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Digitale Lösungen für die Immobilien-Wirtschaft
Europas Marktführer für Business Process Outsourcing
Die DATASEC information factory GmbH kann als professioneller Partner mit jahrelanger Erfahrung in zahlreichen Referenzprojekten aufwarten. Insbesondere im Bereich der Immobilienwirtschaft hat sich DATASEC
auf dem Markt etabliert, sodass bereits 10 der 15 größten Immobilien-unternehmen Deutschlands auf die prozessoptimierenden Lösungen von DATASEC setzen. Neben unserem umfangreichen Know-how im Beratungs- und Projektgeschäft profitieren unsere Anwender erheblich von den Synergien, die sich aus Best-Practice-Erfahrungen mit branchengleichen Kunden ergeben.
verwaltete Wohn- und Gewerbeeinheiten
0
erfasste Rechnungsbelege pro Tag
0
verarbeitete Posteingänge pro Tag
0
Unsere Ansprechpartner auf dem SAP-Immobilienkongress 2024
Künstliche Intelligenz in DOKU@WEB®
- Dokumentenklassifizierung
- GPT Dokumentenchats
- GPT Prozessintegration
- Einbindung KI in die Systemlandschaft
- KI & Datenschutz
Datenerfassung per 100 % KI oder im Hybridbetrieb
Unsere Kunden können im Bereich der Rechnungs- und Posterfassung zwischen einer qualitätsoptimierten Mensch-Maschine-Kombination (Hybridbetrieb) oder einer per KI vollautomatischen kostenoptimierten Variante wählen.
- eigene DATASEC-Schlagwort-KI für die Wohnungswirtschaft
- KI-Kontierung auf Kopf- und Positionsdatenebene
- Festlegen von Wahrscheinlichkeitsschwellwerten im Hybrid-Betrieb
- DATASEC setzt auf selbstlernende KI-Systeme, die sich durch Anwender-Feedback immer weiter optimieren
Chatten mit Dokumenteninhalten
Durch die Integration von LLMs, wie bspw. GPT sind unsere Kunden in der Lage sowohl mit den Inhalten von Dokumenten, als auch mit dem gesamten Dokumentenarchiv Unterhaltungen zu führen.
- Sofortige und präzise Beantwortung von Anfragen durch direkten Zugriff auf alle archivierten Dokumenteninhalte.
- Reduzierung von Zeitaufwänden für die Dokumentensuche – nutzen Sie die Chat-Funktion für einfache, intuitive Abfragen.
- Ob Einzel- oder Massendokumente – die Technologie wächst mit Ihren Anforderungen und bleibt flexibel in der Anwendung
- Schneller Zugang zu kritischen Informationen hilft Ihnen, fundierte Entscheidungen in Echtzeit zu treffen
Effiziente Prozessdurchläufe dank KI
Mit der Integration von GPT in die DOKU@WEB® Prozessplattform wird die Bearbeitung Geschäftsprozessen revolutioniert. Unsere Lösung steigert Effizienz und Präzision in jedem Schritt.
- Klassifizierung eingehender Anliegen, Identifizierung relevanter Personas
- GPT filtert die wesentlichen Inhalte heraus und stellt sicher, dass keine entscheidenden Details übersehen werden
- Vorschläge zur optimalen Weiterbearbeitung der Anliegen basierend auf internen und externen Daten, Rechtsprechung und bisherigen Prozessen
- GPT unterstützt bei der Formulierung von Antwortschreiben, unter Einbeziehung der prozessual getroffenen Entscheidungen, für professionelle und kontextgerechte Rückmeldungen
Individuelle GPT-Integration in Ihre Systeme – Flexibel und Sicher
Unsere Lösung integriert GPT-basierte KI nahtlos in Ihre Systemlandschaft – ob über den DATASEC oder Ihren eigenen Azure Kunden Tenant. Alle Funktionen sind flexibel konfigurierbar und auf Ihre Anforderungen anpassbar.
- Nutzen Sie GPT über Azure OpenAI, Mistral AI oder Aleph Alpha – wahlweise über den DATASEC oder Ihren eigenen Tenant
- Optimieren Sie die KI-Interaktion durch konfigurierbare Prompt-Vorlagen, die individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind
- Von Textgenerierung über Chat-Q&A bis hin zur Suchmodell-Optimierung – Ihre Systeme werden smarter und effizienter
Integration von KI unter Beachtung der Datenschutzvorgaben
- DATASEC bietet eine flexible Plattform zur sicheren Integration externer KI-Systeme in Geschäftsprozesse.
- Die DATASEC-Anonymizer-Technologie schützt personenbezogene Daten, indem sie vor Verarbeitung durch die KI anonymisiert werden.
- Zentrale Prompt-Datenbank optimiert Effizienz durch wiederverwendbare Vorlagen für KI-Interaktionen.
- Unsere Plattform ermöglicht nahtlose Integration und Nutzung verschiedener generativer KI-Anbieter.
- Die DATASEC-Lösungen kombinieren Datenschutz, Flexibilität und Beratung für nachhaltige, zukunftssichere KI-Nutzung.
Betriebswirtschaftliche Prozesse
Einfach, flexibel und schnell!
Mit Hilfe des innovativen Rechnungseingangsworkflow-Moduls der DATASEC revolutionieren Sie die Art Ihrer Rechnungsverarbeitung und straffen die Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens in erheblichem Umfang.
- nahtlose Integration in das führende SAP System
(Datenhaltung, Konfiguration,...) - webbasierte Freigabe eingehender Rechnungen
- konfigurierbare Freigabestrukturen gemäß der eigenen Unterschriftsregelung
- Prozessüberwachung und -steuerung über Monitoring in SAP
- Buchung über die Standard SAP-Schnittstelle
Vorteilsgenerierung durch BPO
Optimieren Sie die Bearbeitung Ihrer Eingangsrechnungen! DATASEC bietet Ihnen signifikante Effizienzvorteile und Prozessbeschleunigung bei erheblicher Kostenminimierung - schnell, einfach und absolut flexibel!
- Kontierung der Rechnungen durch DATASEC Mitarbeiter mit allen zur Verfügung stehenden Kontierungselementen
- Validierung mittels Buchungssimulation gegen SAP-System
- 100% Qualitäts-Garantie durch eine einzigartige Kombination
aus Mensch und Maschine - Fokussierung Ihrer Mitarbeiter auf die eigentliche Fachkompetenz
- Flexible Anpassung und Skalierung bei Volumenschwankungen
Strukturierte Abrechnung
Revolutionieren Sie mit Hilfe des Cockpits die Betriebs-kostenabrechnung Ihres Unternehmens! Durch die Integration
der unterschiedlichen DOKU@WEB Module sowie direkter SAP Anbindung erhalten Sie eine bestmögliche Transparenz.
- Steuerung der BK-Abrechnung anhand des Status der AE
- Integration des Rechnungseingangsworkflows
(direkte Buchung und Nachverfolgung) - Führung einer Beko-Akte auf Basis der SAP Buchungen
- Integration der Posteingangs-Prozesse
(Einsprüche, Rückfragen,..) - Direkte SAP Integration (Lesen, Umbuchungs-BAPI, Absprünge,..)
Maximale Transparenz!
Verwalten Sie mit Hilfe des Bauträgercockpits den gesamten Zyklus Ihres Bauprojektes! Alle notwendigen Informationen von der Planung, über die Umsetzung bis zum Verkauf werden im Cockpit gebündelt und nach Ihren Wünschen dargestellt.
- Verwaltung des gesamten Bauprojektes (Vertriebseinheiten, Raten, Aufpreise, Sonderwünsche, Bauzeitenplan,...)
- Erstellung von Ausgangsrechnungen
- Integration der notwendigen SAP Daten (SAP Bauprojekte, Debitoren und Kreditoren, FI Buchungen)
- automatischer Aufbau einer Digitalen Bauprojektakte
- Integration des Digitalen Posteingangs
DATASEC als Trichter
Mit Hilfe der DATASEC eInvoicing Plattform sind Sie in der Lage, Rechnungen Ihrer Lieferanten in strukturierten Formaten zu empfangen (ZUGFeRD / xRechnung). Profitieren auch Sie von einer standardisierten Verarbeitung sowie von bereits angeschlossenen Kreditoren mit individuellen Mappings!
- Zusätzlicher Eingangskanal im Rechnungsworkflow
- kreditorenunabhängigen Empfang und Verarbeitung von Standardformaten wie ZUGFeRD und xRechnung
- Individuelle Formate und kreditorenspezifische Mappings können implementiert werden
- Prüfung gegen Stammdaten und (SAP-)Buchungssimulation sowie Visualisierung von Übergabefehlern
Kundenservice-Prozesse
Transparente Aktenführung
Unsere Lösung ermöglicht Ihnen die Aktenführung über einen browserbasierten Arbeitsplatz analog Ihrer heutigen Papierakte mit vielen effizienten Zusatzfunktionen und deutlich reduzierten Such- und Ablageaufwänden.
- strukturierte und einheitliche Ablage der Dokumente
- rechtssichere und revisionssichere Langzeitspeicherung
- Stammdaten-Anbindung an SAP
- automatische Ablage eingehender/ausgehender Dokumente
- individuelle Aktenstruktur
Effizienz im Kundenservice
Bearbeiten Sie Geschäftsvorfälle aller Art schnell, effizient und vorgangsbezogen. Das Ticketsystem wird stets flexibel und individuell an Ihre Prozesse angepasst und lässt sich binnen kürzester Zeit bei Veränderungen neu konfigurieren.
- Vorgangsbezogene Bearbeitung von Geschäftsfällen aller Art
- Beschleunigung der Serviceprozesse und stetige Einhaltung der definierten Standardprozesse
- SLA-Management und Reporting
- Optimierung der Prozesse und Reduzierung der Durchlaufzeiten
- Steigerung der Effizienz im Kundenservice
Ihre Post in guten Händen!
Durch detaillierte und logische Erfassung und Indizierung Ihrer Poststücke sorgt DATASEC für eine strukturierte und zielgerichtete Weiterleitung innerhalb Ihrer Unternehmensstrukturen!
- Ermittlung von Absender und Empfänger anhand der Stammdaten
- Klassifizierung des relevanten Sachverhaltes über Schlagwortliste
- Straffung Ihrer Prozesse durch optimale Zuordnung der Inhalte und zielgenaue Weiterleitung der Poststücke
- Einhaltung sämtlicher rechtlicher Vorgaben durch DATASEC
- 100% Garantie durch Mensch-Maschine-Kombination
Alles auf einen Blick
Mit Hilfe des Moduls InfoCockpit werden Stammdaten aus unterschiedlichen Systemen extrahiert und verdichtet dargestellt. Ihre Mitarbeiter können so unkompliziert und schnell an die für Ihre Prozesse relevanten Informationen gelangen.
- 360° Ansicht auf alle relevanten Informationen
- Absprünge zu allen DOKU@WEB Modulen und weiteren Subsysteme (SAP, externes Mahn- und Klagewesen, etc.)
- Extraktion Ihrer Stammdaten aus unterschiedlichen
Systemen und Subsystemen - Individualisierbare Tab-Reiter und Felder
- Schnelleinstieg für Hotlines und Callcenter Betrieb
Next Level WEG-Verwaltung!
Das WEG-Cockpit ist der zentrale Arbeitsort der WEG-Verwaltung. Kluge Funktionen ermöglichen effizientes Arbeiten und maximale Transparenz. Alle Dokumente und Prozesse bleiben stets im Blick.
- verdichtete Abbildung von Stamm- und Bewegungsdaten unterschiedlichster Systeme
- prozessgestützte Anlage und Pflege der Eigentümerversammlung, Erfassung von Beschlüssen
- Ablage und Verwaltung zugehöriger Dokumente, Tagesordnungen, Protokolle im revisionssicheren Archiv
- Erstellung und Zuordnung von Aufgaben
DSGVO-konforme Archivierung
Der DOKU@WEB DSGVO-Aktienclient bietet Ihnen die Möglichkeit, Altakten und unsortierte Datenbestände manuell oder mit Hilfe von automatisch generierten Löschvorschlägen DSGVO-konform zu bereinigen.
- Aufbereitung der Datenbestände und Erzeugung von Thumbnails
- Aufbau inMemory Index und Bereitstellung Volltextsuche
- Automatische Erstellung von Löschvorschlägen mittels KI Bildabgleich, Schlagwortsuchen und Wahrscheinlichkeiten
- Automatische Löschung oder Löschung nach Stichprobenprüfung
- rechtssichere und DSGVO-konforme Löschung