Lösungsmodule

Alle DATASEC Lösungsmodule werden auf dem DOKU@WEB®-Basissystem aktiviert. Sie können jederzeit zu- und abgewählt werden. Selbstverständlich greifen alle Einstellungen und Regularien des Basissystems (z.B. Berechtigungen, etc.) auch in den Zusatzmodulen. Alle Module verfügen über eine einheitliche optimierte Benutzerführung. Selbstverständlich lassen sich auch alle Lösungsmodule mit den DATASEC Service- und Dienstleistungspaketen kombinieren.

Digitale Akte

Unser Modul Digitale Akten ermöglicht Ihnen die Aktenführung über einen browserbasierten Arbeitsplatz analog Ihrer heutigen Papierakte mit vielen effizienten Zusatzfunktionen und deutlich reduzierten Such- und Ablageaufwänden. Mit Hilfe der Digitalen Akte können Sie Ihre Dokumente auf einen Blick finden und nach individuellen Strukturen gliedern. Die gewinnbringende Nutzung und zeitgemäße, zukunftssichere Verwaltung von Dokumenten, stellt bei wachsenden Aktenbeständen und Schriftverkehr eine immense Herausforderung dar. Diese gehören mit den Digitalen Akten in DOKU@WEB® der Vergangenheit an. Egal ob Kunden- oder Personalakte, Mieter- oder Objektakte, Patienten- oder Rechtsakte, Flugbetriebs- oder Wartungsakten – Wir haben bereits mehrere tausend unterschiedliche Akten realisiert und können mit Best Practise-Beispielen auch Ihren Anwendungsfall lösen!

Ebenso bleibt es – neben der individuell anpassbaren Aktenstruktur – gänzlich Ihren Wünschen überlassen, ob wir Ihre Akten als Kundenakten, Auftragsakten, Personalakten, Mieterakten oder als einen der vielen weiteren Aktentypen führen sollen. Der Ausgestaltung sind hier keine Grenzen gesetzt.

Durch den ortsunabhängigen, weltweiten und gleichzeitigen Zugriff auf Ihre digitalen Akten werden insbesondere die abteilungs- oder standortübergreifenden Prozesse erheblich vereinfacht und beschleunigt. Ihre digitalen Akten können über eine Volltextsuche jederzeit aufgefunden und selbstverständlich auch aktenübergreifend gesucht werden.

Wie es allen Lösungsmodulen der DATASEC information factory GmbH inhärent ist, lässt sich auch die Anfertigung und Pflege der digitalen Akten flexibel und individuell mit unseren Prozessdienstleistungen modular kombinieren, ganz so wie es voll und ganz Ihren Wünschen entspricht und für Ihr Unternehmen den größten Nutzen generiert. So können Sie z.B. die Digitalisierung der Altakten sowie die laufende Digitalisierung eingehender Vorgänge selbstverständlich selbst übernehmen oder von unseren Dienstleistungsbereichen durchführen lassen. Wir bieten Ihnen somit unseren einzigartigen Full-Service aus eigener Hand hin zu der optimal auf Sie abgestimmten Komplettlösung.

• Strukturierte und einheitliche Ablage der Dokumente
• Effiziente elektronische Bearbeitungsprozesse
• Stammdatenanbindung an SAP oder weitere ERP Systeme
• Individuelle Aktenstruktur
• Automatische Ablage ausgehender Dokumente

Rechnungseingangs-Workflow

Mit diesem innovativen DOKU@WEB-Lösungs-Modul revolutionieren Sie die Art Ihrer Rechnungsverarbeitung und straffen die Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens in erheblichem Umfang. Aufgrund der flexibel anpassbaren Freigabestruktur und der weltweiten Verfügbarkeit unseres Rechnungseingangsworkflows sind eine signifikante Effizienzsteigerung und die umfassende Transparenz Ihrer Rechnungen immer und überall gewährleistet. Alle Lösungen und Produkte der DATASEC information factory GmbH haben letztendlich die Aufgabe, die Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren und erheblich effizienter zu gestalten, um mit Hilfe innovativer Technologien Ihren wirtschaftlichen Vorsprung zu generieren und auszubauen.

Durch unseren Rechnungseingangsworkflow entstehen für Sie praktisch in jedem Arbeitsschritt wesentliche Vorteile, die Ihnen in ihrem Umfang derzeit von keinem anderen Anbieter unserer Branche geboten werden können. Ihre eingehenden Rechnungen können mit Hilfe des Rechnungseingangsworkflows zukünftig bequem sowohl von unterwegs als auch aus dem Büro freigegeben oder bearbeitet werden. Durch eine vorher festgelegte Freigabestruktur sind Sie in der Lage, genau zu bestimmen, welcher Mitarbeiter bis zu welchem Betrag berechtigt ist, eine Rechnung freizugeben.

Die Sie betreffenden Dokumente werden automatisch in Ihrem DOKU@WEB® Postkorb abgelegt. Anschließend können Sie diese nach Belieben bearbeiten. Durch die Verknüpfung mit dem Zusatzmodul Inventarverwaltung haben Sie bereits hier die Möglichkeit, die Rechnung einem Inventargut zuzuweisen. Sie erhalten beim Öffnen der Rechnung einen vollständigen Überblick über die jeweiligen Kopfdaten und können diese je nach Berechtigung ändern oder um weitere Positionen ergänzen.

Nach sachlicher und kaufmännischer Prüfung Ihrer Rechnungen haben Sie die Möglichkeit, diese bequem über den Workflow freizugeben, abzulehnen oder an Fachkollegen weiterzuleiten. Die Dokumenten-Historie ermöglicht es Ihnen zudem, jedwede am Dokument vorgenommene Änderung nachvollziehen zu können. Sie behalten den Überblick und die vollkommene Kontrolle über Ihre Rechnungen!

• nahtlose Integration in das führende ERP-System
• webbasierte Freigabe eingehender Rechnungen
• konfigurierbare Freigabestrukturen gemäß der eigenen Unterschriftsregelung
• höchste Flexibilität und Prozesstransparenz
• Einbringung von sehr hohem Branchen-Know-How und langjähriger Erfahrung

SAP- Rechnungseingangsworkflow

Der Rechnungseingangsworkflow mit SAP®-Integration ergänzt die Funktionen des Moduls Rechnungseingangsworkflow um ein zentrales Rechnungseingangsbuch in SAP®. Dieses ist die zentrale Monitoring- und Steuerungseinheit für den gesamten Belegfluss. Als SAP Softwareentwicklungspartner liefern wir ein Add-On in einem eigenen geschützten SAP-Namensraum für alle verfügbaren SAP-Systeme. Die Konfiguration der Freigabeszenarien und Funktionen erfolgt zentral in SAP. Die Freigabe der Rechnungen geschieht in der Webanwendung und damit plattformunabhängig, hocheffizient und für die jeweilige Arbeitsaufgabe angepasst.

Posteingang

Mit der digitalen Poststelle der DATASEC senken Sie die Kosten im Bereich des Posteingangs in Ihrem Unternehmen in erheblichem Maße. Sie optimieren Ihre Prozesse und somit Ihre Durchlaufzeiten und verringern Ihre Prozesskosten. Der browserbasierte Zugriff auf Ihre Post in unserem Rechenzentrum ist überall und immer gewährleistet. Dabei steht der Schutz Ihrer Post bei uns selbstverständlich stets im Vordergrund. Unser Rechenzentrum und unsere beiden Backup-Rechenzentren sind gutachterlich auf ihre Sicherheit geprüft. Eine Sicherheit, auf die Sie sich verlassen können! Zusätzlich können Sie sich mit Ihren individuellen SLAs (Service Level Agreements) umfangreich bei uns absichern.

Unsere einzigartige Schlagwort-Technik verarbeitet Ihre externe Post gem. Ihrer Definition zielgenau. Sie steuern Empfänger, Prozesse und Systeme über einfache Regelwerke. Was Technologie allein nicht leisten kann, das ergänzen wir gemeinsam mit unseren Dienstleistungen, um für Sie eine 100% zielgenaue Zuordnung zu erreichen. Auch für die digitale Poststelle werden die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) bei DATASEC voll und ganz erfüllt. Die vollständige Prüfbarkeit der verwalteten Daten ist somit jederzeit gewährleistet.

Wie auch die digitale Akte lässt sich Ihre digitale Post wie echtes Papier verwenden. So können Sie Post-its oder Ergänzungen anfügen und Abschnitte und Passagen mit Markierungen versehen oder schwärzen. Neben Ihrem eigenen Postkorb haben Sie die Möglichkeit, Mitglied in verschiedenen anderen Postgruppen (z.B. Abteilungsleitung, Fachabteilung, Kontierung etc.) zu werden und erhalten somit ständigen Zugriff auf die Sie betreffenden Dokumente. Dies verhindert im Krankheitsfall eines Mitarbeiters, dass wichtige Dokumente zu lange unbeachtet bleiben.

Durch die Post-Vertretungs-Regelung sind Sie in der Lage, eine einmalige oder längerfristige Vertretung für Ihren Postkorb zu bestimmen. Dies kann sowohl in Krankheitsfällen als auch in Urlaubsfällen hilfreich sein, um keine unnötigen Wartezeiten zu verursachen.

Innerhalb eines Dokuments können Sie Notizen hinzufügen, das Dokument ablegen oder löschen, eine Wiedervorlage anlegen oder das Dokument an Fachkollegen weiterleiten. Hierbei lässt sich für jeden Mitarbeiter individuell festlegen, in welcher Tiefe das Dokument bearbeitet werden darf. Sie haben während der gesamten Bearbeitung des eingegangenen Dokuments die Möglichkeit, auf die Posthistorie zuzugreifen. Somit können Sie genau feststellen, welche Änderungen durch welchen Mitarbeiter vorgenommen wurden. Auch das Lösungsmodul „digitaler Posteingang“ lässt sich mit unseren modular wählbaren Servicebausteinen zu der individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Gesamtlösung komplettieren.

• Zielgenaue Zustellung eingehender Poststücke
• Posthistorie über bisherige Empfänger und Änderungsstatus
• Vertretungsregelungen für persönliche Postkörbe verringern Durchlaufzeiten in Urlaubs- oder Krankheitsfällen

Vertragsmanagement / Vertragscockpit

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wächst auch die Anzahl an Verträgen. Haben Sie noch den Überblick darüber, wie viele Verträge Sie abgeschlossen haben? Wissen Sie wo diese Verträge liegen und welche Fristen mit ihnen verbunden sind? In Zeiten steigender Vertragsmengen als Basis jeder betriebswirtschaftlichen Tätigkeit eines Unternehmens wachsen die Anforderungen an das Vertragsmangagement. Gestalten Sie Ihr Vertragsmanagement effizient, transparent und flexibel!

Unser Lösungsmodul bietet Ihnen einen vollständigen Überblick über den Status Ihrer einzelnen Verträge, über Vertragsverpflichtungen und aktuelle Vorgänge. So gelingt Ihnen die Einhaltung jedweder Vertragsfristen und Sie vermeiden vertraglich geregelte Sanktionen. Sie senken Ihre Kosten durch die optimale Ausnutzung von Fristen, Kontingenten und Konditionen signifikant und bearbeiten Ihre Verträge entlang ihrer Phasenzyklen effizient und strukturiert.

In der Kombination mit unseren Lösungsmodulen wie z.B. dem Dokumentenmanagementsystem und dem entsprechenden Workflow komplettieren Sie Ihr Vertragsmanagement und profitieren von weiteren Effizienzvorteilen.

Mit Hilfe des Zusatzmoduls Vertragsmanagement bündeln Sie alle Informationen über Vertragspartner und -inhalte in einheitlichen, digitalen Vertragsakten. Das Vertragsmanagement sichert somit die ständige Verfügbarkeit sowie die Sicherheit all Ihrer Verträge – und das an verschiedenen Standorten. Ihre Mitarbeiter erhalten einen schnelleren Überblick über laufende Verträge, vertragsrelevante Dokumente, Personen und Inhalte. Durch das Vertragsmanagement können Sie den Wert von existierenden Kaufverträgen, den Umfang bestehender Miet- und Leasingverpflichtungen sowie die Gesamtkosten von bereits geschlossenen Verträgen per Knopfdruck kontrollieren. Durch die einfache Struktur sind alle Verträge und sonstige Dokumente zu einem Geschäftsprozess oder Geschäftspartner sofort zur Hand und erhöhen somit Ihre Auskunftsfähigkeit. Das integrierte Fristenmanagement sorgt dafür, dass Kündigungen zu bestehenden Verträgen rechtzeitig rausgeschickt werden und kein Vertrag mehr ungewollt verlängert wird. Gestalten Sie Ihr Vertragsmanagement effizient, transparent und flexibel mit der revisionssicheren Archivierung aller Vertragsunterlagen, der integrierten Vertragsakte, ergonomischem Arbeitsplatz, individuellen Aktendeckeln und individueller Stammdatenverwaltung, komplexer Fristenbearbeitung und -überwachung, komfortablen Erinnerungsfunktionen und mit der Anbindung an Fremd-Systeme zur automatischen Datenergänzung (z.B. Zählerstände, Statusmeldungen etc.).

• Revisionssichere Archivierung aller Vertragsunterlagen
• Integrierte Vertragsakte
• Individueller Aktendeckel und Stammdatenverwaltung
• Komplexe Fristenbearbeitung und –überwachung
• Komfortable Erinnerungsfunktionen
• Anbindung an Fremd-Systeme zur automatischen Datenergänzung (z.B. Zählerstände, Statusmeldungen)

Vorgangsmanagement / Digitale Kundenserviceprozesse

Bearbeiten Sie Geschäftsvorfälle aller Art schnell, effizient und vorgangsbezogen, durch die wesentliche Optimierung Ihrer Workflow-Systeme. Freie Tickets können individuell weitergeleitet werden und bilden so einen Ad-Hoc-Workflow. Prozess-Tickets durchlaufen hinterlegte Laufwege und bauen dynamisch zum jeweiligen Schritt die passenden Eingabefelder auf. Sie vergessen nie wieder einen Vorgang oder eine Aufgabe und optimieren Ihre Prozesse und somit Ihre Durchlaufzeiten. Der browserbasierte Zugriff auf Ihre Tickets in unserem Rechenzentrum ist immer und überall gewährleistet und Aufgaben können spielend leicht delegiert werden.

DSGVO

Im Rahmen der DSGVO bietet DOKU@WEB ein dreistufiges Konzept zum Umgang mit personenbezogenen Daten und den vorgeschriebenen Löschvorschriften. Neben den Basis-Funktionalitäten die auf der Plattform bereitgestellt werden, wird mit dem DSGVO Aktenclient eine Erweiterung angeboten, die es ermöglicht Altaktenbestände schnell und effizient zu durchsuchen und zu bereinigen. In Stufe 1 wird lediglich der Client als Arbeitswerkzeug für die manuelle Nutzung bereitgestellt, Stufe 2 bereinigt mit Löschvorschlägen die Altakten automatisch und kann über Stichproben geprüft werden. Bei dem neuen Modul handelt es sich um eine Erweiterung des Moduls digitale Akte, welches über eigene Berechtigungsrollen freigeschaltet werden kann. Die Laufzeit für die Aufbereitung des Thumbnail-Caches und inMemory Indexes beträgt ca. 1 Mio pro Monat. Gelöscht wird DSGVO-konform auf Ebene des Vertrages und die jeweilige Seite gegen ein DSGVO Deckblatt ersetzt.

Individuelle Cockpitlösungen

Wir sind in der Lage, die Stammdaten aus den unterschiedlichsten Systemen und Unterprogrammen unserer Kunden zu extrahieren und diese verdichtet im DATASEC Lösungsmodul Info Cockpit darzustellen. Ihre Mitarbeiter können so unkompliziert und schnell an die für ihre Prozesse relevanten Informationen gelangen, ohne sich in diverse Systeme und Subsysteme einwählen zu müssen. Durch die Integration beliebiger Datenquellen können alle gewünschten Informationen innerhalb des Cockpits dargestellt werden. Eine nahtlose Integration der zentralen Archive und Aktenstrukturen runden das Lösungsmodul ab.