Qualität wichtiger als Outsourcen auf Biegen und Brechen
Stellantis, vertreten durch ihre Automarken Peugeot, Citroën, DS Automobiles ist einer der großen Autohersteller in Europa mit rund 12 % Marktanteil in 2016. Der exzellente Jahresabschluss des abgelaufenen Kalenderjahres lässt die Öffentlichkeit aufhorchen. Der Nettogewinn verdoppelte sich 2016 auf fast 1,7 Milliarden Euro. Solche guten Nachrichten lassen schnell die Frage aufkommen: Was ist der Grund dafür? „Effizienz“ ist eine der wichtigsten Erklärungen der Finanz- und Fachpresse. Und tatsächlich hat das Unternehmen hier große Fortschritte gemacht und führte durchgreifende Veränderungen durch. Als Beispiel davon hat die deutsche Unternehmenstochter Peugeot Citroën Deutschland GmbH gerade mit dem deutschen Unternehmen DATASEC erfolgreich die
Digitalisierung des Rechnungseingangs effizient umgesetzt. Dazu zählt neben einer deutlich optimierten Workflow-Lösung der Einsatz der Cloud-Plattform DOKU@WEB.
Aufgabenstellung war die effiziente und verlässliche Bearbeitung aller Eingangsrechnungen für die DACH Länder, das sind immerhin gut 200.000 Stück im Jahr, zentral in Deutschland durchzuführen. In einem zweiten Schritt, nach der kaufmännischen Erfassung, werden die Daten für die Buchung in SAP an die in der Slowakei ausgelagerte Buchhaltung weitergegeben. Das Ergebnis: Insgesamt sieben
Konzerngesellschaften von Stellantis benutzen nun die von DATASEC entwickelte Systemlösung. Die Erfassung und Validierung aller Kopfdaten erfolgt
heute durch DATASEC, ohne weitere manuelle Eingaben bei Stellantis. Die Effizienzsteigerung ist deutlich spürbar.
OUTSOURCEN DANN... wenn es einer besser machen kann!
Das Unternehmen verzichtet bewusst auf ein hundertprozentiges Outsourcen und widerspricht damit nachdrücklich dem oft vorherrschenden Gedanken, dass dies immer die beste Lösung für unternehmerischen Erfolg ist. Im Gegenteil. Eric
Bornhauser, General Manager Accounting & Finance Germanic Countries, erklärt: “Natürlich ist die Verschlankung der Verwaltung ein kontinuierliches wichtiges Thema und ein möglicher Ansatz in der Kostenreduzierung. Aber es ist eben auch kein
Allheilmittel. Wir gehen hier einen eigenen Weg. Wir wollen im Bereich Finanzen immer „Herr der Zahlen“ bleiben und lagern Prozesse nur dann an ausgesuchte Partner aus, wenn diese den Job auch besser machen können als wir.“ Dies war bei DATASEC der Fall. Das südwestfälische Unternehmen ist europaweit führender Dienstleister für Business Process Outsourcing.
Optimierung durch neuen Workflow
Bislang wurde die Belegerfassung der Stellantis Filiale für die DACH Länder in Neu-Isenburg durchgeführt. Hier wurde die §14-Prüfung durchgeführt, die nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz – entsprechend eines verpflichtenden Anforderungskatalogs – zwingend vorgeschrieben ist. Im Anschluss an die Überprüfung wurden bislang alle Dokumente an einen anderen Standort in Deutschland transportiert und dort gescannt. Abschließend wurden in der eigenen Buchhaltung die Rechnungen erfasst und die Belege über eine externe SAP-Schnittstelle gebucht und dann zur Zahlung freigegeben. Insgesamt eine arbeitsintensive Verlaufskette und der Grund warum man sich DATASEC anvertraute. Gewünscht war zukünftig ein zentraler Posteingang für alle Import- und Retailrechnungen für Deutschland, die Schweiz und Österreich. Dieser sollte bei einem einzigen Dienstleister ausgelagert werden. Die Rechnungen sollten vor der §14-Prüfung vorsortiert, gelabelt und gescannt werden. Zudem sollten für die Importrechnungen die Kopfdaten erfasst und durch Methoden der künstlichen
Intelligenz zielkontiert werden. DATASEC erfüllte diese Anforderungen und setzte die Kundenwünsche erfolgreich und aus einer Hand um. Die weitere Kontierung wird in der Buchhaltung in der Slowakei vorgenommen. Für die automatische Verbuchung und den Rechnungsworkflow mit gleichzeitiger revisionssicherer Archivierung in den Freigabeprozess wurde die eigene Cloud-Plattform DOKU@Web eingesetzt. DATASEC übernimmt auch die revisionssichere Archivierung der Daten in der Cloud. Bisher war diese in einem extern gehosteten Datenarchiv gespeichert.
ERFOLGREICHE ZUSAMMENARBEIT, schnelles Projektmanagement!
André Lang, der verantwortliche Projektmanager bei DATASEC, erklärt die Zielsetzung der Zusammenarbeit: „Stellantis war es wichtig, dass neben dem zentralen Rechnungseingang ein Dokumentationskonzept für alle Abteilungen und Standorte, der Belegfluss sowie die Ablage digital abgebildet werden konnten. Zudem war die
Integration in die vorhandene Systemlandschaft und speziell in SAP R/3 Voraussetzung.“ Obwohl so ein Projekt in einem Großkonzern viele Abstimmungen benötigt, wurden alle Anforderungen in nur einem halben Jahr erfolgreich
implementiert. Durch die Ablösung des bisherigen Workflows konnte der Belegfluss nachweislich verbessert und die Rechnungseingangsverarbeitung nachhaltig optimiert werden. Eric Bornhauser lobend: „Ja, die Zusammenarbeit ist wirklich sehr
gut. Überrascht war ich von der schnellen Umsetzung des Projekts und begeistert von dem Team, das stets flexibel und sofort unsere Wünsche umgesetzt hat. Für uns steht als wichtiges Ergebnis, dass wir mit der SAP-Integration in der Qualität unserer Digitalisierungsprozesse deutlich gewonnen haben. Wir haben ganz klar von der
DATASEC-Lösung profitiert.“ Beide Unternehmen wünschen sich eine lange und erfolgreiche Zusammenarbeit.