Neue Effizienz bei Zeit und Geld
Die Tectareal Property Management GmbH ist eines der führenden deutschen Unternehmen im Bereich des Property Managements. Große Portfolios werden für externe Eigentümer verwaltet, was die Begleichung von Rechnungen für den laufenden Betrieb der Immobilien einschließt. Diesen Rechnungseingangsprozess hat Tectareal Property Management GmbH im letzten Jahr mit der Siegener DATASEC information factory GmbH optimiert und die laufende Bearbeitung der Belege an die Spezialisten in Siegen vergeben. Dort gehen heute die entsprechenden Rechnungen ein, werden digitalisiert, vorkontiert und über die Cloudlösung DOKU@WEB® für die weitere Bearbeitung und Verbuchung in einem Freigabeworkflow für Tectareal Property Management bereitgestellt. Der gesamte Bearbeitungsprozess bis hin zur Buchung in den SAP-Systemen und die letztendliche Zahlung wurde auf diese Weise erheblich beschleunigt und standardisiert.
Als Immobiliendienstleister, schwerpunktmäßig im Gewerbebereich, übernimmt Tectareal Property Management eine Vielzahl von Aufgaben rund um die Verwaltung von Immobilien. Große Objekte werden im Auftrag von Investmentgesellschaften verwaltet, die entsprechende Portfolios besitzen. „Bei den großen Portfolios fallen im Jahr über 50.000 Rechnungen an, dabei handelt es sich vor allem um eingehende Rechnungen für den Unterhalt und die Versorgung der Immobilien“, sagt Klaus Steinborn, Leiter Buchhaltungsservice bei Tectareal Property Management. Bis zum Jahr 2011 erfolgte die Bearbeitung dieser Belege auf klassische Weise. Der Posteingang wurde in der Essener Zentrale erfasst und an die verschiedenen Bearbeiter übergeben. Die Abläufe waren papiergebunden und durch entsprechende Postlaufzeiten zwischen den Standorten sehr langsam und störanfällig, aus denen sich in der Praxis angesichts des wachsenden Aufkommens an eingehenden Rechnungen diverse Probleme ergaben.
Optimaler Rechnungsflow dank DATASEC
Durch den eingesetzten Workflow und dem damit verbundenen effizienten Belegfluss kommt es heute kaum noch zu Nachfragen bei Mitarbeitern in der zentralen Buchhaltung. Da der Workflow papierbasiert ablief, war es zudem schwer, den aktuellen Verbleib einer Rechnung und deren Bearbeitungsstatus zu recherchieren. Langwierige Telefonate waren die Folge und verursachten erheblichen Zeitaufwand. Zudem war es aufgrund der langen Bearbeitungsfristen für Tectareal Property Management immer häufiger nicht möglich, Skonti bei den Zahlungen in Anspruch zu nehmen. „Wir wollten diesen Teil des Workflows also grundlegend anders gestalten um Zeit und Geld zu sparen“, erinnert sich Steinborn. Angesichts der hohen Zahl von Kreditorenrechnungen kam erschwerend hinzu, dass fehlerhafte oder nicht plausible Rechnungen, bei denen seitens der Buchhaltung Klärungsbedarf bestand, eine zusätzliche Belastung der Abläufe bedeuteten. Um die Buchhaltung von diesen zusätzlichen Aufgaben zu entlasten und zudem einen tagesaktuellen Überblick über ausstehende Rechnungen zu erhalten, sollte die Bearbeitung und Freigabe der Kreditorenrechnungen in einen digitalen Prozess überführt werden.
Die Siegener DATASEC GmbH verfügt im Bereich der Immobilienverwalter seit vielen Jahren über grundlegende Expertise, wenn es um dokumentenbasierte Prozesse und damit verbundene Dienstleistungen geht. Zahlreiche große Immobiliengesellschaften vertrauen auf DATASEC, wenn es um Erfassung und Vorkontierung von Rechnungen, die Klassifizierung von Posteingängen, das Digitalisieren großer Aktenbestände und auch die elektronische Archivierung geht. „Aus diesem Grund ist Tectareal Property Management auf uns aufmerksam geworden und wir konnten die Verantwortlichen in Essen mit unseren bestehenden Lösungen überzeugen“, sagt Sebastian Weber, Bereichsleiter Marketing und Vertrieb bei DATASEC.
„Binnen eines Monats hat DATASEC auf Basis der bestehenden Lösungen die für unsere Bedürfnisse angepasste Lösung entwickelt und implementiert. Gerade die Kompetenz im Bereich der SAP-Systeme hat uns schnell überzeugt“, sagt Klaus Steinborn. Damit endete die manuelle Buchung eingehender Rechnungen bei Tectareal Property Management binnen weniger Wochen. Schon im Oktober 2011 standen den Mitarbeitern in Essen die ersten Eingangsrechnungen digital über das Portal DOKU@WEB® zur Verfügung. Heute übernimmt DATASEC in eigenen, nur für diesen Kunden bereitgestellten Räumlichkeiten die Digitalisierung, Erfassung der Rechnungen, die über ein Postfach und auch per Kurier eintreffen. Hier werden bereits die Daten der Rechnungen erfasst und diese dann kontiert.
Die Mitarbeiter bei Tectareal Property Management erhalten die Belege dann zielgenau über das webbasierte Workflowsystem zugestellt, bearbeiten die Rechnungen und geben sie frei. Sämtliche Rechnungen mehrerer großer Portfolios aus ganz Deutschland gehen heute in Siegen ein, der Workflow in diesem Bereich ist damit vollständig. „Wir sind sehr zufrieden mit der Leistung und der Wirtschaftlichkeit, sodass wir bis Anfang 2013 die Objektbuchhaltungen auf unserem SAP System und auch Geschäftsbuchhaltung an diesen IWF anschliessen wollen.“, sagt Buchhaltungsleiter Steinborn.
Führender Dienstleister für die Wartung gewerblicher Immobilien
Tectareal Property Management spart auf diese Weise Zeit und Geld: Verblieben eingehende Rechnungen inklusive Kuriertransport früher über 10 Tage in der Bearbeitung, so hat sich diese Zeit mit dem Einsatz von DOKU@WEB® heute deutlich reduziert. „Damit sind wir natürlich auch in der Lage, die vereinbarten Skonti zu nutzen, was neben dem deutlichen Zeitvorteil auch ein finanzieller Gewinn für unsere Kunden ist“, sagt Klaus Steinborn. Bei Anfragen lassen sich Rechnungen schnell per Mausklick recherchieren, da entsprechende Kommentarfelder im IWF Nachfragen ersparen.
Die Tectareal Property Management nutzt dieses Tool konsequent, sodass alle relevanten Rechungen durch den IWF gehen, da man auf Grund des Tools und der kooperativen Zusammenarbeit es im Ausnahmefall auch schafft, eien Rechnung in wenigen Stunden vom Scannen bis zur Freigabe im IWF zu bearbeiten. Somit können dringende Rechnungen auch binnen eines Tages abschließend bearbeitet werden. Zudem entfällt die Notwendigkeit, die eingehenden Rechnungen als Original zu archivieren. Sie werden nach einer kurzen Aufbewahrungsfrist bei DATASEC fachgerecht vernichtet und entsorgt; stattdessen wird die elektronische Form des Dokuments gesetzeskonform im DOKU@WEB® gespeichert.
Ein Ausbau der Zusammenarbeit zwischen der
DATASEC GmbH und Tectareal Property Management ist unter anderem im Bereich der digitalen Akten für das laufende Geschäftsjahr geplant.