Vorteile durch Business Process Outsourcing
Die Gebr. Kemper Metallwerke in Olpe setzen beim Dokumentenmanagement auf konsequentes Outsourcing mit der Lösung DOKU@WEB®Pro des Siegener Dienstleisters DATASEC information factory. Der Verzicht auf den Betrieb einer Inhouse-Lösung und der damit verbundenen Arbeitsabläufe bietet dem Unternehmen einen klaren Kostenvorteil und eine äußerst einfache Einbindung des Dokumentenmanagements in die interne IT-Landschaft.
Die Metallwerke Gebr. Kemper GmbH + Co. KG aus Olpe entwickelt, produziert und vertreibt Sanitärarmaturen aus Rotguss für die Trinkwasserinstallation. Darüber hinaus produziert und vertreibt Gebr. Kemper gewalzte Bänder aus Kupfer und Kupfersonderlegierungen für die Branchen Automobil-, Kommunikations- und Elektrotechnik. Die Exportquote des weltweit tätigen Unternehmens liegt bei 30 Prozent
Eine konstante Geschäftsentwicklung mit zufriedenstellendem Geschäftsgang veranlasste den Metallbetrieb schon Ende der neunziger Jahre zum Umstieg auf das elektronische Dokumentenmanagement.
Seither wurden vor allem alle ein- und ausgehenden Rechnungen an diversen Dokumentenscannern im Unternehmen gescannt und digital gespeichert. Mit der Insolvenz des früheren Lösungsanbieters starteten die Verantwortlichen bei Gebr. Kemper eine detaillierte Marktrecherche. „Der Kostenvergleich brachte uns dann dazu, diese Prozesse auszulagern, anstatt erneut eine Software auf einem eigenen Server einschließlich der nötigen Scanner zu betreiben“, sagt Markus Donat, IT-Leiter des Olper Unternehmens. Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit hatte man nicht – oft ein Grund für Betriebe, Lösungen doch eher in Eigenregie zu betreiben. „Wir betreiben ein hochsicheres und redundant ausgelegtes Rechenzentrum, und die Daten sind für unsere Kunden rund um die Ihr an allen Tagen verfügbar“, sagt Tobias Wilsmann, Leiter Informationstechnologie der DATASEC information factory GmbH in Siegen, die mit ihrer Cloud-basierten Lösung DOKU@WEB® seit über zwei Jahrzehnten in diesem Markt erfolgreich ist.
Alle Dokumente im Browser verfügbar
„Alle postalisch eingehenden Rechnungen und Bestellungen werden von uns mit einem Deckblatt und mit einem eindeutigen Barcode versehen, den DATASEC uns in Form von Aufklebern bereitstellt. Mittags holt ein Kurier diese Post ab und am kommenden Vormittag haben unsere Mitarbeiter sie bereits auf dem Schirm“, so IT-Leiter Donat. Diesen Transportweg gehen freilich nicht alle Kunden des Siegener Datendienstleisters, sondern vor allem jene aus der unmittelbaren Umgebung. Viele der über 150 Unternehmen aus dem Bundesgebiet lassen ihre Post direkt an ein Postfach senden, das DATASEC am eigenen Firmensitz betreibt. Dort werden die eingehenden Belege dann gescannt und stehen für die Bearbeitung bereit. Eine deutliche Zeitersparnis für Gebr. Kemper, hatten das Scannen der Unterlagen und die anschließende Verschlagwortung der Dokumente doch seinerzeit viel Personalkapazität gebunden.
In Vertrieb, Einkauf und Finanzbuchhaltung arbeiten heute über 80 Mitarbeiter bei Gebr. Kemper mit dem Dokumentenmanagement in der Cloud. Mit jedem neuen ersten Schriftstück zu einem Kunden oder einem Auftrag entsteht vollautomatisch eine neue digitale Akte in DOKU@WEB®, in die im Verlauf der Abwicklung alle weiteren dazugehörigen Dokumente abgelegt werden. Die eindeutige Barcodenummer ist gleichzeitig auch die Auftragsnummer, die zusammen mit den benötigten Schlagworten, wie etwa dem Bestellernamen, im internen ERP-System bei Gebr. Kemper eingegeben wird. Das Deckblatt mit dem Barcode auf dem ersten Schriftstück sichert die Erkennung durch die Scanner von DATASEC und die Trennung der Datensätze und die spätere fehlerfreie Recherche. Nachts erfolgt zudem ein Datenabgleich zwischen dem ERP-System in Olpe und dem Rechenzentrum von DATASEC, so dass am jeweils nächsten Werktag alle digitalen Akten den aktuellen Informationsstand aufweisen.
Ausweitung auf weitere Prozesse dank positiver Erfahrungen
„Da wir alle Belege im Browser aufrufen können, ist unser IT-Aufwand äußerst gering. Anders als bei einem intern betriebenen Server inklusive der revisionssicheren Speicher können wir jederzeit Änderungen an allen Applikationen vornehmen, ohne auf Kompatibilitätsprobleme achten zu müssen, denn DOKU@WEB® ist vollständig webbasiert“, ist Markus Donat von den Vorteilen überzeugt. „Darin liegt für jedes Unternehmen natürlich der technische Vorteil, denn einen echten Rollout mit allen bekannten Konsequenzen gibt es bei uns nicht, wir stellen unseren Kunden lediglich eine URL mit bestimmten Parametern zur Verfügung, die sie einfach aufrufen“, ergänzt Tobias Wilsmann. Sämtliche Updates, Anpassungen und Wartungen werden zentral von DATASEC vorgenommen, die Kunden sind davon entlastet. „Gleiches gilt für die Anbindung an unser ERP-System. Wenn es dort ein neues Release gibt, müssen wir nur Weniges für die Datenübertragung an
DOKU@WEB® anpassen“, schildert Markus Donat. Auch der Schulungsaufwand ist mit wenigen Minuten höchst gering.
Programmierkit ermöglicht Erweiterungen für interne Prozesse
Dank des von DATASEC bereitgestellten Programmierkits lässt sich DOKU@WEB® nicht nur als Standalone-Tool im Browser betreiben, sondern leicht in andere Applikationen integrieren, wie dies auch bei Gebr. Kemper der Fall ist. „Wir haben für unsere Sachbearbeiter eine einfache Recherchemöglichkeit integriert, so dass sie im ERP-System via Mausklick die komplette digitale Akte zu einem Auftrag aufrufen können, falls es Klärungsbedarf gibt“, erläutert Markus Donat. Im Unternehmen selbst werden diese zeitsparenden Abläufe als größter Vorteil gesehen, erinnert man sich doch noch gut daran, wie umständlich die Recherche früherer Tage in Aktenordnern gewesen ist. Auch die Recherche im ERP-System alleine wäre wesentlich zeitaufwendiger, da dort die Schlagworte in einem Fließtext angezeigt werden, durch den sich die Sachbearbeiter erst durcharbeiten müssten.
Ausweitung auf weitere Prozesse dank positiver Erfahrungen
Zusätzlich zu den kompletten kaufmännischen Belegen werden auch die Produktionskarten, die das ERP-System für jeden Auftrag produziert, gescannt. Diese werden von Hand unterschrieben und helfen bei der Chargenrückverfolgbarkeit sowie bei Fragen des Qualitätsmanagements. Über 1,5 Mio. Dokumente jährlich werden bei Gebr. Kemper auf diese Weise erfasst und digitalisiert. Die physischen Belege lagert DATASEC für einen kurzen Zeitraum nach dem Scannen und vernichtet sie im Anschluss datenschutzgerecht. Lediglich ein Prozent des Papiervolumens verbleibt heute n
och in den Archiven der Gießerei. Dazu zählen vor allem die über 300 Verträge des Unternehmens, und auch für diese bietet DATASEC das passende Tool in der Cloud. „Mit dem webbasierten Vertragsarchiv haben wir jederzeit einen Überblick über Fristen und Laufzeiten unserer Verträge, denn diese Zahlen können wir nicht ohne eine gewisse Automatisierung nachverfolgen, wenn wir auf der sicheren Seite sein wollen“, verdeutlicht IT-Leiter Donat. Der integrierte Fristenmonitor erinnert das Unternehmen heute rechtzeitig, wenn ein Vertrag ausläuft oder verlängert wird. Für unterschiedliche Arten von Verträgen, etwa für Leasing, Lieferungen, Lizenzen oder Wartung, stellt das Vertragsarchiv eigene Rubriken bereit.
Der Einsatz von DOKU@WEB® soll bei Gebr. Kemper noch ausgeweitet werden. Brachte der Umstieg auf die seit zwei Jahren verfügbare Version Pro weitere Erleichterungen bei der
Bedienung, so ist demnächst die Einführung des Cloud Connectors geplant. Aus sämtlichen Office-Applikationen lassen sich dann per Mausklick die erstellten Dokumente direkt in die passende Akte übertragen.
Gleiches gilt für die E-Mail-Archivierung, die das Speichern auftragsbezogener E-Mails
direkt aus Microsoft Outlook heraus ermöglicht, und die Markus Donat schon bald einführen will.