Digitale Lösungen für die Immobilien-Wirtschaft

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Europas Marktführer für Business Process Outsourcing

Die DATASEC information factory GmbH kann als professioneller Partner mit jahrelanger Erfahrung in zahlreichen Referenzprojekten aufwarten. Insbesondere im Bereich der Immobilienwirtschaft hat sich DATASEC
auf dem Markt etabliert, sodass bereits 10 der 15 größten Immobilien-unternehmen Deutschlands auf die prozessoptimierenden Lösungen von DATASEC setzen. Neben unserem umfangreichen Know-how im Beratungs- und Projektgeschäft profitieren unsere Anwender erheblich von den Synergien, die sich aus Best-Practice-Erfahrungen mit branchengleichen Kunden ergeben.

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verwaltete Wohn- und Gewerbeeinheiten
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erfasste Rechnungsbelege pro Tag
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verarbeitete Posteingänge pro Tag

Betriebswirtschaftliche Prozesse

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Einfach, flexibel und schnell!

Mit Hilfe des innovativen Rechnungseingangsworkflow-Moduls der DATASEC revolutionieren Sie die Art Ihrer Rechnungsverarbeitung und straffen die Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens in erheblichem Umfang.

  • nahtlose Integration in das führende SAP System
    (Datenhaltung, Konfiguration,...)
  • webbasierte Freigabe eingehender Rechnungen
  • konfigurierbare Freigabestrukturen gemäß der eigenen Unterschriftsregelung
  • Prozessüberwachung und -steuerung über Monitoring in SAP
  • Buchung über die Standard SAP-Schnittstelle
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Vorteilsgenerierung durch BPO

Optimieren Sie die Bearbeitung Ihrer Eingangsrechnungen! DATASEC bietet Ihnen signifikante Effizienzvorteile und Prozessbeschleunigung bei erheblicher Kostenminimierung - schnell, einfach und absolut flexibel!

  • Kontierung der Rechnungen durch DATASEC Mitarbeiter mit allen zur Verfügung stehenden Kontierungselementen 
  • Validierung mittels Buchungssimulation gegen SAP-System
  • 100% Qualitäts-Garantie durch eine einzigartige Kombination
    aus Mensch und Maschine 
  • Fokussierung Ihrer Mitarbeiter auf die eigentliche Fachkompetenz
  • Flexible Anpassung und Skalierung bei Volumenschwankungen
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Strukturierte Abrechnung

Revolutionieren Sie mit Hilfe des Cockpits die Betriebs-kostenabrechnung Ihres Unternehmens! Durch die Integration
der unterschiedlichen DOKU@WEB Module sowie direkter SAP Anbindung erhalten Sie eine bestmögliche Transparenz.

  • Steuerung der BK-Abrechnung anhand des Status der AE
  • Integration des Rechnungseingangsworkflows
    (direkte Buchung und Nachverfolgung) 
  • Führung einer Beko-Akte auf Basis der SAP Buchungen
  • Integration der Posteingangs-Prozesse
    (Einsprüche, Rückfragen,..)
  • Direkte SAP Integration (Lesen, Umbuchungs-BAPI, Absprünge,..)
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Maximale Transparenz! 

Verwalten Sie mit Hilfe des Bauträgercockpits den gesamten Zyklus Ihres Bauprojektes! Alle notwendigen Informationen von der Planung, über die Umsetzung bis zum Verkauf werden im Cockpit gebündelt und nach Ihren Wünschen dargestellt.

  • Verwaltung des gesamten Bauprojektes (Vertriebseinheiten, Raten, Aufpreise, Sonderwünsche, Bauzeitenplan,...)
  • Erstellung von Ausgangsrechnungen 
  • Integration der notwendigen SAP Daten (SAP Bauprojekte, Debitoren und Kreditoren, FI Buchungen) 
  • automatischer Aufbau einer Digitalen Bauprojektakte
  • Integration des Digitalen Posteingangs
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DATASEC als Trichter

Mit Hilfe der DATASEC eInvoicing Plattform sind Sie zukünftig in der Lage, jegliche Rechnungsformate Ihrer Lieferanten zu empfangen und sichtbar zu machen. Profitieren auch Sie kurzfristig von bereits angeschlossenen Kreditoren!

  • Individuelle Formate können angeschlossen werden
  • Prüfung gegen SAP-Standard Buchungssimulation vor Übergabe
  • Übergabe in die Standard SAP Rechnungsdokumentenarten und somit Weiterverarbeitung im SAP-Standard Rechnungseingang
  • Visualisierung bei Übergabefehlern
  • Viele Kreditoren sind bereits an die Plattform angeschlossen

Kundenservice-Prozesse

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Transparente Aktenführung

Unsere Lösung ermöglicht Ihnen die Aktenführung über einen browserbasierten Arbeitsplatz analog Ihrer heutigen Papierakte mit vielen effizienten Zusatzfunktionen und deutlich reduzierten Such- und Ablageaufwänden.

  • strukturierte und einheitliche Ablage der Dokumente
  • rechtssichere und revisionssichere Langzeitspeicherung
  • Stammdaten-Anbindung an SAP 
  • automatische Ablage eingehender/ausgehender Dokumente
  • individuelle Aktenstruktur
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Effizienz im Kundenservice

Bearbeiten Sie Geschäftsvorfälle aller Art schnell, effizient und vorgangsbezogen. Das Ticketsystem wird stets flexibel und individuell an Ihre Prozesse angepasst und lässt sich binnen kürzester Zeit bei Veränderungen neu konfigurieren. 

  • Vorgangsbezogene Bearbeitung von Geschäftsfällen aller Art
  • Beschleunigung der Serviceprozesse und stetige Einhaltung der definierten Standardprozesse
  • SLA-Management und Reporting
  • Optimierung der Prozesse und Reduzierung der Durchlaufzeiten
  • Steigerung der Effizienz im Kundenservice
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Ihre Post in guten Händen!

Durch detaillierte und logische Erfassung und Indizierung Ihrer Poststücke sorgt DATASEC für eine strukturierte und zielgerichtete Weiterleitung innerhalb Ihrer Unternehmensstrukturen!

  • Ermittlung von Absender und Empfänger anhand der Stammdaten
  • Klassifizierung des relevanten Sachverhaltes über Schlagwortliste
  • Straffung Ihrer Prozesse durch optimale Zuordnung der Inhalte und zielgenaue Weiterleitung der Poststücke
  • Einhaltung sämtlicher rechtlicher Vorgaben durch DATASEC
  • 100% Garantie durch Mensch-Maschine-Kombination
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Alles auf einen Blick

Mit Hilfe des Moduls InfoCockpit werden Stammdaten aus unterschiedlichen Systemen extrahiert und verdichtet dargestellt. Ihre Mitarbeiter können so unkompliziert und schnell an die für Ihre Prozesse relevanten Informationen gelangen.

  • 360° Ansicht auf alle relevanten Informationen
  • Absprünge zu allen DOKU@WEB Modulen und weiteren Subsysteme (SAP, externes Mahn- und Klagewesen, etc.)
  • Extraktion Ihrer Stammdaten aus unterschiedlichen
    Systemen und Subsystemen
  • Individualisierbare Tab-Reiter und Felder
  • Schnelleinstieg für Hotlines und Callcenter Betrieb
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DSGVO-konforme Archivierung

Der DOKU@WEB DSGVO-Aktienclient bietet Ihnen die Möglichkeit, Altakten und unsortierte Datenbestände manuell oder mit Hilfe von automatisch generierten Löschvorschlägen DSGVO-konform zu bereinigen.

  • Aufbereitung der Datenbestände und Erzeugung von Thumbnails
  • Aufbau inMemory Index und Bereitstellung Volltextsuche
  • Automatische Erstellung von Löschvorschlägen mittels KI Bildabgleich, Schlagwortsuchen und Wahrscheinlichkeiten
  • Automatische Löschung oder Löschung nach Stichprobenprüfung
  • rechtssichere und DSGVO-konforme Löschung

Unsere Referenzen in der Immobilienwirtschaft

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