Lösungsmodule

Alle DATASEC Lösungsmodule werden auf dem DOKU@WEB®-Basissystem aktiviert. Sie können jederzeit zu- und abgewählt werden. Selbstverständlich greifen alle Einstellungen und Regularien des Basissystems (z.B. Berechtigungen, etc.) auch in den Zusatzmodulen. Alle Module verfügen über eine einheitliche optimierte Benutzerführung. Selbstverständlich lassen sich auch alle Lösungsmodule mit den DATASEC Service- und Dienstleistungspaketen kombinieren.

Digitale Akte

Unser Modul Digitale Akten ermöglicht Ihnen die Aktenführung über einen browserbasierten Arbeitsplatz analog Ihrer heutigen Papierakte mit vielen effizienten Zusatzfunktionen und deutlich reduzierten Such- und Ablageaufwänden. Mit Hilfe der Digitalen Akte können Sie Ihre Dokumente auf einen Blick finden und nach individuellen Strukturen gliedern. Die gewinnbringende Nutzung und zeitgemäße, zukunftssichere Verwaltung von Dokumenten, stellt bei wachsenden Aktenbeständen und Schriftverkehr eine immense Herausforderung dar. Diese gehören mit den Digitalen Akten in DOKU@WEB® der Vergangenheit an. Egal ob Kunden- oder Personalakte, Mieter- oder Objektakte, Patienten- oder Rechtsakte, Flugbetriebs- oder Wartungsakten – Wir haben bereits mehrere tausend unterschiedliche Akten realisiert und können mit Best Practise-Beispielen auch Ihren Anwendungsfall lösen!

Rechnungseingangs-Workflow

Mit diesem innovativen DOKU@WEB-Lösungs-Modul revolutionieren Sie die Art Ihrer Rechnungsverarbeitung und straffen die Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens in erheblichem Umfang. Aufgrund der flexibel anpassbaren Freigabestruktur und der weltweiten Verfügbarkeit unseres Rechnungseingangsworkflows sind eine signifikante Effizienzsteigerung und die umfassende Transparenz Ihrer Rechnungen immer und überall gewährleistet. Alle Lösungen und Produkte der DATASEC information factory GmbH haben letztendlich die Aufgabe, die Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren und erheblich effizienter zu gestalten, um mit Hilfe innovativer Technologien Ihren wirtschaftlichen Vorsprung zu generieren und auszubauen.

SAP- Rechnungseingangsworkflow

Der Rechnungseingangsworkflow mit SAP®-Integration ergänzt die Funktionen des Moduls Rechnungseingangsworkflow um ein zentrales Rechnungseingangsbuch in SAP®. Dieses ist die zentrale Monitoring- und Steuerungseinheit für den gesamten Belegfluss. Als SAP Softwareentwicklungspartner liefern wir ein Add-On in einem eigenen geschützten SAP-Namensraum für alle verfügbaren SAP-Systeme. Die Konfiguration der Freigabeszenarien und Funktionen erfolgt zentral in SAP. Die Freigabe der Rechnungen geschieht in der Webanwendung und damit plattformunabhängig, hocheffizient und für die jeweilige Arbeitsaufgabe angepasst.

Posteingang

Mit der digitalen Poststelle der DATASEC senken Sie die Kosten im Bereich des Posteingangs in Ihrem Unternehmen in erheblichem Maße. Sie optimieren Ihre Prozesse und somit Ihre Durchlaufzeiten und verringern Ihre Prozesskosten. Der browserbasierte Zugriff auf Ihre Post in unserem Rechenzentrum ist überall und immer gewährleistet. Dabei steht der Schutz Ihrer Post bei uns selbstverständlich stets im Vordergrund. Unser Rechenzentrum und unsere beiden Backup-Rechenzentren sind gutachterlich auf ihre Sicherheit geprüft. Eine Sicherheit, auf die Sie sich verlassen können! Zusätzlich können Sie sich mit Ihren individuellen SLAs (Service Level Agreements) umfangreich bei uns absichern.

Vertragsmanagement / Vertragscockpit

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wächst auch die Anzahl an Verträgen. Haben Sie noch den Überblick darüber, wie viele Verträge Sie abgeschlossen haben? Wissen Sie wo diese Verträge liegen und welche Fristen mit ihnen verbunden sind? In Zeiten steigender Vertragsmengen als Basis jeder betriebswirtschaftlichen Tätigkeit eines Unternehmens wachsen die Anforderungen an das Vertragsmangagement. Gestalten Sie Ihr Vertragsmanagement effizient, transparent und flexibel!

Vorgangsmanagement / Digitale Kundenserviceprozesse

Bearbeiten Sie Geschäftsvorfälle aller Art schnell, effizient und vorgangsbezogen, durch die wesentliche Optimierung Ihrer Workflow-Systeme. Freie Tickets können individuell weitergeleitet werden und bilden so einen Ad-Hoc-Workflow. Prozess-Tickets durchlaufen hinterlegte Laufwege und bauen dynamisch zum jeweiligen Schritt die passenden Eingabefelder auf. Sie vergessen nie wieder einen Vorgang oder eine Aufgabe und optimieren Ihre Prozesse und somit Ihre Durchlaufzeiten. Der browserbasierte Zugriff auf Ihre Tickets in unserem Rechenzentrum ist immer und überall gewährleistet und Aufgaben können spielend leicht delegiert werden.

DSGVO

Im Rahmen der DSGVO bietet DOKU@WEB ein dreistufiges Konzept zum Umgang mit personenbezogenen Daten und den vorgeschriebenen Löschvorschriften. Neben den Basis-Funktionalitäten die auf der Plattform bereitgestellt werden, wird mit dem DSGVO Aktenclient eine Erweiterung angeboten, die es ermöglicht Altaktenbestände schnell und effizient zu durchsuchen und zu bereinigen. In Stufe 1 wird lediglich der Client als Arbeitswerkzeug für die manuelle Nutzung bereitgestellt, Stufe 2 bereinigt mit Löschvorschlägen die Altakten automatisch und kann über Stichproben geprüft werden. Bei dem neuen Modul handelt es sich um eine Erweiterung des Moduls digitale Akte, welches über eigene Berechtigungsrollen freigeschaltet werden kann. Die Laufzeit für die Aufbereitung des Thumbnail-Caches und inMemory Indexes beträgt ca. 1 Mio pro Monat. Gelöscht wird DSGVO-konform auf Ebene des Vertrages und die jeweilige Seite gegen ein DSGVO Deckblatt ersetzt.

Individuelle Cockpitlösungen

Wir sind in der Lage, die Stammdaten aus den unterschiedlichsten Systemen und Unterprogrammen unserer Kunden zu extrahieren und diese verdichtet im DATASEC Lösungsmodul Info Cockpit darzustellen. Ihre Mitarbeiter können so unkompliziert und schnell an die für ihre Prozesse relevanten Informationen gelangen, ohne sich in diverse Systeme und Subsysteme einwählen zu müssen. Durch die Integration beliebiger Datenquellen können alle gewünschten Informationen innerhalb des Cockpits dargestellt werden. Eine nahtlose Integration der zentralen Archive und Aktenstrukturen runden das Lösungsmodul ab.