Archivierung

gesetzeskonform und revisionssicher

Die höchste Sicherheit für Ihre Daten

Um bei der Arbeit mit elektronischen Dokumenten auch rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, müssen die Dokumente revisionssicher gespeichert werden. Dies ist insbesondere beim Umgang mit steuerrelevanten Dokumenten erforderlich, um dabei mit den Grundsätzen ordnungmäßiger Buchführung (GoB) und den Grundsätzen der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GdPdU) konform zu gehen.

Die zertifizierte Langzeitarchivierung durch DATASEC garantiert Ihnen ein Höchstmaß an Sicherheit; eine Datensicherheit, auf die Sie zu 100% vertrauen können! Mit der Systemplattform DOKU@WEB archivieren Sie Ihre Dokumente revisionssicher und gesetzeskonform.

Mit langjähriger Erfahrung bieten wir ein sicheres, performantes und absolut bewährtes Archivsystem, das im Hinblick auf sämtliche rechtliche Anforderungen geprüft wurde. Die DATASEC information factory GmbH hat umfangreiche Entwicklungsarbeiten und Maßnahmen durchgeführt, um die innovative Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Lösung DOKU@WEB nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger, DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu zertifizieren.

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Im Überblick

  • rechtssichere und revisionssichere Langzeitspeicherung
  • Betrieb in eigenen Rechenzentren in Deutschland
  • Keine Update und Wartungsproblematik
  • plattform- und browserunabhängiger Zugriff ohne benötigte Plugins
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Weitere Informationen

Weiterführende Informationen

Sicherheit, auf die Sie vertrauen können

Durch die weltweit gestiegenen Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung hat auch in Deutschland der Zugriff auf die IT-gestützten Buchführungssysteme eines Unternehmens immer mehr an Bedeutung gewonnen. Elektronische Archivsysteme haben sich auf dem Markt durchgesetzt und sind dort nicht mehr wegzudenken.

Mit den Dokumenten-Services sowie den angebotenen Dienstleistungen rund ums Dokument bietet die DATASEC information factory GmbH den Anwendern eine leistungsfähige und hochsichere Komplettlösung, die sowohl der deutschen Gesetzgebung als auch vielen internationalen Standards entspricht.

In der heutigen Zeit und vor dem Hintergrund des weltweiten Wettbewerbs müssen ECM-Lösungen sowohl nationale als auch internationale Rechtsvorschriften und Normen für eine revisionssichere, langfristige Archivierung von Dokumenten aller Art erfüllen.

Die reine Belegarchivierung reicht jedoch heutzutage beispielsweise durch die steigenden Ansprüche der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) nicht mehr aus. Einzelne Dokumente wie Lieferscheine oder Rechnungen müssen zwar wie bisher revisionssicher und langfristig aufbewahrt werden, zusätzlich müssen die Daten jedoch auswertbar sein, also in maschinenlesbarer Form bereitgestellt werden. Zugleich verpflichtet der Gesetzgeber unter anderem Notare oder Behörden, ihre Kundenakten regelmäßig und nach gesetzlich vorgeschriebenen Abständen zu vernichten.

Die DATASEC information factory bietet Ihnen eine hochsichere Rechenzentrumsdienstleistung, die Ihnen dabei hilft, alle rechtlichen Vorgaben einzuhalten: die Revisionssicherheit der Langzeitarchivierung mit der eigens entwickelten Cloud-Lösung DOKU@WEB wurde gemäß den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBs) gutachterlich bestätigt und entsprechend zertifiziert. Veränderungen oder Manipulation an den bereits archivierten Dokumenten sind somit ausgeschlossen. Durch die ebenfalls von DATASEC entwickelten Zusatzmodule sind wir in der Lage, Ihre Daten wunschgemäß aufzubereiten und Ihnen kurzfristig bereitzustellen.

Dadurch dass die Komplettlösung DOKU@WEB eine reine Browser-Applikation ist, sind außer einem Internetbrowser und ggf. einem PDF-Reader Instrument keine weiteren Installationen notwendig. Veränderungen in Form von Updates werden automatisch durch DATASEC ins System eingespielt und stellen somit keine Einschränkung in der Nutzbarkeit dar.

KPMG_fertigBSI_fertig  GDD Mitglied_fertig  SAP Certified Integration

Keine leeren Versprechen

Die Zertifizierungen unserer Dokumentenmanagement- und Prozessoptimierungslösung DOKU@WEB wurden nach dem Prüfungsstandard PS 880 der IDW (Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V.) durchgeführt. Alle unsere Lösungen und Prozesse wurden den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechend geprüft.

Als Maßstab zur Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit wurden folgende Vorschriften zu Grunde gelegt:

  • die gesetzlichen Vorschriften des Handels- und Steuerrechts (§§ 238 ff. HGB sowie §§ 140-148 AO),
  • die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB),
  • das BMF-Schreiben (Bundesministerium der Finanzen) vom 7. November 1995 zu den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS),
  • das BMF-Schreiben, betreffend die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ vom 16. Juli 2011,
  • die Stellungnahme des Fachausschusses für die Informationstechnologie (FAIT) des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Grundsätze ordnungsmäßiger Durchführung bei Einsatz von Informationstechnologie (IDW RS FAIT 1),
  • die IDW-Stellungnahme zur Rechnungslegung des FAIT „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren“ (IDW RS FAIT 3),
  • der IDW-Prüfungsstandard „Abschlussprüfung bei Einsatz von Informationstechnologie (IDW PS 330),
  • der IDW-Prüfungsstandard „Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen“ (IDW PS 880) sowie
  • die Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG)

Weiterhin wurde die Lösung entsprechend den Anforderungen der SAP AG für den Einsatz mit SAP NetWeaver und dem Integrationsszenario BC-AL HTTP CS 6.20 zertifiziert.

Ein gem. der ISO 9001:2015 von der DEKRA Certification GmbH geprüftes Qualitätsmanagementsystem wurde eingeführt und wird aufrechterhalten.

Für den Hochsicherheitszugang der Lösungen wurde die Anbindungstechnik zertifiziert vom TÜV Informationstechnik, zugelassen vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Für das Szenario der Dokumentenvernichtung wird ein zertifizierter Entsorgungsfachbetrieb gem. § 52 KrW-/AbfG eingesetzt.

Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen werden durch einen zugelassenen Datenschutzbeauftragten und ein zertifiziertes Compliance-Management kontinuierlich überwacht und sichergestellt.

Um unser dynamisches Wachstum hinsichtlich Speichermenge und Zugriffsgeschwindigkeit zukunftssicher darstellen zu können, wurden umfangreiche Entwicklungsarbeiten und Maßnahmen durchgeführt, um die innovative Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Lösung DOKU@WEB® erneut nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer, DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu zertifizieren. Die Prüfung der neusten Version von DOKU@WEB® und auch die der Entwicklungsprozesse der Software  erfolgten durch die KPMG, eine der vier weltgrößten Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, unter Beachtung der strengen Standards des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW).

Das Ergebnis des Prüfberichts ist für Sie über die unten stehenden Links zum Download bereitgestellt:

auf Deutsch: https://www.kpmg.de/bescheinigungen/RequestReport.aspx?39325
auf Englisch: https://www.kpmg.de/bescheinigungen/RequestReport.aspx?39639