In Geschäftsprozessen, die durch den Einsatz von elektronischen Dokumenten effizienter gestaltet werden, ist das Digitalisieren und Erfassen (D&E) der Dokumente oft ein als selbstverständlich angesehener Schritt.
Erfahren Sie, warum dieser Prozessschritt dennoch wichtig ist und wo Gefahrenpotenziale zur Verteuerung des Gesamtprozesses liegen.
Der D&E-Prozessschritt steht oft am Anfang derjenigen Prozesse, bei denen nicht nur die bearbeiteten Dokumente archiviert, sondern echte Kosten- und Effizienzvorteile durch eine vollständig elektronische Bearbeitung erzielt werden sollen.
1. Die Teilschritte des Prozesses
Dokumente werden hierfür zunächst entsprechend des Belegtyps vorsortiert, entheftet (Beseitigung von Bindungen und ggf. weitere Aufbereitung) und anschließend mit Hilfe von speziellen Dokumentenscannern digitalisiert.
Anschließend erfolgt die Erfassung der relevanten Informationen, die in den Dokumenten enthalten sind. Diese werden zusammen mit dem Dokument gespeichert und dienen damit als Grundlage für die spätere Recherche.
Da die erfassten Informationen direkt digital vorliegen, bilden Sie eine ideale Basis für Auswertungen sowie die Automatisierung nachfolgender Arbeitsschritte.
2. Gefahrenpotenziale
Obwohl die aufgeführten Tätigkeiten nicht unbedingt in hohem Maße anspruchsvoll erscheinen mögen, ist bei der Durchführung der Einzelschritte dennoch ein Höchstmaß an Sorgfalt und Ergebnisqualität erforderlich.
Dies betrifft sowohl die Bildqualität der digitalisierten Unterlagen, als auch die Korrektheit der erfassten Informationen, führt man sich vor Augen, dass doch alle nachfolgenden Arbeitsschritte auf Basis der hier erfassten Informationen angewiesen sind.
Treten Fehler im D&E-Prozessschritt auf (z.B. fehlen einer Seite oder fehlerhaft erfasste Informationen wie Rechnungs-, Kundennummern etc.), ist für eine Korrektur oft erforderlich, die bereits abgeschlossenen Prozessschritte erneut zu durchlaufen.
Betrachtet man diese zusätzlichen Prozessdurchläufe in Summe, ergibt sich eine zum Teil erhebliche Verteuerung des Gesamtprozesses. Wertvolle Kostensenkungspotenziale werden verschenkt.
3. Lösung
Datasec begegnet der beschriebenen Problematik durch die Kombination von modernen Erfassungsarbeitsplätzen und geschultem Personal.
Moderne Dokumentenscanner sorgen für eine exzellente Lesbarkeit der digitalisierten Unterlagen, unser geschultes Personal für eine sonst unerreichte Erkennungsrate. Während Hersteller automatischer Erfassungslösungen eine Erkennungsrate von 60-70 Prozent bewerben, erreicht Datasec in ihrem Dienstleistungszentrum Erkennungsraten von annähernd 100 Prozent.
Diese Dienstleistung ist dabei unabhängig von einem bestimmten Archivsystem – selbst wenn Sie ein anderes Archivsystem als Datasec DOKU@WEB® einsetzen, Scannen wir für Sie*.
