Prozess-Dienstleistungen

Mit den DATASEC Prozessdienstleistungen vervollständigen Sie die Lösungsmodule und das Basissystem zum Rundum-Sorglos-Paket – versprochen!
Aber auch wer unsere Dienstleistungen einzeln buchen möchte – auch das ist selbstverständlich möglich!
Machen Sie sich hier ein Bild über unsere Leistungen und sprechen Sie uns für Ihre individuelle Lösung an.

Rechnungseingang

Purchase to Pay – Outsourcing des Rechnungseingangs

Bis heute sind Kreditorenrechnungen oftmals Handarbeit: Belege müssen empfangen und verteilt, Daten händisch erfasst werden. Machen Sie Schluss damit – wir machen das für Sie! Unsere Prozessdienstleistungen übernehmen und Optimieren Ihren Prozess, beschleunigen Ihn und schaffen Transparenz. Angefangen bei der Digitalisierung über die Datenextraktion, Validierung und Weiterverarbeitung bis hin zur Verbuchung in Ihrem ERP-System – wir übernehmen und automatisieren Ihre Prozesse.

Uns ist „egal“, wie Sie Ihre Rechnungen bekommen. Egal ob in Papierform, als eMail mit PDF-Anhang oder in standardisierten e-invoicing-Formaten. Wir nehmen alles entgegen, sortieren und prüfen nach Ihren Wünschen und verarbeiten entsprechend. Der Empfang kann über ein Postfach an einem unserer Standorte, über Weiterleitungen oder über unsere Kurierservices erfolgen.

Natürlich empfangen wir Ihre elektronischen Rechnungen gerne über unser e-Invoicing-Portal, eines der größten in Deutschland mit mehreren hundert bereits angeschlossenen Rechnungsausstellern.

Die empfangenen Belege werden gesichtet, mit eindeutigen Barcode-IDs versehen und digitalisiert. Im Anschluss werden Sie direkt durch unsere Backend-Prozesse weiterverarbeitet.
Wir extrahieren die für die weitere Verarbeitung notwendigen Daten aus dem Beleg. Dies können z.B. die klassischen Belegkopfdaten (Kreditor, Belegnummer, Belegdatum, Beträge, Steuerschlüssel, Bestellnummern,…) bis hin zu vollständigen Positionsdaten mit Zuschlägen/Rabatten und wenn gewünscht Verbrauchsdaten sein. Dies realisieren wir auf Basis der OCR-Erkennung mit unseren eigenen KI-Datenextraktionssystemen in höchster Qualität!
Wir prüfen die maschinell erfassten Daten mit Menschen und reichern diese Daten – wenn gewünscht – mit vollständigen Kontierungsinformationen an. Das Highlight: Wir garantieren in einer Mensch-Maschine-Kombination sogar eine 100% Ergebnisqualität für richtig erfasste Daten und die Korrektheit der Kontierung!
Sie können jederzeit jeden Prozessschritt Ihrer Belege live verfolgen. Darüber hinaus stehen Ihnen alle Prozessdaten in einem Dashboard komprimiert für Auswertungs- und Monitoringzwecke zur Verfügung. Die Geschwindigkeit der Verarbeitung bestimmen Sie über den gewählten SLA selbst: Von drei Werktagen ab Eingang bis hin zu zwei Stunden nach Eingang bei DATASEC – wie Sie wünschen!
Selbstverständlich sind auch unsere Prozessdienstleistungen vollständig zertifiziert. Von ISO 9001 über ISO27001 bis hin zur Überwachung des Risikomanagementsystems nach IDW PS 951.

Posteingang

Steigerung der Kundenzufriedenheit -
Outsourcing des Posteingangsprozesses

Täglich gehen zahlreiche Dokumente im Posteingang Ihres Unternehmens ein. Briefe, Fachzeitschriften, Kataloge und so vieles mehr. So entstehen Berge an Papier, die bislang aufwändig gesichtet, geöffnet, verteilt, bearbeitet und abgelegt werden müssen. Dies führt zu langen Durchlauf- und Bearbeitungszeiten und hindert Ihre Mitarbeiter daran, sich mit Ihren Kernaufgaben zu beschäftigen. Machen Sie Schluss damit und legen Sie Ihren Posteingang in die erfahrenen Hände unserer qualifizierten Mitarbeiter. Durch detaillierte und logische Erfassung sorgen wir für eine strukturierte und zielgerichtete Weiterleitung der Dokumente innerhalb Ihrer Unternehmensstruktur.  Unsere Prozessdienstleistungen übernehmen und Optimieren Ihren Prozess, beschleunigen Ihn und schaffen Transparenz. Angefangen bei der Digitalisierung über die Indexierung, Klassifizierung und Weiterverarbeitung bis hin zur endgültigen Archivierung der Dokumente – wir übernehmen und automatisieren Ihre Prozesse.

Uns ist „egal“, in welchen Formaten Ihre Posteingänge bei uns eintreffen. Egal, ob in Papierform, als E-Mail oder über weitere Systeme – wir nehmen die eingehenden Dokumente entgegen, sichten und sortieren diese gemäß Ihren Wünschen und verarbeiten sie entsprechend weiter. Der Empfang kann über ein Postfach an einem unserer Standorte, über Weiterleitungen oder über verschiedene Kurierservices erfolgen.

Die empfangenen Belege werden gesichtet, mit eindeutigen Barcode-IDs versehen und digitalisiert. Im Anschluss werden Sie direkt durch unsere Backend-Prozesse weiterverarbeitet.

Wir extrahieren die für die weitere Verarbeitung und strukturierte Weiterleitung der Belege notwendigen Daten aus den eingehenden Poststücken heraus. Hierzu übernehmen wir neben der Digitalisierung die Indizierung (bspw. Zuordnung zu einem Mieter, Objekt, o.ä.) und die Klassifizierung (Ermittlung des notwendigen Bearbeitungsprozesses auf Basis des Schreibens). Dies realisieren wir auf Basis der OCR-Erkennung mit unseren eigenen KI-Datenextraktionssystemen in höchster Qualität!

Sie können jederzeit jeden Prozessschritt Ihrer Belege live verfolgen. Darüber hinaus stehen Ihnen alle Prozessdaten in einem Dashboard komprimiert für Auswertungs- und Monitoringzwecke zur Verfügung. Die Geschwindigkeit der Verarbeitung bestimmen Sie über den gewählten SLA selbst: Von drei Werktagen ab Eingang bis hin zu zwei Stunden nach Eingang bei DATASEC – wie Sie wünschen!

Selbstverständlich sind auch unsere Prozessdienstleistungen vollständig zertifiziert. Von ISO 9001 über ISO27001 bis hin zur Überwachung des Risikomanagementsystems nach IDW PS 951.

Logistik

Eigenes Logistik-Team und Fuhrpark

Mit unserem eigenen Fuhrpark und Logistikteam bewegen wir Ihre Akten. Angefangen von der Abholung von Altaktenbeständen direkt aus dem Regal am Arbeitsplatz, der Verpackung in geeignete Aktenkartons bis hin zum gesicherten Transport in unsere Dienstleistungszentren liefern wir Ihnen alle notwendigen Prozessschritte aus einer Hand. Genauso vernichten wir die Akten und Dokumente am Ende Ihres Lebenszyklus nach Ihrer Freigabe für Sie: Gemäß DIN 66399 Schutzklasse 2 Sicherheitsstufe 4.

Aktenlagerung

Aktuell verwalten wir über 8.000 Stellplätze

Volle Aktenschränke, unübersichtliche Schubladen, Ordner, die im Weg sind und nicht die richtigen Informationen finden, wenn man sie braucht. Erkennen Sie sich dabei wieder? Viele Unternehmen können die Informationen aus ihrem Papierarchiv nur sehr ineffizient nutzen. Akten und Dokumente müssen meist aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden, werden aber im Tagesgeschäft nur selten benötigt.

Scandienstleistung

Scan-Ausstattung mit modernster Technik

Wir digitalisieren Ihre Dokumente und Akten in jeglichem Format, indexieren diese und stellen Ihnen die Ergebnisse auf verschiedenen Wegen zur Verfügung. Dabei gewährleisten wir, dass alle Informationen vorhanden und die Dokumente in optimaler Qualität verarbeitet werden und Sie jederzeit schnell und unkompliziert auf Ihre Dateien zugreifen können. Gerne digitalisieren wir auch Ihr Unternehmen und seine Prozesse!
Profitieren Sie von unserer umfassenden Scan-Ausstattung mit modernster Technik und qualifiziertem Personal. Ihre Dokumente digitalisieren wir an 4 Standorten in Deutschland mit eigenem Personal.

Modernste Ausstattung
DATASEC verfügt über die weltweit schnellsten, derzeit verfügbaren Scanner der Welt. Hier können bis zu 1.400 Bilder je Minute und Scanstrasse erzeugt und verarbeitet werden. Daneben verfügen wir über mehrere Großformat- und Spezialscanner für verschiedene Sonderanwendungen.
Vier Scan-Hubs in Deutschland
Wir digitalisieren aktuell an vier eigenen Standorten in Deutschland: Siegen, Düsseldorf/Ratingen, Frankfurt und Gailingen.
Alle Dokumentenformate

Durch unser topmodernes Equipment können wir alle denkbaren Dokumentformate verarbeiten. Egal ob kleiner Schmierzettel, DIN A4 bis hin zu DIN A0 mit Überlänge – alles kein Problem!

Alle Ausgabeformate

Sie erhalten die digitalen Ergebnisse in jedem gewünschten Ausgabeformat. Ob Sie den Marktstandard PDF/A oder TIFF, Spezialformate für verschiedenste DMS-Systeme oder die Bereitstellung über unsere eigene ECM-Plattform DOKU@WEB wünschen – das ist Standard in unserem Tagesgeschäft!

Erfassung von Informationen
Jedes durch uns digitalisierte Dokument erhält vollautomatisch eine Volltextindizierung (OCR) und wird mit weiteren Metadaten zum Wiederauffinden angereichert. Gerne erfassen wir auch weitergehende strukturierte Informationen aus den Belegen. Dies erfolgt auf Basis der OCR-Erkennung mit unseren eigenen KI- (Künstliche Intelligenz) Systemen. Wenn gewünscht garantieren wir Ihnen eine 100%ige Ergebnisqualität in einer Mensch-Maschine-Kombination. Egal ob Sie Fragebögen, Lieferscheindaten oder Energieausweise erfassen lassen möchten – Sie können sicher sein, dass wir die Dokumente kennen und Ihnen die Daten in bester Qualität im Wunschformat bereitstellen!
Hohe Kapazitäten
Wir sind in der Lage bis zu 4,5 Mio. Seiten DIN A4 und bis zu 5.000 Großformatpläne am Tag zu digitalisieren.
Höchste Sicherheit
Alle Arbeiten erfolgen in unseren gesicherten Räumlichkeiten. Für den gesamten Verarbeitungsprozess stellen wir unser Dokumententrackingsystem zur Verfügung, so dass sie jedes einzelne Dokument auf seinem Weg von der Abholung über die Digitalisierung bis zur Lagerung und Vernichtung verfolgen können.
© 2024 DATASEC information factory GmbH | Impressum | Datenschutz