Der deutsche Vorreiter hat den Markt erobert

Die Datasec information factory GmbH gilt als Vorreiter für ganzheitliche Komplettlösungen im Business Process Outsourcing für dokumentenbasierte Geschäftsprozesse. Sein rasantes Wachstum vom reinen IT-Anbieter für die elektronische Archivierung hin zum europaweit führenden Full-Service-Dienstleister verdankt das Siegener Unternehmen dem absolut zuverlässigen Gespür für Marktrends und -entwicklung. Haben Wettbewerber die Bedürfnisse und Wünsche potenzieller Kunden gerade erst erfasst und aufgegriffen, so hat Datasec bereits die eigenentwickelte Lösung verfügbar.

Noch prangt der Unternehmensclaim „we create advantage“ auf dem Vordach des Verwaltungsgebäudes. Ein durchaus stimmiger Leitgedanke, bedenkt man die vielen Vorteile der bis ins Kleinste durchdachten Prozessoptimierung des einzigartigen Dienstleisters. „Doch im Hinblick auf unsere Unternehmensentwicklung, ist das einfach zu kurz gegriffen“, gibt Sebastian Weber, einer der beiden Söhne des Firmengründers Gerhard Weber und Bereichsleiter für das Kundenmanagement bei Datasec, zu bedenken, als er uns am Eingang begrüßt. Ein erster Rundgang durch den weitläufigen Hauptsitz des Unternehmens macht deutlich, dass die Zeiten schon lange vorbei sind, in denen vor allem Archivierungslösungen im Mittelpunkt des Angebots standen. Im digitalen Bereich sind die technischen Entwicklungen zu kurzlebig, um sich lange auf dem Erreichten auszuruhen. Datasec generiert ihren signifikanten Erfolg, indem sie das Tempo dieser Entwicklung nicht nur konsequent mitgeht, sondern mit dem notwendigen Weitblick selbst bestimmt.

Kompletter Service aus einer Hand

Seit der Gründung des Unternehmens im Jahr 1995 durch Gerhard Weber war und ist Datasec maßgeblich an der Gestaltung der Branchenentwicklung beteiligt. Heute gibt es nur wenige Unternehmen, die die Aufgabenstellung an das Thema Industrie 4.0 schon ähnlich weit für ihre Kunden durchdekliniert haben, wie Datasec es bereits getan hat. Die Dienstleistungstiefe beeindruckt auf den ersten Blick und ist einzigartig.

Umfangreiches Portfolio

Das Unternehmen ist einziger Anbieter am Markt, der glaubwürdig einen kompletten Service für das Business Process Outsourcing papierbasierter Prozesse aus einer Hand anbieten kann. Hier gilt der Grundsatz, dass Effizienzreserven nur dann wirklich gehoben werden können, wenn ergänzend zu den digitalen IT-Lösungen integrierte Dienstleistungen von ein und demselben Anbieter angeboten werden. Darum entschied sich Datasec im Jahr 2001 für die umfangreiche Ausweitung des Leistungsportfolios und somit für die Gründung ihres einzigartigen Dienstleistungsbereichs. Tobias Weber, der zweite Sohn des Firmengründers und Bereichsleiter des Dienstleistungszentrums erläutert: „Wir erheben den Anspruch, unsere Auftraggeber vollständig durch die Übernahme kompletter dokumentenbasierter Abläufe und deren bedarfsgerechter Vorbearbeitung zu entlasten.“

Outsourcing mit Tiefgang

Die wesentlichen Alleinstellungsmerkmale der Datasec sind klar definiert und liegen auf der Hand: Entscheidet sich ein Kunde für die Zusammenarbeit mit dem Siegener Unternehmen, braucht dieser nur eine einzige Lösung für seine Prozesse: die Systemplattform Doku@Web. Betrachtet man die Angebote am Markt, wird schnell deutlich, dass für die Verlagerung kostenintensiver Prozesse zumeist nur isolierte IT-Lösungen zu Teilbereichen des Gesamtprozesses angeboten werden. Die ergänzenden Dienstleistungen werden dabei oft gar nicht bedacht. Die einen können nur Scandienstleistungen, andere bieten Archivsysteme oder die entsprechende Hardware an. Allerdings funktioniert die Verzahnung so nur unzureichend, der Gesamtprozess wird nicht rund und die in IT-Projekten übliche Zuständigkeitsdiskussion beginnt. Im Endeffekt resultiert aus dieser Divergenz eine widersinnige Auseinandersetzung mit einer Fülle verschiedener Anbieter, um trotz allem eine befriedigende Gesamtlösung zu erreichen. Dies ist deshalb nicht zielführend, weil gerade der Mehrwert und der Synergieeffekt in der Effizienz des integrierten Workflows und in einer schnellen Projektumsetzung durch einen einzigen Dienstleister begründet liegen.

Ganzheitliche Problemlösung

Der Erfolg von Datasec beruht auf der ganzheitlichen Problemlösung. Sämtliche Daten werden zudem revisionssicher in der selbst entwickelten Cloud-Lösung Doku@Web gespeichert. „Wir können den Kunden belegen, dass er eine Kostenreduktion von bis zu 70 Prozent erzielen kann, wenn er seinen Businessprozess ganzheitlich mit uns abwickelt. Unsere Systemplattform ist eine Lösung, die es erlaubt, vom Ende der Prozesskette zu denken. Ein weiterer Vorteil ist sicher unsere enorme Serviceverdichtung“, so Unternehmensgründer und Geschäftsführer Gerhard Weber. Doku@Web wird fortlaufend weiterentwickelt, nicht nur hinsichtlich neuer gesetzgeberischer Anforderungen, auch was Innovationen und die Sicherheit in die Speichertechnologien angeht. „Ein enormer Vorteil, den viele Kunden schätzen. Seit 20 Jahren wird Doku@Web kontinuierlich für den Betrieb in den eigenen Rechenzentren entwickelt, angepasst und gepflegt und gehört zu den leistungsstärksten Systemplattformen im Markt“, erklärt uns Tobias Wilsmann, Bereichsleiter der IT und weiteres Mitglied der Geschäftsleitung des Unternehmens.

Kontinuierliche Update-Garantie

Und Datasec entwickelt nicht etwa abgeschottet im Labor, sondern immer in enger Zusammenarbeit mit ihren Kunden und an deren Bedürfnisse angepasst. Die resultierenden Skaleneffekte sind vorbildlich und für beide Parteien deutlich effizienzsteigernd. Der Zugriff auf die Daten ist für die Kundenunternehmen denkbar einfach und erfolgt mittels Browser. Rund 50.000 User in über 200 Unternehmen greifen europaweit auf diesem gesicherten Weg auf ihre Dokumente zu. Lösungen wie die elektronische Akte, Vertragsmanagement und Rechnungsworkflows sind fester Bestandteil des Datasec-Portfolios. Alle Module gibt es mit oder ohne SAP Integration, weshalb Datasec nicht nur ihre Lösungen, sondern auch sich selbst als Partner der SAP zertifizieren lassen hat.

Eigene Rechenzentren in Deutschland

Die eigenen Rechenzentren in Deutschland garantieren den Kunden die Verfügbarkeit aller ausgelagerten Prozesse rund um die Uhr. Dies geschieht immer unter den Rahmenbedingungen des deutschen Datenschutz-Rechts und somit entfallen leidige Diskussionen, z.B. zum Stichwort Safe Harbour. Einen aktuell neuen Bedarf hat Datasec bei technischen Möglichkeiten für die mobile Verfügbarkeit aller Prozesse ausgemacht, denn die Bedeutung des mobilen Arbeitens wächst kontinuierlich. Doku@Web bietet schon jetzt mobile Lösungen für weltweiten Zugriff und global Informationsverarbeitung, um jederzeit und an jedem Ort produktiv und wettbewerbsfähig zu bleiben. Brandneue Applikationen machen das Arbeiten komfortabel. Die technischen Neuerungen verdankt man einem engagierten und motivierten Entwickler-Team mit Weitblick. Die Cloud-Lösung Doku@Web wird von mehr als 40 eigenen Entwicklern für die Kunden bedarfsgerecht weiterentwickelt und ausgebaut. 370 verschiedene Systeme umfasst die digitale Plattform aktuell.

Familienbetrieb mit Bodenhaftung

Überhaupt liegt der Erfolg des Unternehmens in seinen äußerst engagierten Mitarbeitern begründet. Der Philosophie der Datasec folgend, ist beispiellose Ergebnisqualität nur in der Kombination aus fortschrittlichsten Technologien und der manuellen Arbeit hochqualifizierter Mitarbeiter und deren Erfahrungswissens zu erreichen. Daher sind Fortbildungsmaßnahmen, umfassende Schulungen und Kommunikation fester Bestandteil der Mitarbeiterförderung im Unternehmen.

Flache Hierarchien und Standorttreue

Eine weitere Besonderheit: Alle Dienstund Serviceleistungen werden nur mit eigenen Mitarbeitern und in Deutschland an eigenen Standorten erbracht. Bei unserem Rundgang wird der familiäre Führungsstil der drei Webers schnell deutlich. Kommunikation und eine enge Bindung zu den Mitarbeitern wird in diesem Unternehmen noch großgeschrieben. Keine Selbstverständlichkeit bei rasantem Wachstum. Trotz stetiger Expansion arbeitet Datasec mit dem Pragmatismus und der Bodenständigkeit eines mittelständischen Familienunternehmens. Das garantiert eine schnelle und flexible Umsetzung. „Und so wollen wir auch bleiben. Flache Hierarchien und Standorttreue ist eben auch etwas, worauf sich unsere Mitarbeiter verlassen können“, erklärt Gerhard Weber. Aktuell zählt das Unternehmen über 350 Mitarbeiter. Das duale Bildungssystem und die hohe Qualität der Mitarbeiterausbildung sprechen trotz höhere Personalkosten für die Betriebsführung in der Bundesrepublik.

Nur ein Vertragspartner: „Bei uns“ heißt auch wirklich „bei uns“

Die Standorttreue ist auch ein Beweis für die absolute Risikoreduktion, die man den Kunden bietet. Entscheidet sich ein Kunde, Prozesse an Datasec auszulagern und in die Verantwortung des Dienstleisters zu geben, dann wäre es – so die Überzeugung des Unternehmens – der absolut falsche Weg, diese Verantwortung an Dritte weiterzugeben. Wer bei Datasec auslagert, wird auch nur von Datasec betreut. Das gilt, falls gewünscht, für sämtliche Prozessschritte. Zudem steht Deutschland für einen vorbildlichen und sehr strengen Datenschutz. Auch das ist nicht in allen anderen Ländern gewährleistet. Sämtliche Lösung und Prozesse sind mehrfach hinsichtlich aller gesetzlichen Anforderungen auditiert worden. Ob GoB, GoBS, GDPdU, BDSG oder die gesetzlichen Vorschriften des Handels- und Steuerrechts – Rechtssicherheit und Datenschutz sind umfangreich zertifiziert

Namhafte Unternehmen als treue Kunden

Auch hier müssen sich Datasec-Kunden um nichts kümmern. An den Firmenstandorten sind alle Aufgaben gebündelt. Die Prozesskette des Datenmanagements von Post und Rechnungseingang, über die Scan- und Logistikaufgaben bis zur Archivierung kann man im Rundgang auch physisch nachvollziehen. Die verschiedenen Workflow-Möglichkeiten und SAP-Anbindungen überzeugen. Namhafte Unternehmen von Mittelständler bis zum DAXnotierten Unternehmen nutzen das umfassende Dienstleistungsangebot von Datasec. Viele schon seit deutlich mehr als zehn Jahren. Zu den Kunden zählen ferner Marktführer aus den Branchen Immobilien, Luftfahrt, Automotive, Gesundheitswesen/Pharma, Finanzdienstleistungen, Nahrungs- und Genussmittelindustrie sowie Handel und Logistik. Um einmal eine Größenvorstellung von der Leistungsfähigkeit zu haben, zählen Webers ein paar wirklich beeindruckende Kennzahlen auf: Pro Tag werden rund 1.200.000 Seiten für Kunden digitalisiert und rund 9.000 komplette Aktenordner inventarisiert.

Beeindruckende Kennzahlen

Das Logistiklager fasst mit 3.500 Palettenstellplätzen gut 60.000 Kartons und 300 Millionen Blatt Papier, was ungefähr 1.450 Tonnen Papier entspricht. 3 Millionen Rechnungen mit 3,4 Milliarden Euro Buchungsbeträgen werden bei Datasec pro Jahr erfasst, hinzu kommen gut 2,5 Millionen Posteingänge. Im Herzstück von Datasec, dem eigenen Rechenzentrum, werden pro Jahr 140 Millionen Dateien archiviert. „Das macht schon stolz“, sagt Sebastian Weber, „Aber eben kein Grund auszuruhen. Wer vorne liegt, der muss auch immer im Auge haben, was die Konkurrenz hinter ihm macht, ohne dabei
das Tempo oder die Orientierung nach vorne zu verlieren.“

Neuer Claim: „simplify your business“

Und, wie als wäre es abgestimmt, gibt er während des Gesprächs – natürlich digital – die Freigabe einer neuen Werbe-Installation auf dem Verwaltungsvordach frei. Schon bald wird der alte Claim „we create advantage“ ausgetauscht und durch die neue Botschaft „simplify your business“ ersetzt. „Das ist nicht nur der neue Claim, das ist das klare Angebot, das wir unseren Kunden machen. Und das ist auch der Grund, warum sich unsere Kunden für uns als Partner entscheiden“ erklärt Sebastian Weber auf dem Weg zum Ausgang. Wir stimmen ihm zu. Beeindruckend, wie hier in Siegen einem das eigene Business einfach gemacht wird.

Der komplette Artikel aus der Zeitschrift Chefbüro steht hier zum Download bereit.