Vertragsmanagement und digitale Poststelle steigern die Vielseitigkeit
Mit DOKU@WEB ist die Siegener Datasec information factory GmbH seit über 10 Jahren einer der erfolgreichsten Anbieter im Markt für Cloud-basiertes Dokumentenmanagement und Business Process Outsourcing. Die stetige Weiterentwicklung der Lösung hat wesentlich zum starken Wachstum des Unternehmens in den vergangenen Jahren beigetragen. Mit dem digitalen Vertragsmanagement und der digitalen Poststelle wurden zwei weitere Module live geschaltet, die sich konsequent an den Bedürfnissen von Unternehmen orientieren.
Mit dem digitalen Vertragsmanagement erhalten Unternehmen ein nützliches Werkzeug, mit dem sie Fristen, Termine, Einnahmen und Kosten von Verträgen jederzeit im Blick haben. Sämtliche Vertragsdaten sind nach definierbaren Feldern abfragbar. Ein Fristenmonitor zeigt dem zuständigen Sachbearbeiter in einfachen Ampelsymbolen, ob zu einem Vertrag Handlungsbedarf besteht.
Vertragskosten lassen sich anhand von Zeitachsen über vergangene und künftige Jahre darstellen. Nötige Aktionen wie Kündigungen oder Verlängerungen werden auf diese Weise rechtzeitig angestoßen.
Die Digitale Poststelle ist die logische Ergänzung zur digitalen Akte in der Cloud-basierten Plattform DOKU@WEB, die von zahlreichen Unternehmen genutzt wird. „Eingehende Post lässt sich damit direkt einer digitalen Akte zuordnen. Damit ergänzen wir den digitalen Workflow für Unternehmen auf optimale Weise“, sagt Tobias Wilsmann, Bereichsleiter Informationstechnologie und Projektmanagement bei Datasec. Die eingehende Post wird von Datasec klassifiziert und in digitale Postkörbe für die zuständigen Mitarbeiter in den Unternehmen bereitgestellt. Bei der Erledigung des Vorgangs wird der Mitarbeiter veranlasst, die eingegangen Post stets der Akte zuzuordnen. Auch Massenpost lässt sich so effizient verarbeiten. Neu ist die stärkere Integration der unterschiedlichen Module. Aus einer digitalen Akte heraus lassen sich direkt die jeweiligen Verträge verwalten. Post kann nicht nur der Akte, sondern direkt dem passenden Vertrag zugeordnet werden. „Der einfache Wechsel zwischen den Modulen von DOKU@WEB ermöglicht unseren Kunden stets eine Rundumsicht auf alle dokumentenbasierten Geschäftsprozesse“, verdeutlicht Tobias Wilsmann.
