Wir übernehmen die komplette Prozesskette von der Auflösung Ihrer Altaktenarchive über Logistik-Planung, Abholung, Transport und Digitalisierung bis hin zur Lagerung und ggf. Vernichtung Ihrer Dokumente.
SCHAFFEN SIE PLATZ
FÜR NEUES

VIELE WEGE FÜR EIN GEMEINSAMES ZIEL

Unsere Scanlösungen im Einzelnen:

BESTANDSÜBERNAHME

Wir übernehmen Ihre Aktenbestände, lagern sie bei uns ein und inventarisieren sie bei DATASEC.

Optionen:
  • Übernahme des physikalischen Papierlagers zu DATASEC
  • Akteneinlagerung und -auslagerung bei Anforderung
  • Inventarisierung des Aktenbestandes im DATASEC Lager
  • Scannen des definierten Aktenbestandes / Lagerung der nicht-gescannten Akten
  • datenschutzkonforme Vernichtung der gescannten Akten nach Freigabe durch den Kunden
  • Rücklieferung der gescannten Akten / Rücklieferung definierter Dokumente (bspw. Verträge)

INVENTARISIERUNG

Wir inventarisieren Ihre Akten bei Ihnen vor Ort und planen mit Ihnen weitere Schritte zur Digitalisierung.

Optionen:
  • Inventarisierung des Aktenbestandes im Lager  des Kunden
  • Lieferung der Software zur Lagereigenorganisation
  • Festlegung des zu scannenden Aktenumfangs
  • Scannen des definierten Aktenbestandes / fortgeführte Lagerung der nicht-gescannten Akten
  • datenschutzkonforme Vernichtung der gescannten Akten nach Freigabe durch den Kunden
  • Rücklieferung der gescannten Akten / Rücklieferung definierter Dokumente (bspw. Verträge)

DIGITALISIERUNG

Wir digitalisieren Ihre Dokumente mit besiepielloser Qualität,
langjähriger Erfahrung und dem Höchstmaß an Sorgfalt.

Optionen:
  • Abholung der Papierakten vor Ort inkl. eigener Logistik und Dokumententracking
  • Belegvorbereitung, Aufbereitung und Sortierung in unterschiedlichsten Varianten und nach individuellen Wünschen
  • Scannen auch von Sonderformaten bis DIN A0
  • datenschutzkonforme Vernichtung der gescannten Akten nach Freigabe durch den Kunden
  • Rücklieferung der gescannten Akten / Rücklieferung definierter Dokumente (bspw. Verträge)

KUNDEN SCANCENTER

Wir bauen ein eigenes DATASEC-Scancenter bei Ihnen auf und digitalisieren Ihre Dokumente vor Ort.

Optionen:
  • Aufbau eines Scancenters beim Kunden vor Ort
  • Betrieb mit eigenem Personal oder Möglichkeit der Personalübernahme
  • Digitalisierung des Aktenbestandes vor Ort (wie bereits beschrieben)
Lassen Sie sich erklären, wie unsere Scannprozesse funktionieren.
Los geht's

MEHR ZEIT FÜR IHRE KERNKOMPETENZEN

Wir sind in der Lage, die komplette Prozesskette bei der Auflösung Ihrer Altaktenarchive aus einer Hand und mit eigenem Fachpersonal abbilden zu können.  Sie haben nur einen Vertragspartner und Leistungserbringer. Ihre Kosten bleiben transparent und nachvollziehbar.

Ein Vertragspartner

Komplettleistungen über die gesamte Prozesskette hinaus aus einer Hand

Subunternehmer

Alle Leistungen werden durch eigenes Personal in Deutschland erbracht

ISO 9001

Eigenes Compliance und Qualitäts-Management, jeder Prozess einzeln zertifizierbar

Datenschutz

Datenschutzbeauftragter, Mitglied im Datenschutzverband (GDD e.V.)

PLANUNG

Wir bieten im Vorfeld des mit Ihnen geplanten Projektes eine umfangreiche Beratung mit unseren jeweils zuständigen Projektleitern, inklusive der Sichtung Ihrer Archive an den entsprechenden Standorten. Unser erfahrenes Fachpersonal verschafft sich einen genauen Überblick über die örtlichen Gegebenheiten und den Umfang der Aktenbestände. Unser Ziel ist hier eine detaillierte Planung des Gesamtprojekts einschließlich Zeit-, Mengen- und Routenplanung. Als Ergebnis erhalten Sie vollkommene Transparenz der von uns durchgeführten Prozesse. Sie selbst sparen wertvolle Zeit und Kosten ein und überlassen uns den gesamten Planungsaufwand.

TRANSPORT

Das Spektrum unserer Leistungen erstreckt sich von der laufenden Digitalisierung des aktuellen Dokumentenaufkommens bis hin zur vollständigen Auflösung kompletter Altaktenbestände/Archive. Auch beim Transport dieser Dokumente bietet DATASEC Ihnen einen einzigartigen Full-Service. Allein unsere Kunden entscheiden, ob sie die Logistik selbst mit eigenen Ressourcen oder mit einem Partner übernehmen möchten, oder aber ob wir diese Aufgabe übernehmen dürfen.

Das DATASEC-eigene Dokumententracking-System garantiert hierbei die lückenlose Nachverfolgung der Dokumente.

TRACKING

Wir vereinbaren mit Ihnen individuelle Service-Level-Agreements für die Abwesenheit Ihrer Dokumente von der Abholung bis hin zur Digitalisierung. Die einzelnen Dokumente sind jederzeit über unser Dokumententrackingsystem verfolgbar. Und zwar ab der Abholung bei Ihnen vor Ort, über den gesamten Transportweg und die Verarbeitung in Siegen, bis hin zur finalen Lagerung. Jederzeit online einsehbar.

WARENEINGANG

Dem Schritt der Digitalisierung ist stets die Aufbereitung Ihrer Dokumente vorgelagert. Sind Ihre Dokumente bei DATASEC eingegangen, so müssen sie zunächst händisch für das anschließende Scanning vorbereitet werden, um eine hundertprozentige Ergebnisqualität zu erzielen. Unsere im Umgang mit allen Arten von Dokumenten geschulten und erfahrenen Mitarbeiter übernehmen in unserem Dienstleistungszentrum die komplette Vorbereitung Ihrer Dokumente zur Weiterverarbeitung mit höchster Sorgfalt und Genauigkeit – Sortierung, Entheftung, Glättung, Auslegen von Überformaten und mehr.

DIGITALISIERUNG

In der Kombination von innovativen Hochleistungstechnologien mit der Erfahrung und dem Know-how unserer qualifizierten Mitarbeiter digitalisieren wir die Dokumente unserer Kunden mit höchster Sorgfalt. Sie als Kunde der DATASEC erhalten immer 100% Ergebnisqualität.

Vorteile: Einsparung von Archivvolumen durch hohe Kompressionsraten ohne Qualitätsverluste, alle Beleggrößen vom Visitenkartenformat bis hin zu DIN A0 Zeichnungen, Verarbeitung von höchst heterogenen Belegqualitäten, sehr hochwertige Scanqualität durch State-of-the-Art-Technologie, klar strukturierte Prozesse und jahrzehntelange Erfahrung.

LAGERUNG

Je nach Prozessdefinition können die Belege entweder im Original an den Kunden zurückgesendet werden, oder es erfolgt die dauerhafte Lagerung der einzelnen physikalischen Belege im gesicherten Dokumentenlager der DATASEC. Sämtliche Sicherheitsanforderungen zum Schutz der Dokumente unserer Kunden werden voll und ganz erfüllt. Ihre Dokumente sind bei uns in sicheren Händen!

Vorteile: Einsparung wertvoller Platzressourcen für platzintensiv angelegte Archive, Steigerung der Effektivität und Optimierung der Ressourcenausnutzung durch schnelle Belegziehung durch DATASEC.

VERNICHTUNG

Auf Wunsch lassen wir Ihre Dokumente nach einer von Ihnen festgelegten Frist nach DIN 32757-1 fachgerecht durch ein zertifiziertes Partnerunternehmen entsorgen. Ohne dass Ihnen hierdurch organisatorischer Aufwand entsteht, werden die Dokumente auf diese Weise gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und DIN 66399, insbesondere unter Beachtung von § 5: Datengeheimnis, § 9: Technische und organisatorische Maßnahmen sowie den Anlagen zu § 9, vernichtet.

MIT ERFAHRUNG ZUM ERFOLG

Durch die bewährte Kombination von innovativen Technologien und geschultem Fachpersonal erreichen wir für Sie eine beispiellos hohe Ergebnisqualität. Das betrifft sowohl die Lesbarkeit als auch den sorgfältigen Umgang mit Ihren Dokumenten.

Vorteile Scanning

Lesen Sie hier welche Vorteile Sie von unseren Scanlösungen erwarten dürfen.

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Qualität

Sie erhöhen die Qualität Ihrer digitalisierten Dokumente durch den Einsatz von Spezialisten und Spezialequipment signifikant.

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Raumeinsparungen

Sie sparen den Platz für eigene Archivräume ein. So schaffen Sie neue Kapazitäten für zusätzliche Ressourcen und Kompetenzen.

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Verfügbarkeit

Nach der Digitalisierung Ihrer Dokumente sind die enthaltenen Informationen in der digitalen Welt jederzeit verfügbar.

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Service Level Agreements

Wir vereinbaren mit Ihnen individuelle Service Level Agreements für die Durchführung unserer gemeinsamen Projekte.

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Alle Formate

Wir scannen für Sie alle Formate. Auch Sonderformate jedweder Art stellen für uns und unsere Technologien kein Problem dar.

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Kapazitäten

Nutzen Sie unsere umfangreichen Kapazitäten und Ressourcen und setzen Sie selbige in Ihrem Unternehmen frei.