Wohnstadt: 100 Jahre Erfahrung Hessischer Immobilienriese arbeitet mit DATASEC!
Seit genau 100 Jahren versteht die NHW mit Sitz in Frankfurt und Kassel ihre Aufgabe darin, Menschen in allen Lebenssituationen ein echtes Zuhause zu bieten. Dazu gehören neben Mietwohnungen auch Mehrgenerationenhäuser, inklusive Projekte oder Wohnheime für Studierende. Ein Unternehmen mit sehr langer Erfahrung und Tradition im Bereich der Immobilienwirtschaft. Rund 59.000 Wohnungen in Hessen werden aktuell verwaltet. Damit ist die NHW nicht nur das größte hessische Wohnungsunternehmen, sondern auch bundesweit einer der Top10-Anbieter am Markt. 100 Jahre Unternehmensgeschichte und nun das erste halbe Jahr mit DATASEC an seiner Seite.
Vier Aufgabenbereiche zum erfolgreichen Start gleichzeitig im Blick:
Mit der blitzschnellen revisionssicheren Migration des bestehenden Archivsystems Centera in das DOKU@WEB Basissystem begann in den zurückliegenden Wochen schon die Zusammenarbeit. Zu den ersten Produkten bzw. Dienstleistungen, die eingeführt wurden, zählen auch die Implementierung unseres Ticketsystems (Info-Cockpit), des Vertragscockpits und des SAP-Rechnungsworkflows MEHR DAZU hier.
Riesiger Datenbestand in Rekordzeit archiviert
Im Bereich des Archivwesens wurden bereits alle Dokumente aus den unterschiedlichsten Formaten in PDFs für die Langzeitarchivierung umgewandelt und nachträglich eine OCR-Erstellung zur Qualitätssicherung vorgenommen. Das Migrationsvolumen war enorm. 14,69 Millionen Einzeldateien, mit einem Gesamtdatenvolumen von 2,7 TB, mussten in extrem kurzer Zeit bearbeitet und 6,4 Millionen Belege auf verschiedene Akten mit Hilfe einer Parallelschaltung der Prozesse verteilt werden. DATASEC hat geliefert: in nur 27 Wochen war der Datenbestand erfasst.
Workflow at its best!
Mit der Implementierung des Ticketsystems bzw. des Infocockpits wurde als zweiter Step in allen Unternehmensbereichen ein digitaler Posteingang eingeführt. Dadurch wurden die Prozesse, Eingangskanäle und im Gesamtergebnis der komplette Workflow spürbar und messbar beschleunigt. Alle Posteingänge werden jetzt zudem zentral bearbeitet. Auch für die Kundenkommunikation setzt NHW künftig auf eine Prozessautomatisierung. Der Call-Center wird direkt angebunden, die Mieterkommunikation ist nun umfänglich vereinheitlicht.
Digitalisierungskompetenz bringt Mehrwert
Durch die Implementierung des SAP-Rechnungsworkflows ist eine digitale Abbildung des Belegflusses und die Integration in die vorhandene Systemlandschaft und SAP gleichzeitig möglich. Zur Aufgabe gehört die Optimierung des Belegflusses und eine kostenoptimierte Rechnungseingangsverarbeitung. DATASEC setzt für NHW auch die gesetzlich vorgeschriebenen Archivierungsszenarien um. Projektmanager Markus Lütticke gibt sich sehr zufrieden mit dem Gesamtprozess: „Im Digitalisierungsprojekt haben wir es in enger Abstimmung mit den Projektverantwortlichen der NHW geschafft, sowohl Prozesse für den Posteingang als auch für den telefonischen Mieterkontakt parallel zu erarbeiten und in kürzester Zeit umzusetzen. Durch die tiefe Einbeziehung der jeweiligen Fachbereiche sind hierbei qualitativ hochwertige Prozesse entstanden. Das führt zu einem echten Mehrwert für die Anwender und für Kunden. Im Ergebnis steht eine stark gestiegene Nutzerakzeptanz. Genau so muss ein erfolgreiches Konzept performen.“
Spürbare Effizienzsteigerung über alle Prozessschritte hinweg
Auch wenn das Projekt gerade erst frisch umgesetzt wurde, kann man schon jetzt auf Prozesserfolge verweisen: Die Effizienz im Kundenservice konnte deutlich gesteigert werden. Mitarbeiter haben zukünftig von ihrem „All in-One“-Arbeitsplatz einen ganzheitlichen Überblicküber den Bearbeitungsstatus eines Mieteranliegens. Das Steuern bzw. Freigeben von Berechtigungen oder die Einbindung eines First-Level-Supports durch die Einbindung sowie Umstrukturierung des Kundenservice-Centers macht das Arbeiten einfacher. Auch die Integration eines Telefontickets für das Call-Center begünstigt einen schnellen Workflow. Durch das deutlich effizientere System sind auch Verlagerung von Second-Levels auf die erste Ebene möglich. Die Ausstattung an Hardware (Scanner, Drucker) konnten verwaltungsseitig reduziert werden, was neben einer Kostenersparnis auch zur Reduzierung technischer Problembehebungen führte.