Effizienz der papierlosen Datenbearbeitung
Die NEUE LÜBECKER Norddeutsche Baugenossenschaft eG ist eine der größten Wohnungsanbieter in Norddeutschland. Hervorgegangen 1949 aus einer Flüchtlingsgenossenschaft ist sie heute ein weitverzweigtes Unternehmen mit einer umfangreichen Anforderung an die Datenarchivierung und die Datenbearbeitung. Der Schwerpunkt liegt in den Städten Lübeck, Schwerin und Hamburg sowie in weiten Teilen von Schleswig-Holstein und Mecklenburg-Vorpommern. Im Norden betreut die Genossenschaft an 36 Standorten mehr als 15.000 Wohnungen. In ihr haben sich mehr als 17.000 Mitglieder zusammengeschlossen. Die Bilanzsumme lag im vergangenen Jahr bei 708 Millionen Euro.
DATASEC ist Branchen-Primus der Immobilien-wirtschaft für die ganzheitliche Optimierung dokumentenbasierter Prozesse. Den ersten Kontakt zwischen den beiden Unternehmen gab es bereits 2014 auf dem SAP Forum für die Immobilienwirtschaft. „Wir wurden bereits auf dem Kongress sehr kompetent
beraten,“ erinnert sich Ranja Bühl, Gruppenleiterin Personal / Organisation der NEUEN LÜBECKER. „Bei der Anbieterauswahl haben wir gesteigerten Wert auf das Produkt, eine nachvollziehbare Kostenstruktur, auf die Erweiterbarkeit und auf die Kompatibilität mit unserem führenden ERP-System SAP gelegt. Diese Anforderungen hat das Produkt von DATASEC am besten erfüllt. Die überzeugende Erstpräsentation, die Einhaltung von Absprachen und die handelnden Personen im Vergleich zu Mitbewerbern haben uns letztlich überzeugt.“
Start in die papierlose Datenbearbeitung
DATASEC ist Marktführer für das Thema Business Process Outsourcing für Immobilienunternehmen. Die zu 100% eigenentwickelte Dokumenten- und Prozessmanagementplattform DOKU@WEB ist mittlerweile das meist verwendete System der Branche und bezeichnet den bestimmenden Standard für die digitale Rechnungsverarbeitung. Bei der NEUEN LÜBECKER bestanden die ersten Herausforderungen für DATASEC in der Entwicklung und Implementierung digitaler Aktenstrukturen und eines digitalen Posteingangs mit effizient strukturierten Workflows. Zu Beginn des Projekts waren sämtliche Mieter- und Mitgliedsakten lediglich in Papierform vorhanden – eine erhebliche Belastung räumlicher Ressourcen. Im Ergebnis erreichte DATASEC eine deutliche Effizienzsteigerung und Straffung der nun optimierten Verwaltungsprozesse des Kunden. Ranja Bühl beschreibt die Erfahrungen mit dem südwestfälischen IT-Spezialisten so: „Wir haben DATASEC als sehr kompetentes und dienstleistungsorientiertes Unternehmen kennengelernt. Wir wurden von Anfang an sehr tiefgehend und konstruktiv unterstützt. Besonders beeindruckend im Hinblick auf die Zusammenarbeit mit DATASEC ist für uns die Reaktionsgeschwindigkeit, mit der Anfragen beantwortet bzw. Probleme behoben werden. Die individuelle Beratung und der Weitblick für die Organisation der Abläufe über die Projektarbeit hinaus haben maßgeblich zum Projekterfolg beigetragen.“
Die Digitalisierung und revisionssichere Archivierung sämtlicher Bestandsakten sowie die erfolgreiche Optimierung der Posterfassung erfolgten planmäßig und reibungslos in einem Zug. Ziel war hier die effiziente Integration der DATASECLösungen in das führende SAP System des Kunden. „Unsere individuellen Prozesse und Lösungen müssen immer zum jeweiligen Kunden passen und nicht umgekehrt“, lautet einer der Leitsätze des Siegener Unternehmens, der das Erfolgsrezept der DATASEC umschreibt. Die digitale Mieter-und Mitgliedsakte wurde flexibel an die Anforderungen der NEUEN LÜBECKER angepasst und in die Unternehmensprozesse integriert. Aufwendig war die Durchführung der Bestandskundenarchivierung. Es galt sämtliche Aktenbestände, immerhin mehr als
eine Million Seiten, zu digitalisieren. DATASEC benötigte dafür exakt zwei Wochen.
Das alte Archivierungssystem wurde durch DOKU@WEB erfolgreich abgelöst. Entscheidender Vorteil für die Kunden sind die cloudbasierten Systeme mit korrespondierenden Dienstleistungen, die die erfassten und kontierten Belege automatisch in den SAP-Systemen der Kunden (inkl. Template-Lösungen) zur Prüfung und Freigabe in einer 100%-Qualität bereitstellen. Der Kunde wollte die Möglichkeiten haben, seine Dokumente selbst verarbeiten und direkt auf die Systemlandschaft zugreifen zu können. Beides war mit DOKU@WEB möglich. Um die Verarbeitung von Poststücken strukturiert und zielgerichtet zu gestalten, wurden zuerst hinterlegende Schlagwortlisten definiert. Zudem wurden die Eingangsprozesse verschiedener Dokumentenarten, bspw. die Aktivierung von Mietanpassungen, vollständig automatisiert. Auch bei der direkten Archivierung von ausgehenden Dokumenten wurden effiziente Automatismen entwickelt.
Die Zukunft einer starken Partnerschaft
17.000 Mitglieder Genossenschaftsmitglieder vertrauen auf die NEUE LÜBECKER
Nach erfolgreichem Abschluss des ersten Projekts befindet sich das nächste bereits in vollem Gang. Zum weiteren Ausbau der starken Partnerschaft lagert die NEUE LÜBECKER ihren Rechnungsworkflow an DATASEC aus. Hier ist das vornehmliche Ziel, effiziente Freigabeprozesse unter Beachtung der internen Unterschriftsrichtlinie zu implementieren und in das führende ERP-System (SAP) des Kunden zu integrieren. Insbesondere die Bearbeitung elektronischer Rechnungen über das Lösungsmodul DOKU@WEB eInvoicing ist Bestandteil dieser Projektumsetzung. Das Resümee der Zusammenarbeit fällt aus Sicht von Ranja Bühl positiv aus: „Unsere elektronische Mitgliederakte ist zu einem Dokumentenmanagementsystem rund um unsere Mitglieder ausgewachsen und dabei genau auf unsere Organisation zugeschnitten – wir sind sehr zufrieden.“