Digitale Poststelle

Ihre Post weltweit und schnell verfügbar

Ihr Posteingang in der digitalen Welt

Mit dem Lösungsmodul des digitalen Posteingangs übernimmt die DATASEC information factory GmbH für Sie mittels unserer digitalen Poststelle die komplette Posteingangsverarbeitung und Archivierung vom Eingang der entsprechenden Dokumente (Email, Papierdokumente, Faxe etc.) über die Vorbereitung und Sichtung bis hin zur Digitalisierung, Klassifizierung, Sortierung und anschließenden Verteilung. Ihre Post wird dabei über unsere Systemplattform DOKU@WEB revisionssicher archiviert und steht Ihnen von da an weltweit schnell und dauerhaft zur Verfügung. Sie sind somit immer ortsunabhängig und flexibel.

Der browserbasierte Zugriff auf Ihre Post in unserem Rechenzentrum ist überall und immer gewährleistet. Dabei steht der Schutz Ihrer Post bei uns selbstverständlich stets im Vordergrund.

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Im Überblick

  • Rechtssichere und revisionssichere Langzeitspeicherung
  • Globale Verfügbarkeit durch browser-basierten Zugriff
  • zielgenaue Zustellung der für Sie relavanten Poststücke
  • Klassifizierung anhand von Stammdaten und Schlagwortkatalog

Weiterführende Informationen

Postbearbeitung kann so einfach sein

Mit der digitalen Poststelle der DATASEC senken Sie die Kosten im Bereich des Posteingangs in Ihrem Unternehmen in erheblichem Maße. Sie optimieren Ihre Prozesse und somit Ihre Durchlaufzeiten und verringern Ihre Prozesskosten.

Der browserbasierte Zugriff auf Ihre Post in unserem Rechenzentrum ist überall und immer gewährleistet. Dabei steht der Schutz Ihrer Post bei uns selbstverständlich stets im Vordergrund. Unser Rechenzentrum und unsere beiden Backup-Rechenzentren sind gutachterlich auf ihre Sicherheit geprüft. Eine Sicherheit, auf die Sie sich verlassen können! Zusätzlich können Sie sich mit Ihren individuellen SLAs (Service Level Agreements) umfangreich bei uns absichern.

Unsere einzigartige Schlagwort-Technik verarbeitet Ihre externe Post gem. Ihrer Definition zielgenau. Sie steuern Empfänger, Prozesse und Systeme über einfache Regelwerke. Was Technologie allein nicht leisten kann, das ergänzen wir gemeinsam mit unseren Dienstleistungen, um für Sie eine 100% zielgenaue Zuordnung zu erreichen. Auch für die digitale Poststelle werden die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) bei DATASEC voll und ganz erfüllt. Die vollständige Prüfbarkeit der verwalteten Daten ist somit jederzeit gewährleistet.

Wie auch die digitale Akte lässt sich Ihre digitale Post wie echtes Papier verwenden. So können Sie Post-its oder Ergänzungen anfügen und Abschnitte und Passagen mit Markierungen versehen oder schwärzen.

Neben Ihrem eigenen Postkorb haben Sie die Möglichkeit, Mitglied in verschiedenen anderen Postgruppen (z.B. Abteilungsleitung, Fachabteilung, Kontierung etc.) zu werden und erhalten somit ständigen Zugriff auf die Sie betreffenden Dokumente. Dies verhindert im Krankheitsfall eines Mitarbeiters, dass wichtige Dokumente zu lange unbeachtet bleiben.

Durch die Post-Vertretungs-Regelung sind Sie in der Lage, eine einmalige oder längerfristige Vertretung für Ihren Postkorb zu bestimmen. Dies kann sowohl in Krankheitsfällen als auch in Urlaubsfällen hilfreich sein, um keine unnötigen Wartezeiten zu verursachen.

Innerhalb eines Dokuments können Sie Notizen hinzufügen, das Dokument ablegen oder löschen, eine Wiedervorlage anlegen oder das Dokument an Fachkollegen weiterleiten. Hierbei lässt sich für jeden Mitarbeiter individuell festlegen, in welcher Tiefe das Dokument bearbeitet werden darf.

Sie haben während der gesamten Bearbeitung des eingegangenen Dokuments die Möglichkeit, auf die Posthistorie zuzugreifen. Somit können Sie genau feststellen, welche Änderungen durch welchen Mitarbeiter vorgenommen wurden.

Auch das Lösungsmodul „digitaler Posteingang“ lässt sich mit unseren modular wählbaren Servicebausteinen zu der individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Gesamtlösung komplettieren.

Innovation für Ihre Poststelle

Mit unserem Modul der digitalen Poststelle, haben wir eine pragmatische und effiziente Lösung entwickelt, um Ihren Posteingang in der digitalen Welt transparent, schnell und komfortabel darzustellen. Die in einem Unternehmen anfallende Menge an Poststücken wächst in der heutigen Zeit stetig an. Zielgenaue Zustellungen, globale Verfügbarkeit und langfristig effiziente Postbearbeitung werden zu einem Problem. Mit der digitalen Poststelle versetzen wir Sie in die Lage, nach der Übernahme Ihrer pysikalischen Poststücke bequem via Browser auf Ihren Posteingang zugreifen und Ihre Dokumente zielgenau und weltweit bearbeiten zu können. Durch die Verknüpfung mit unseren anderen Lösungsmodulen wie beispielsweise das Ticketsystem ergeben sich weitere nicht zu unterschätzende Effizienzvorteile.

Kurzübersicht:

  • Tagesaktuelle Verarbeitung schwankender Mengen
  • Indexierung/Validierung anhand der Kundenstammdaten
  • Klassifizierung des Inhalts
  • zielgenaue Zustellung
  • Fax- und E-Mail-integration
  • Posthistorie über bisherige Empfänger und Änderungstatus
  • Bereitstellung kundenspezifischer Räumlichkeiten und kundenspezifischem Personals
  • schnelle Einführungszeiten und sehr geringer Schulungsaufwand
  • Look- and Feel wie Outlook
  • Postgruppen zur Zuordnung der Sie betreffenden Dokumente
  • Vertretungsregelungen für Ihren Postkorb verhindern unnötige Durchlaufzeiten