Wir übernehmen für Sie die komplette Posteingangsverarbeitung und Archivierung. Ihre Post wird über unsere Systemplattform DOKU@WEB revisionssicher abgelegt und steht Ihnen von da an weltweit, schnell und dauerhaft zur Verfügung.
FULL-SERVICE
FÜR IHREN POSTEINGANG

POSTEINGANGSPROZESSE

Individuelle Lösungen und Flexibilität stehen bei DATASEC im Fokus,
denn schließlich muss eine Applikation zum Geschäftsprozess passen
– nicht umgekehrt!

Äquivalent zum Wachstum Ihres Unternehmens steigt auch die Menge des täglichen Postaufkommens – ob in physischer oder digitaler Form. Die Einleitung einer Vielzahl Ihrer geschäftlichen Tätigkeiten erfolgt heute vornehmlich durch den täglichen Posteingang. Daher erscheint es fast schon zwingend erforderlich, ausgereifte und bis ins Detail durchdachte Postbearbeitungsprozesse in die Infrastrukturen Ihres Unternehmens zu integrieren, um Effizienzvorteile erfolgreich zu generieren und unnötige Ressourcenauslastung bei der Kanalisierung der einzelnen Schriftstücke langfristig und nachhaltig zu vermeiden.

Mit den Dienstleistungen und Lösungsmodulen der DATASEC bieten wir effektive Prozessoptimierung, die Sie in die Lage versetzt, Ihr tägliches, heterogenes Postaufkommen und die enthaltenen Informationen schnell, zielgenau und strukturiert an die zuständigen Sachbearbeiter zu überführen. Mit der Hilfe unserer innovativen Softwarelösungen bearbeiten Sie Ihre Dokumente zudem effizient und unkompliziert. Lernen Sie Ihren optimalen, individuellen und flexibel an Ihre Wünsche anpassbaren Prozess des einzigartigen Full-Service-Providers kennen.

Verarbeitete Posteingänge pro Tag

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Einsparpotenzial

POSTEINGANG

Damit Sie von unseren schnellen und zuverlässigen Leistungen bestmöglich profitieren, empfehlen wir die Einrichtung eines Postfachs in Siegen, welches von unseren eigenen Mitarbeitern geleert wird. Dieses Postfach trägt immer Ihren Unternehmensnamen – DATASEC erscheint nicht in der Adresse. Selbstverständlich sind auch andere Varianten problemlos umsetzbar.

Vorteile: Für unsere Kunden entfallen sämtliche Aufwendungen für die Prozesslogistik – der Prozess beschleunigt sich erheblich.

SICHTUNG

Wir prüfen die Post gemäß dem Postgeheimnis und Ihren individuellen Sortierregeln. Im Anschluss erfolgt die Rückgabe von ggf. aussortierten Poststücken in geschlossenen Umschlägen an den Kunden. Dabei handeln unsere im Umgang mit jeder Art von Dokumenten geschulten Mitarbeiter mit höchster Sorgfalt – Datensicherheit und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen stehen bei uns immer im Vordergrund.

Vorteile: Unsere Kunden profitieren von den routinierten Prozessen, die durch erfahrene DATASEC-Mitarbeiter übernommen werden. Der Vorteil für unsere Kunden liegt in der Schnelligkeit. Zudem ist die Einhaltung sämtlicher Compliance-Vorgaben lückenlos durch uns gewährleistet.

VORBEREITUNG

Auch bei der digitalen Bearbeitung Ihrer Dokumente verwenden wir den Posteingangsstempel in Form eines Barcodes auf jedem Schriftstück – die Zuordnung zum jeweiligen Kunden bleibt jederzeit eindeutig. Ab dem Zeitpunkt des Etikettierens ist eine lückenlose Verfolgung der Dokumente im System gewährleistet. Weiter wird in diesem Prozessschritt die komplette Vorbereitung Ihrer Poststücke, vom Öffnen der Post bis hin zur Entheftung, Glättung und Vorsortierung vorgenommen.

Vorteile: Die Zuweisung des Eingangsdatums und die Indizierung erfolgen in einem Schritt. Dies kommt der Nachverfolgbarkeit der einzelnen Dokumente erheblich zugute.

DIGITALISIERUNG

In der Kombination von innovativen Hochleistungstechnologien mit der Erfahrung und dem Know-how unserer qualifizierten Mitarbeiter digitalisieren wir die Dokumente unserer Kunden mit höchster Sorgfalt. Sie als Kunde der DATASEC erhalten immer 100% Ergebnisqualität. Nach der Digitalisierung werden die digitalen Dokumente automatisch zur weiteren Verarbeitung bereitgestellt.

Vorteile: Optimale Belegtrennung durch Barcodes, sehr hochwertige Scanqualität durch state of the art Technologie, klar strukturierte Prozesse und jahrzehntelange Erfahrung.

ARCHIVIERUNG

Alle eingehenden Dokumente werden direkt nach der Digitalisierung revisionssicher archiviert und stehen ab diesem Zeitpunkt bereits online zur Verfügung. In den weiteren Schritten werden die Dokumente näher qualifiziert und bearbeitet.

Vorteile: Die zertifizierte Langzeitarchivierung durch DATASEC garantiert Ihnen ein Höchstmaß an Sicherheit – eine Datensicherheit, auf die Sie zu 100% vertrauen können! Mit der Systemplattform DOKU@WEB archivieren Sie Ihre Dokumente revisionssicher und gesetzeskonform!

Unsere Erfahrungen

Mehr als 200 zufriedene Kunden vertrauen in die Lösungen von DATASEC.

KLASSIFIZIERUNG

Wir erfassen die kundenspezifischen und individuell mit Ihnen vereinbarten Daten der Poststücke. Bei der Indexierung ordnen wir die Dokumente z.B. Ihren Geschäftspartnern bzw. Verträgen zu. Die Ermittlung erfolgt anhand Ihrer Stammdaten direkt aus dem Schriftstück heraus. Zudem bieten wir die Klassifizierung des Inhaltes bzw. des Anliegens über intelligente Schlagworttechnik sowie andere innovative Technologien und immer in Kombination mit menschlichem Know-How. Anschließend werden die mit Ihnen im SLA definierten 100% aller Daten durch manuelle Nachbearbeitung im qualifizierten und je Kunde dedizierten Service Center übermittelt.

Vorteile: Effizienzsteigerung und Straffung Ihrer Prozesse durch optimale Zuordnung der Inhalte und zielgenaue Weiterleitung der Poststücke. Hierfür nutzen wir innovative Technologien und strukturierte, individuelle Schlagwortlisten. Was Technik alleine nicht leisten kann, ergänzen wir durch die Kompetenz unserer Mitarbeiter.

ÜBERGABE

Alle zuvor erfassten Daten und digitalisierten Dokumente werden an dieser Stelle dem Kunden übergeben – entweder in weiterverarbeitende Lösungen von DATASEC oder in jedes beliebige Dritt-System des Kunden.

Vorteile: Die Übergabe der eingehenden Poststücke erfolgt ohne Medienbrüche inkl. aller geforderten Daten und Klassifizierungen in das führende System des Kunden.

LAGERUNG

Je nach Szenario können die Belege entweder im Original an den Kunden zurückgesendet werden, oder es erfolgt die dauerhafte Lagerung der einzelnen physikalischen Belege im gesicherten Dokumentenlager der DATASEC. Sämtliche Sicherheitsanforderungen zum Schutz der Dokumente unserer Kunden werden voll und ganz erfüllt. Ihre Dokumente sind bei uns in sicheren Händen!

Vorteile: Unsere Kunden sparen wertvolle Platzressourcen für die Lagerung Ihrer Dokumente ein. Die in platzintensiv angelegten Archiven untergebrachte Papierflut gehört der Vergangenheit an. Die schnelle Belegziehung durch DATASEC-Mitarbeiter in firmeneigenen Archiven steigert die Effektivität und optimiert die Ressourcennutzung unserer Kunden folglich in erheblichem Umfang.

Konfigurieren Sie Ihre individuelle Lösung:

Lagerung
Übergabe
Erfassung
Archivierung
Scanning
Sortierung
Posteingang
DATASEC

KUNDE

Szenario 1:
Full-Service-Leistung

Posteingang über zentrales Postfach in Siegen, alle weiteren Verarbeitungsschritte bei DATASEC inkl. späterer Lagerung der Originaldokumente.

Lagerung
Übergabe
Erfassung
Archivierung
Scanning
Sortierung
Posteingang
DATASEC

KUNDE

Szenario 2:
Teilprozess-Outsourcing

Posteingang und Sortierung beim Kunden, alle weiteren Verarbeitungen bei DATASEC inkl. späterer Lagerung der Originaldokumente.

Lagerung
Übergabe
Erfassung
Archivierung
Scanning
Sortierung
Posteingang
DATASEC

KUNDE

Szenario 3:
Nutzung der Systemleistung
Posteingang, Sortierung und Scanning beim Kunden, Nutzung der reinen Dienstleistung und Systemleistung. Rücktransport der Originale.

DIGITALE AKTE

Alle zuvor verarbeiteten Dokumente können unmittelbar in der digitalen Akte eingesehen werden. Somit schaffen Sie automatisch eine saubere Aktenführung über den gesamten digitalen Posteingang bis hin zu Ihren ausgehenden und sonstigen externen Dokumenten.

Vorteile: Unsere Lösung ermöglicht Ihnen die Aktenführung über einen browserbasierten Arbeitsplatz analog Ihrer heutigen Papierakte mit vielen effizienten Zusatzfunktionen und deutlich reduzierten Such- und Ablageaufwänden. Mit Hilfe der digitalen Akte können Sie Ihre Dokumente auf einen Blick finden und nach individuellen Strukturen gliedern.

 

Vorteile Posteingang

Lesen Sie hier welche Vorteile Sie von unseren Posteingangslösungen erwarten dürfen.

N

Transparenz

Weltweite Verfügbarkeit der Poststücke direkt nach Eingang und unabhängig vom weiteren Bearbeitungsprozess

N

Flexibilität

Verarbeitung schwankender Mengen über verschiedene Kanäle (Post, Fax, E-Mail) im Standard

N

Kostenvorteil

Reduzierung von Prozesskosten durch die Standardisierung und Automatisierung

N

Geschwindigkeit

Automatische Identifizierung des korrekten und zuständigen Bearbeiters der eingegangenen Dokumente

N

Integration

vollintegriert in die Lösungen von DATASEC wie die digitale Akte und das Ticketsystem aber auch in Ihr eigenes führendes System

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Compliance

Einhaltung aller Compliance-Vorgaben und Verarbeitung in Prozessen auf höchstem Vertraulichkeits-Niveau