Quarterback freut sich über gelungene Zusammenarbeit
Optimierung im Rechnungsworkflow in puncto Effizienz und Transparenz
DATASEC Information Factory hat erfolgreich den Digitalen Rechnungsworkflow für die Quarterback Immobilien AG implementiert. Das Unternehmen mit Sitz in Leipzig ist in den Bereichen Bauprojektentwicklung, Immobilienveräußerung, Immobilienverwaltung und Facility Management tätig. Dabei liegt der Fokus auf Wohnimmobilien und gemischt genutzten Quartieren in Deutschland. Seit Kurzem gehört auch die Isaria München zum Unternehmen.
Eine zentrale Herausforderung im Projekt bestand darin, den Rechnungseingangsworkflow während der Fusion zusammenzuführen und sicherzustellen. Dies umfasste auch die effiziente Anbindung der unterschiedlichen ERP-Systeme.
Zur Umsetzung dieser Prozesse wurden verschiedene stammdatenführende Systeme mithilfe von Schnittstellen in DOKU@WEB® integriert. DATASEC gewährleistet die hundertprozentige Erfassung der definierten Kopfdaten der Rechnungen. Die Grundlage dieser Lösungen bildet die leistungsstarke DATASEC-Anwendung DOKU@WEB®, die speziell für den Cloud-/SaaS-Betrieb entwickelt wurde. Dies hat zu einer erheblichen Effizienzsteigerung in den Rechnungsverarbeitungsprozessen geführt und ermöglicht so gleichzeitig eine perfekte Transparenz im Workflow.
Anbindung von gleich fünf Rechnungsschnittstellen
Die zu erfassenden Belege sind äußerst vielfältig und werden beim Start des Freigabeworkflows in dedizierte Postkörbe übergeben, wo sie verschiedene Prozesse durchlaufen. Zusätzlich zur Prozessoptimierung bildet die revisionssichere Ablage im digitalen DOKU@WEB®-Dokumentenarchiv die Basis.
Das DATASEC-Projektteam, bestehend aus Philip Müller und Selina Deimel, erinnert sich an die Besonderheiten des Projekts: „Die Anbindung von gleich vier verschiedenen Schnittstellen (Team 3, zwei DATEV-Systeme, Alasco, Amadeus) war eine besonders anspruchsvolle Aufgabe, die über die üblichen Anforderungen hinausging. Dies erforderte die Erfassung von Rechnungskopfdaten und die Zuordnung der Prozessabläufe zu verschiedenen Zielsystemen“, so Selina Deimel. Die Stammdatenstruktur war ebenfalls äußerst komplex.
Die Lösung bestand in der Anwendung von DATASEC-Prozessdienstleistungen für die Erfassung und den Digitalen Rechnungsworkflow. Mit Erfolg: „Dies führte zu einer spürbaren Verbesserung der Prozesse für Quarterback. Der Workflow wird nun systemseitig unterstützt und zentralisiert in einer modernen Webanwendung umgesetzt“, erklärt Philip Müller. Definierte Workflows leiten die Anwender präzise durch ihre verschiedenen Freigabeverfahren, was die Nachvollziehbarkeit und Prozesssicherheit erheblich verbessert. Auch in Vertretungssituationen wie Urlaub oder Krankheit sichert die intelligente System- und Postkorbstruktur eine reibungslose Prozessabwicklung.
Schnelle und strukturierte Projektumsetzung
Das umfassende Projekt wurde in nur vier Monaten vom ersten Test-Kickoff für den Digitalen Rechnungsworkflow bis zum Go Live erfolgreich umgesetzt. Realisierbar war das aufgrund eines präzisen Projektplans. Philip Müller erinnert sich: „Die Zusammenarbeit mit Quarterback war innovativ und spannend.“ „Jeder Abschluss eines Teilprojekts führte zu neuen Entwicklungswünschen, für die wir gerne zur Verfügung stehen“, freut sich Selina Deimel auf mögliche weitere Projekte mit Quarterback. Zu den nächsten Themen könnten die Implementierung des Digitalen Posteingangs, ein Stammdatencockpit und die Anbindung eines weiteren ERP-Systems zählen. Ebenso ist geplant, Prozesse zu erweitern, bspw. durch die Verarbeitung von Kreditkartenabrechnungen (inklusive Verknüpfung der Einzelbelege). Auch die Erweiterung der Alasco-Schnittstelle und diverse prozessuale Verbesserungen sollen in einem nächsten Step gemeinsam angegangen werden.
