem für uns!

höchste Sicherheit
Die Sicherheit Ihrer Dokumente und Daten ist unser höchstes Gut. Die Lösungen von DATASEC sind gutachterlich auf ihre Sicherheit geprüft und unsere geschulten Mitarbeiter wurden umfangreich zum Thema Datenschutz unterwiesen. Bei uns sind Ihre Daten in guten Händen!