Regionales Outsourcing für maximale Effizienz

Widerspricht das Outsourcen von Geschäftspost dem Unternehmensanspruch auf unbedingter Kundennähe? Für kommunale und regional verwurzelte Unternehmen ist das tatsächlich eine Grundsatzfrage, denn Regionalität spricht für direkte Erreichbarkeit und Vertrauen. Das Unternehmen DATASEC, führend in Europa im Bereich Business Process Outsourcing und Dokumentenmanagement, hat mit betroffenen Kunden gemeinsam ein Konzept entwickelt, dass die Standortverbundenheit optimal mit dem Wunsch nach Prozess-Outsourcing verbindet: entstanden sind die dezentralen DATASEC Scan-Hubs.

Diese Scan-Hubs werden in der Nähe der Kundenstandorte errichtet und übernehmen die Dokumentenlogistik, die Dokumentenvorbereitung und Digitalisierung für die Unternehmen. Alle weiteren zusätzlichen Prozessschritte werden dann zentral im DATASEC Dienstleistungszentrum in Siegen auf Basis der digitalen Dokumente erbracht. Das heißt, man entlastet seine Kunden durch die Übernahme kompletter dokumentenbasierter Prozesse und deren bedarfsgerechter Vorbearbeitung – erledigt diese Aufgaben aber in unmittelbarer Nähe zu den Kunden und innerhalb kürzester Bearbeitungszeiten. Die Kunden können noch am Tag des Posteingangs auf ihre verarbeiteten Dokumente digital zugreifen. „Die Forderung nach Standortnähe ist legitim und macht bei diesen Unternehmen auch ein Stück weit ihre (Marken)-Identität aus. Die Heimatadresse soll erhalten bleiben“, erklärt Tobias Weber, einer der Geschäftsführer bei DATASEC. „Die Kunden unserer Kunden wären zumindest verwundert, wenn die neue Postadresse von der Stadt, in der das Unternehmen ansässig ist, abweichen würde“, ergänzt er. Die alternative Möglichkeit der Post, die Umroutung der Geschäftspost, widerspricht dem Sinn der Digitalisierung. Denn eigentlich geht es ja darum, Zeit zu sparen. Das Umrouten kostet in der Regel einen Werktag zusätzliche Postlaufzeit und ist zudem fehleranfällig und somit im Ergebnis nur die zweitbeste Lösung.

Bundesweite dezentrale Scan-Hubs im Aufbau
„Wir tragen wir den Kundenwunsch nach Ortsnähe auf jeden Fall mit und werden in den nächsten Monaten schon ein erstes Netzwerk an regionalen Scan-Hubs aufbauen, obwohl wir zeitgleich an unseren Hauptsitz in Siegen in Nordrhein- Westfalen gerade das modernste Scan-Zentrum Deutschlands eröffnen“, so Weber. In Cluster-Regionen werden diese Hubs derzeit quer durch Deutschland geplant. Der erste Pilot-Standort hat bereits im Juli den Betrieb in Frankfurt am Main in Hessen aufgenommen und beweist die Funktionalität des Konzeptes. Ein zweiter Standort wird im Frühherbst dieses Jahres in NRW zwischen Rhein und Ruhr eröffnet. Bis zu fünf weitere Einheiten sind aktuell bereits in der Planung.

Die Scan-Hubs bieten alle Prozesse an, die auch bislang am Siegener Stammsitz umgesetzt worden sind. DATASEC hat vor Ort eigene Transporter stationiert, die die Belege am frühen Morgen direkt beim Kunden abholen und der sofortigen Bearbeitung zuführen. Die Prozesse sind im Grunde exakt zum zentralen Standort in Siegen gespiegelt. Gearbeitet wird dabei mit modernsten Erfassungstechnologien und geschultem Personal. Der Anspruch ist eine hundertprozentige Ergebnisqualität
bei den Outsourcing Prozessen. Und um diese Qualität auch in den Micro-Zentren zu garantieren, werden auch hier nur „echte“ DATASEC-Mitarbeiter eingesetzt. Mit Personal von externen Dienstleister zu arbeiten, widerspricht dem eigenen Qualitäts- und Datenschutzanspruch des IT-Unternehmens.

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