Primagas startet Zusammenarbeit
Neue Qualität und Effizienz im Workflow
(Krefeld). Startphase mehr als geglückt. Wir freuen uns über die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Primagas aus Krefeld. Das Unternehmen ist führend in Fragen der Flüssiggasversorgung in Deutschland. Mehr als 82.000 Kunden deutschlandweit werden betreut. Das bedeutet natürlich auch ein immenses Datenvolumen und Intelligenz in den Workflowprozessen. Hinter Primagas steht ein Joint Venture der Krefelder Gründerfamilie Aretz und des niederländischen Unternehmens SHV Energy. Eine der ersten Aufgaben der Zusammenarbeit war die Migration des bestehenden Ceyoniq Archives auf DOKU@WEB.
Bild Heißluftballon und Firmensitz: Primagas.de
Migration von Millionen von Dokumenten
Rund 15 Millionen Dokumente galt es zeitnah und sicher umzuziehen. Historisch gewachsen wurde die Datenhaltung bislang dezentral in verschiedenen Systemen vorgenommen, was ungünstig für einen optimalen Workflow ist. Erschwert wurde die Dokumentensuche auch durch eine fehlende strukturierte Ablage. Durch die Implementierung in DOKU@WEB wurde Abhilfe geschaffen und ist nun das gezielte und schnelle Auffinden der Dokumente endlich möglich. „Gemeinsam haben wir „Grund“ in die Ablage gebracht. Und jetzt ist auch compliance-konforme Rechtsicherheit bei der Dokumentenaufbewahrung gewährleistet“, beschreiben die beiden Projektleiter Thorsten Alberternst und Tobias Wilsmann den Projekterfolg. Ein weiterer Vorteil in der Zusammenarbeit mit DATASEC: auf einen eigenen Server und dessen Wartung kann zukünftig verzichtet werden. Die Daten werden direkt in den eigenen Rechenzentren von DATASEC in Deutschland sicher abgelegt.
Arbeitsprozesse wirklich und richtig optimieren
Das alte System besaß keine durchgängige und kontextabhängige Anbindung an die Geschäftsprozesse. Durch die Einbindung in DOKU@WEB ist das nun erfolgreich möglich. Im Zuge des Projekts wurden auch weitere Migrationen (Laufwerke, Mails) vorgenommen. Neben der Einführung des Basissystems DOKU@WEB wurden die DATASEC-Lösungsmodule „Geschäftspartnerakte“ und „SAP-Rechnungsworkflow“ integriert. Der Rechnungseingangsworkflow mit SAP®-Integration ergänzt die Funktionen des Moduls Rechnungseingangsworkflow um ein zentrales Rechnungseingangsbuch in SAP®. Besonders herausfordernd im Projekt war die FIORI Integration des SAP® Rechnungsmonitors und die Implementierung des Offline Approval. Ebenfalls eingeführt wurde das „Vertragscockpit“ von DATASEC, eine nützliche Lösung, mit der Unternehmen die wachsende Anzahl an Verträgen effizient und transparent managen können. „Alle unsere Lösungen und Produkte haben letztendlich die Aufgabe, die Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren und erheblich effizienter zu gestalten,“ erklärt Tobias Wilsmann. Als Prozessdienstleistung setzt Primagas zukünftig auf die Erfassung der Belegkopfdaten durch DATASEC.
Gleichzeitige Einführung von SAP® machte das Arbeiten komplex
Eine komplexe Aufgabe für das Projektteam war sicherlich, dass parallel SAP® im Unternehmen eingeführt wurde. Dadurch gab es Verschiebungen des Go-Live-Termins und der Zeitpläne. Aber hier hat unser Projektmanagement einen guten Überblick in den Abläufen behalten. Der enge Schulterschluss sowohl mit Primagas als auch mit dem verantwortlichen SAP®-Projektteam war der Schlüssel zum Erfolg und kann als vorbildlich beschrieben werden. Und noch während der Finalisierung des Projekts wurden neue Themen ins Auge gefasst. Als nächstes Projekt wurde bereits die Ausweitung der Dienstleistung auf den Bereich der Zielkontierung beschlossen. Wir prüfen die maschinell erfassten Daten mit Menschen und reichern diese Daten – wenn gewünscht – mit vollständigen Kontierungsinformationen an. Bei DATASEC wird eine 100% Ergebnisqualität für richtig erfasste Daten und die Korrektheit der Kontierung in Mensch-Maschine-Kombination gewährleistet. Eine Gewährleistung, die den Kunden sonst kaum ein Mitbewerber am Markt bietet.