Dokumentenmanagementsystem

alle Dokumente schnell zur Hand

Effizientes Dokumentenmanagement

Dokumente auf elektronische Art zu bearbeiten bringt gegenüber den herkömmlichen Verfahren etliche Effizienz- und Kostenvorteile; Prozesse werden insgesamt beschleunigt und Fehler durch das Entfallen von Medienbrüchen vermieden.

Dokumente stellen die zentralen Informationsträger in Unternehmen dar. Sie sind zumeist der Anstoß und der Leitfaden von Geschäftsprozessen jedweder Art. Umso wichtiger erscheint es, die Handhabung solcher Dokumente einheitlich und effizient zu regeln, um fehlerhafte Aktivitäten, die den Gesamtprozess verlangsamen und unnötig verteuern können, zu vermeiden.

Das Dokumentenmanagementsystem der DATASEC ist die Lösung für effizientes Enterprise Content Management und ermöglicht Ihnen die strukturierte Steuerung des Informationsflusses innerhalb Ihres Unternehmens. Individuelle und kontextbezogene Ablagestrukturen, höchste Sicherheit für Zugriffs- und Freigabeberechtigungen und eine Vielzahl an ausgereiften Funktionen für Recherche, Nachverfolgung, Versionierung und vieles mehr.

Durch das digitale Dokumentenmanagement erhalten Sie zudem globalen Zugriff auf die für Sie relevanten Dokumente und Informationen – schnell, flexibel, überall und jederzeit. Sie bearbeiten Ihre Dokumenten somit ortsunabhängig und effizient!

Die Cloud-basierte Softwareplattform DOKU@WEB mit unserer innovativen DMS-Lösung regelt das Erstellen, Bearbeiten und den Austausch von Dokumenten und Informationen aller Art sowie den Zugriff auf selbige. Mit der eigenständigen Administration der von Ihnen gewünschten Strukturen schöpfen Sie Ihre Potenziale umfassend aus.

 

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Im Überblick

  • einfache und effiziente Dokumenten- und Informationsverwaltung
  • kürzeste Einführungszeiten
  • geringer Schulungsaufwand
  • optimale Steuerung des Informationsflusses
  • individuelle Berechtigungsfreigaben
  • eigenständige Strukturadministration
  • signifikante Prozessoptimierung
  • rechtssichere und revisionssichere Langzeitspeicherung
  • plattformunabhängiger, browserunabhängiger Zugriff ohne benötigte Plugins
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Weitere Informationen

... aus einer Hand
FORTSCHRITT
MOBILITÄT
KOMPETENZ
KOSTENSENKUNG
ERFAHRUNG
INNOVATION
TRANSPARENZ
FLEXIBILITÄT
SICHERHEIT
UMFASSENDE ZERTIFIZIERUNG
Wenn ein Partner alles bieten kann ...
... aus einer Hand
FORTSCHRITT
MOBILITÄT
KOMPETENZ
KOSTENSENKUNG
ERFAHRUNG
INNOVATION
TRANSPARENZ
FLEXIBILITÄT
SICHERHEIT
UMFASSENDE ZERTIFIZIERUNG
Wenn ein Partner alles bieten kann ...

Weiterführende Informationen

Durchblick und Effizienz statt Chaos

Die Nachteile eines fehlerhaften und nicht einheitlichen Dokumentenmanagements resultieren häufig daraus, dass jede Abteilung eines Unternehmens eigene Verfahren für den Umgang mit Dokumenten entwickelt, also eine eigene Dokumentenkultur.

Die Folgen können sein:

  • eigene Kopien in jeder Abteilung
  • eigenes „Inselarchiv“ pro Abteilung
  • falsche Priorisierung von Dokumenten
  • Verlegen von Dokumenten

Eine weitere Schwachstelle des herkömmlichen Dokumentenmanagements liegt im Transport der Dokumente, insbesondere wenn diese über unterschiedliche Standorte hinweg bearbeitet werden müssen. Hieraus resultieren ein hoher Zeitaufwand und oft erhebliche Kosten.

Folglich stellt sich die Ausgangssituation häufig wie folgt dar:
Die manuelle Ablage von Dokumenten und Akten in Papierform ist für die jeweiligen Bearbeiter eine äußerst zeitaufwendige und wenig motivierende Tätigkeit. Lange Transport- und Liegezeiten sorgen zudem für eine nicht unerhebliche Verzögerung für nachfolgende Aufgaben und Prozesse. Mangelhafte Transparenz über Prozesse, Inhalte und Informationen schränken die sofortige Auskunftsfähigkeit ein. Aus diesen Mängeln resultiert oftmals eine zumindest teilweise unstrukturierte Informationsablage.

Unsere Systemplattform DOKU@WEB bietet mit dem innovativen Lösungsmodul des Dokumentenmanagement-Systems eine moderne Lösung der oben dargestellten Problembereiche an, die sich bei einer Vielzahl unserer Kunden bewährt hat.

Mit unserem DMS gelingt Ihnen die perfekte Optimierung Ihres digitalen Dokumentenmanagements bei eigenständiger Administration der gewünschten Struktur und dem Look-and-Feel von Windows-Explorer, was den Schulungsaufwand durch Windows-Usability sehr gering hält. So wird es Ihnen ermöglicht, Ihre Potenziale umfassend auszuschöpfen. Durch unsere einzigartige Lösungsphilosophie unterscheiden wir uns dabei von anderen Anbietern der Branche und garantieren Ihnen den größtmöglichen Nutzen für Ihr Unternehmen.

Flexible Strukturen statt statischer Lösungsansätze

gewohntes Look-and-Feel
Durch eine ähnliche Benutzeroberfläche, wie sie der Windows-Explorer bietet, verkürzt sich der Schulungsaufwand für das DMS der DATASEC erheblich. Die Windows-Usability ermöglicht Ihnen somit eine schnelle Integration in Ihre Unternehmensstrukturen.

Berechtigungsvergabe
Gemäß Ihrer Unternehmensstruktur können Sie für jedes Verzeichnis individuell Berechtigungen vergeben. Dies umfasst reine Lese- wie auch Schreibberechtigungen. Sie erhalten volle Kontrolle und Transparenz über die dokumentenbasierten Prozesse in Ihrem Unternehmen.

Versionierung
Durch die Versionierung sind Sie in der Lage auf alle Vorgängerversionen eines bearbeiteten Dokumentes zurückzugreifen und jedwede Änderung eines Mitbearbeiters nachvollziehen zu können. Dies sorgt für maximale Transparenz in Ihren Geschäftsprozessen.

revisionssichere Langzeitarchivierung
Mit unserer Systemplattform DOKU@WEB bietet sich Ihnen der Vorteil, die für Sie relevanten DMS-Dokumente direkt in unserem revisionssicheren und zertifizierten Langzeitarchiv ablegen zu können. Somit behalten Ihre Dokumente auch noch in vielen Jahren ihre Gültigkeit.

Volltextsuche
Die schnelle und flüssige Performance der Volltextsuche unseres Dokumentenmanagementsystems ermöglicht es Ihnen, relevante Dokumente binnen Sekunden ausfindig zu machen – Effizienzsteigerung garantiert!

Historienführung
Über jedes in Ihrem DMS archiviertes Dokument wird eine detaillierte und vollständige Historie angelegt. Sie erhalten somit auf einen Blick Informationen über jeden Zugriff und jede Bearbeitung inklusive des entsprechenden berechtigten Mitarbeiters.

Integration
Wie es allen Lösungsmodulen der DATASEC inhärent ist, besteht auch hier die Möglichkeit, die Funktionen des DMS mit unseren anderen Modulen flexibel zu kombinieren – z.B. mit dem Vertragsmanagement oder der Digitalen Akte. So können Sie über mehrere Bereiche und Module auf Ihre Dokumente und Informationen zugreifen. Das Kopieren dieser Dokumente erübrigt sich auf diese Weise.