Digitale Akte

effiziente und transparente Aktenführung jeden Aktentyp

Die Zukunft der Aktenführung

Unsere Lösung ermöglicht Ihnen die Aktenführung über einen browserbasierten Arbeitsplatz analog Ihrer heutigen Papierakte mit vielen effizienten Zusatzfunktionen und deutlich reduzierten Such- und Ablageaufwänden. Mit Hilfe der digitalen Akte können Sie Ihre Dokumente auf einen Blick finden und nach individuellen Strukturen gliedern.

Die gewinnbringende Nutzung und zeitgemäße, zukunftssichere Verwaltung von Dokumenten, stellt bei wachsenden Aktenbeständen und Schriftverkehr eine immense Herausforderung dar. Wenn Sie sich für dieses DATASEC-Lösungsmodul entscheiden, gehören die Flut an Akten und Dokumenten, die Sie heute langfristig archivieren müssen, und umständliche Recherchen in analogen Archiven der Vergangenheit an.

In Verbindung mit dem modular wählbaren Dokumentenmanagementsystem der DATASEC komplettieren Sie Ihre Lösung.

N

Im Überblick

  • strukturierte und einheitliche Ablage der Dokumente
  • effiziente elektronische Bearbeitungsprozesse
  • Rechtssichere und revisionssichere Langzeitspeicherung
  • Stammdaten-Anbindung an SAP®
  • individuelle Aktenstruktur
  • automatische Ablage ausgehender Dokumente

Weiterführende Informationen

Die gewünschte Akte sofort zur Hand

Unsere Lösung ermöglicht Ihnen die Aktenführung über einen browserbasierten Arbeitsplatz analog Ihrer heutigen Papierakte mit einer Fülle an effizienten Zusatzfunktionen und deutlich reduziertem Such- und Ablageaufwand.

Ebenso bleibt es – neben der individuell anpassbaren Aktenstruktur – gänzlich Ihren Wünschen überlassen, ob wir Ihre Akten als Kundenakten, Auftragsakten, Personalakten, Mieterakten oder als einen der vielen weiteren Aktentypen führen sollen. Der Ausgestaltung sind hier keine Grenzen gesetzt.

Durch den ortsunabhängigen, weltweiten und gleichzeitigen Zugriff auf Ihre digitalen Akten werden insbesondere die abteilungs- oder standortübergreifenden Prozesse erheblich vereinfacht und beschleunigt. Ihre digitalen Akten können über eine Volltextsuche jederzeit aufgefunden und selbstverständlich auch aktenübergreifend gesucht werden.

Wie es allen Lösungsmodulen der DATASEC information factory GmbH inhärent ist, lässt sich auch die Anfertigung und Pflege der digitalen Akten flexibel und individuell mit unseren Prozessdienstleistungen modular kombinieren, ganz so wie es voll und ganz Ihren Wünschen entspricht und für Ihr Unternehmen den größten Nutzen generiert. So können Sie z.B. die Digitalisierung der Altakten sowie die laufende Digitalisierung eingehender Vorgänge selbstverständlich selbst übernehmen oder von unseren Dienstleistungsbereichen durchführen lassen. Wir bieten Ihnen somit unseren einzigartigen Full-Service aus eigener Hand hin zu der optimal auf Sie abgestimmten Komplettlösung.

Ihr individueller Aktentyp nach Maß

Digitale Mieterakte
Immobiliengesellschaften sind wachsendem Kostendruck wie keine andere Branche ausgesetzt. Die digitale Mieterakte von DATASEC ermöglicht es Ihnen, die Prozesse zu beschleunigen, zu standardisieren und somit über die gesamte Prozesskette Kosten einzusparen.

Sie erreichen eine signifikante Effizienzsteigerung durch die benutzerfreundliche, bequeme und schnelle Steuerung aller für Sie relevanten Informationen, Daten und Dokumente wie Mietverträge, E-Mails, Rechnungen und Schriftverkehr.

Digitale Kundenakte
Die digitale Kundenakte gehört zu den meist verbreiteten Anwendungsfeldern für digitale Akten. Die unterschiedlichen Ausprägungen sorgen dafür, dass man diesen Aktentyp in fast allen Branchen finden kann.

Durch die digitale Kundenakte der DATASEC information factory haben Sie die Möglichkeit, alle wichtigen Informationen und Dokumente schnell und ortsunabhängig einzusehen, zu bearbeiten und workflowgestützt weiterzuleiten.

Digitale Patientenakte
Die digitale Patientenakte unterscheidet sich in verschiedenen Punkten von anderen digitalen Akten. Eine Besonderheit ist, dass die digitale Patientenakte sowohl im medizinischen als auch im Verwaltungsbereich einer Gesundheitseinrichtung zum Einsatz kommen kann.

Durch die digitale Patientenakte besteht die Möglichkeit, Verwaltungsdaten und medizinische Befunde in gleichem Kontext abzulegen. Die Vorteile, die dieser Aktentyp mit sich bringt, liegen unter anderem in der Vermeidung von Redundanzen und in der Effizienzsteigerung bei den Arbeitsprozessen

Digitale Personalakte
Immer mehr Personalabteilungen erkennen die Vorteile einer digitalen Personalakte. Neben der gemeinsamen Verwaltung von gescannten Unterlagen wie Zeugnissen o.ä., Personaldaten und den üblichen, zu einer Personalakte gehörenden, digitalen Office-Dokumenten bzw. dem E-Mailverkehr, schlagen vor allem die Möglichkeiten, die sich durch die Einbindung von digitalen Workflows ergeben, zu Buche.

Beispielsweise können digitale Personalakten mit Bewerbungs-oder Urlaubsgenehmigungsworkflows gekoppelt werden, um die Arbeitsprozesse zu optimieren und Zeit zu sparen.

Rundum durchdacht

Sicherheit ist Nr. 1
Die Sicherheit Ihrer Akten ist unser wichtigstes Gut. Aus diesem Grund sind unser Rechenzentrum und unsere beiden Backuprechenzentren gutachterlich auf ihre Sicherheit geprüft

elektronisches Papier
Nutzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten der digitalen Akte und verwenden Sie sie wie Papier. (Post-its, Ergänzungen, Markierungen oder das Schwärzen von Abschnitten oder Passagen etc.)

Zugriff via Browser
Weltweiter, schneller und sicherer Zugriff auf Ihre Akten. Durch den browserbasierten Zugriff auf Ihre Dokumente im DOKU@WEB, sind Sie ortsunabhängig und flexibel.

GDPdU! Volle Prüfbarkeit
Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) werden bei DATASEC voll erfüllt. Die Prüfbarkeit der verwalteten Daten ist jederzeit gewährleistet.

Transparenz und Effizienz
Wir gewährleisten maximale Transparenz durch strukturierte und einheitliche Ablage Ihrer Dokumente und eine signifikante Effizienzsteigerung aufgrund der elektronischen Bearbeitungsprozesse.