Optimieren Sie die Bearbeitung Ihrer Eingangsrechnungen von der einfachen Kopfdatenerfassung bis hin zur Vollkontierung.
100%
RECHNUNGSEINGANG
Vertrauen
Flexibilität
Effizienz

RECHNUNGSEINGANGSPROZESSE

Optimieren Sie die Bearbeitung Ihrer Eingangsrechnungen! Wir bieten signifikante Effizienzvorteile und Prozessbeschleunigung bei erheblicher Kostenminimierung – schnell, einfach und absolut flexibel!

Die konventionelle Bearbeitung Ihres Rechnungseingangs stellt häufig einen langwierigen Prozess dar, der zudem mit unnötiger Ressourcenauslastung verbunden ist und aufgrund des Zeitaufwands schließlich das Risiko mit sich bringt, Skonto-Vorteile nicht effizient nutzen zu können.

Unsere umfangreichen Dienstleistungen und innovativen Lösungsmodule für die elektronische Rechnungsverarbeitung schaffen hier Abhilfe. DATASEC verkauft nicht nur Teillösungen sondern optimierte und individuelle Prozesse, die sich flexibel in Ihre Buchhaltungssysteme und Freigabestrukturen integrieren lassen und so deutliche Effizienzvorteile generieren – signifikante Kostenersparnis, Transparenz und Geschwindigkeit. Lernen Sie den optimalen Prozess für Ihren Rechnungseingang kennen!

Erfasste Rechnungen pro Tag

Gebuchtes Umsatzvolumen in Mrd. EUR p.a.

POSTEINGANG

Bei der physikalischen Übernahme des Rechnungseingangs wird ein Postfach in Siegen für unsere Kunden eingerichtet. Die tägliche Leerung des entsprechenden Postfachs erfolgt ausschließlich durch DATASEC-Mitarbeiter. Natürlich können Sie Ihre Rechnungen auch auf anderen Wegen an uns übermitteln – z.B. durch einen eigenen Kurier, per Post direkt an DATASEC oder per Email. Auch die Abholung durch DATASEC-Personal ist möglich.

Vorteile: Die schnelle Zustellung und direkte Verarbeitung der Belege ohne Zeitverlust.

SORTIERUNG

Wir prüfen Ihre Belege gemäß dem Postgeheimnis, § 14 UStG und Ihrer individuellen Sortierregeln. Im Anschluss erfolgt die Rückgabe der aussortierten Poststücke in geschlossenen Umschlägen an den Kunden. Wahlweise erfolgt die Rücksendung nach zuvor festgelegten Gründen an den Absender im Namen des Kunden. Zudem werden die Belege individuell nach Ihren Vorgaben in einzelne Belegtypen sortiert und aufgeteilt. Solche Belegtypen können z.B. Materialkostenrechnungen oder Instandhaltungsrechnungen sein.

Vorteile: Unsere Kunden profitieren von den routinierten Prozessen, die durch erfahrene DATASEC-Mitarbeiter übernommen werden. Der wesentlichste Vorteil für unsere Kunden liegt auch hier in der entfallenden Ressourcenauslastung.

VORBEREITUNG

Für das anschließende Scannen der Dokumente wird der Eingangsstempel der einzelnen Eingangsrechnungen durch kundenspezifische DATASEC-Barcodes ersetzt. Diese enthalten unter anderem das Eingangsdatum der Rechnung sowie eine fortlaufende Nummer je Tag und sind je Kunde eindeutig. Ab dem Zeitpunkt des Labelns ist somit eine lückenlose Verfolgung der Dokumente im System gewährleistet. Weiterhin wird in diesem Prozessschritt die komplette Vorbereitung Ihrer Belege für die Digitalisierung (Entklammerung, Entheftung, Glättung und mehr) vorgenommen.

Vorteile: Die automatische Belegtrennung und die zuverlässige Identifikation der Belege im Prozess. Die Vollständigkeit Ihrer Rechnungen wird zu jeder Zeit gewährleistet.

DIGITALISIERUNG

In der Kombination von innovativen Hochleistungstechnologien mit der Erfahrung und dem Know-how unserer qualifizierten Mitarbeiter digitalisieren wir die Dokumente unserer Kunden mit höchster Sorgfalt. Nach der Digitalisierung werden die einzelnen Dokumente automatisch zur weiteren Verarbeitung weitergeleitet.

Vorteile: Wir garantieren bei der Digitalisierung Ihrer Dokumente immer die höchste Bildqualität. So ist die Sicherstellung der Folgeprozesse stets gegeben.

ARCHIVIERUNG

Alle eingehenden Dokumente werden direkt nach der Digitalisierung revisionssicher archiviert und stehen ab diesem Zeitpunkt bereits online zur Verfügung. In den weiteren Schritten werden die Dokumente näher qualifiziert und bearbeitet.

Vorteile: Die zertifizierte Langzeitarchivierung durch DATASEC garantiert Ihnen ein Höchstmaß an Sicherheit – eine Datensicherheit, auf die Sie zu 100% vertrauen können! Die direkte und globale Verfügbarkeit der Dokumente ab dem Scanvorgang ist hier Ihr wesentlicher Vorteil.

Unsere Erfahrungen

Mehr als 200 zufriedene Kunden vertrauen in die Lösungen von DATASEC.

ERFASSUNG

Validierung & Kontierung: Die Erfassung Ihrer Rechnungen erfolgt nach individuellen Absprachen – von der Erfassung der vereinbarten Kopfdaten Ihrer Rechnungen, über ganz individuell zu erfassende Daten bis hin zur Vollkontierung. Nach inhaltlicher Analyse der Rechnungen erfolgt die Zielkontierung (Erfassung der gesamten Rechnung) anhand von jeglichen zur Verfügung stehenden Kostenelementen.

Vorteile: Höchste Buchungskontinuität und Standardisierung bei minimalster Fehlerquote.

100% Qualität

Die modernsten und effizientesten auf dem Markt erhältlichen Belegleser erzielen nach heutigem Stand der Technik lediglich eine Erkennungsrate von 60-80% (auf Feldebene!). Betreiben Sie die Systeme zur Digitalisierung und Rechnungslesung selbst, werden Sie aufgrund der vorgenannten Tatsache regelmäßig mit unplanbaren Situationen konfrontiert. Unkalkulierbar schwankende Ergebnisse erfordern täglich variierende Nachbearbeitungsressourcen und -kenntnisse.

Mit DATASEC erhalten Sie bei jedem Beleg die vereinbarte und messbare Leistung. In der Kombination aus Mensch und Maschine liefern wir immer die vereinbarten 100% Prozessqualität. Es ist aus unserer Sicht nicht mehr zeitgemäß sich auf höchst komplexe Softwareprodukte ohne garantierte Ergebnisse zu verlassen! Unsere Kunden vertrauen seit Jahren auf diese klar kalkulierbare Sicherheit, halten Ihre Kosten so gering und beschleunigen Ihre Prozesse erheblich!

100% GARANTIE

DATASEC setzt hier nicht allein auf die technische Ausstattung, sprich auf maschinelle Verarbeitung. Wir nutzen unsere innovativen Technologien in perfekter Kombination mit der Arbeit unseres erfahrenen Fachpersonals. In Abstimmung mit unseren Kunden definieren wir den 100%-Umfang der Erfassungsqualität. Unsere Kunden bekommen so garantiert immer 100% eines definierten Ergebnisses und keine rein technische Leistung, auf die sie sich erst einstellen müssen. Sie müssen sich keine weiteren Gedanken über mögliche Fehlerquoten und Nacharbeitungen machen und erleben keine unvorhergesehenen Überraschungen. Sie erhalten jeden Tag die gleichen 100% Ergebnisqualität – planbar und sicher.

LAGERUNG

Je nach Szenario können die Belege entweder im Original an den Kunden zurückgesendet werden, oder es erfolgt die dauerhafte Lagerung der einzelnen physikalischen Belege im gesicherten Dokumentenlager der DATASEC. Sämtliche Sicherheitsanforderungen zum Schutz der Dokumente unserer Kunden werden voll und ganz erfüllt. Ihre Dokumente sind bei uns in sicheren Händen!

Vorteile: Einsparung wertvoller Platzressourcen für die Lagerung der Dokumente, schnelle Belegziehung durch DATASEC-Mitarbeiter in firmeneigenen Archiven steigert die Effektivität und optimiert die Ressourcennutzung in erheblichem Umfang.

Konfigurieren Sie hier Ihre individuelle Lösung:

Lagerung
Buchung
Freigabe
Erfassung
Archivierung
Scanning
Posteingang
DATASEC

KUNDE

Szenario 1:
Full-Service-Leistung

Rechnungseingang über zentrales Postfach in Siegen, Scanning, Erfassung und spätere Lagerung als Dienstleistung. Freigabe und Buchung durch den Kunden.

Lagerung
Buchung
Freigabe
Erfassung
Archivierung
Scanning
Posteingang
DATASEC

KUNDE

Szenario 2:
Teilprozess-Outsourcing

Eingang beim Kunden, Scanning, Erfassung und spätere Lagerung der Originaldokumente als Dienstleistung. Freigabe und Buchung durch den Kunden.

Lagerung
Buchung
Freigabe
Erfassung
Archivierung
Scanning
Posteingang
DATASEC

KUNDE

Szenario 3:
Nutzung der Systemleistung

Rechnungseingang und Scanning beim Kunden, Erfassung und Archivierung als Dienstleistung. Freigabe und Buchung durch den Kunden.

 

RECHNUNGSFREIGABE

Unsere innovativen Lösungen für die Rechnungsprüfung und -freigabe werden bereits seit mehr als 10 Jahren erfolgreich bei unseren Kunden eingesetzt. Basierend auf unserer eigenentwickelten Systemplattform DOKU@WEB stehen diese Lösungen für höchste Prozesseffizienz und Benutzerfreundlichkeit. Sie sind sowohl SAP®-intern als auch für Non-SAP®-Systeme verfügbar.

Durch die digitale Verarbeitung werden die Rechnungen innerhalb von Sekunden an die entsprechenden Mitarbeiter weitergeleitet, egal ob sich diese im Büro nebenan oder an einem Standort im Ausland befinden.

DIGITALE AKTE

Alle zuvor verarbeiteten Dokumente können unmittelbar in der digitalen Akte eingesehen werden. Die Akte baut sich dynamisch zum jeweiligen Sachverhalt auf. Somit schaffen Sie über den Prozess der Rechnungsverarbeitung eine spätere automatisch aufgebaute Lieferantenakte.

Vorteile: Unsere Lösung ermöglicht Ihnen die Aktenführung über einen browserbasierten Arbeitsplatz analog Ihrer heutigen Papierakte mit vielen effizienten Zusatzfunktionen und deutlich reduzierten Such- und Ablageaufwänden. Mit Hilfe der digitalen Akte können Sie Ihre Dokumente auf einen Blick finden und nach individuellen Strukturen gliedern.

 

Vorteile Rechnungseingang

Lesen Sie hier welche Vorteile Sie von unseren Rechnungseingangslösungen erwarten dürfen.

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Kostenvorteil

Durch die Standardisierung der Prozesse und die grundsätzliche Festpreisregelung sparen Sie Kosten in erheblichem Umfang ein.

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Flexibilität

Individuelle Vereinbarung von unterschiedlichen Leistungspaketen sorgt für absolute Flexibilität beim Einsatz unserer Lösungen.

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Geschwindigkeit

Wir bearbeiten Ihre Belege in festgelegten Serviceleveln (z.B. binnen eines Werktages) trotz schwankender Mengen.

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Datensicherheit

durch eigenes Compliance- und Qualitätsmanagement und Zertifizierungen des Systems und der einzelnen Prozesse garantiert!

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Automatisierung

Mit unserer Lösung automatisieren Sie Ihre Rechnungseingangsprozesse mit oder ohne Bestellwesen. Sie arbeiten effizienter und ortsunabhängig.

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Transparenz

und schnelle Informationsgewinnung durch die jederzeitige Verfügbarkeit aller relevanten Informationen im Rechnungsmonitoring.