Outsourcing: Der richtige Anbieter ist entscheidend!
Vielen im Siegerland ist nicht bekannt, dass sich mitten in Siegens Innenstadt einer der größten Anbieter für digitale Lösungen in Südwestfalen befindet, die DATASEC information factory. Stadtnah in der Welterstraße am Giersberg arbeiten hier mehr als 350 Mitarbeiter an optimierten Lösungen für das Auslagern komplexer Prozesse im Bereich des Informationsmanagements. Das Unternehmen hat Alleinstellungsstatus, denn es ist der einzige Anbieter in Europa, der einen kompletten Service im Bereich Business Process Outsourcing papierbasierter Prozesse aus einer Hand anbieten kann. Ein elementarer Baustein, wenn man es als Unternehmen mit dem Thema Industrie 4.0 ernst meint.
Eine umfassende Lösung suchen statt Teilprojekte favorisieren
Darüber hinaus ist Outsourcing eine hochinteressante Alternative, wenn man nach wirksamen Kosteneinsparungen verbunden mit Effizienzsteigerung und maximaler Datensicherheit sucht. Um hier den richtigen Partner zu finden, sollten Unternehmen prüfen, welche Anbieter ihnen bei der Übernahme dokumentenbasierter Abläufe und den bedarfsgerechten Vorbearbeitungen nachhaltige Entlastung bieten. Am sinnvollsten ist es, wenn Kunden mit nur einem Anbieter arbeiten können. Leider denken viele Anbieter am Markt aber nicht ganzheitlich, sondern fokussieren sich jeweils auf Teilleistungen. Entscheiden sich Unternehmen für das Verlagern kostenintensiver Prozesse im Informationsmanagement, dann werden ihnen oft nur isolierte IT-Lösungen für Teilbereiche ihrer Prozesse angeboten. Die einen können nur Scandienstleistungen anbieten, andere bieten Archivsysteme oder die entsprechende Hardware an. Allerdings funktioniert die Verzahnung so nur unzureichend, dadurch wird der Gesamtprozess nicht rund und die in IT-Projekten übliche Zuständigkeitsdiskussion beginnt. Am Ende des Tages muss man sich doch mit drei oder vier verschiedenen Anbietern auseinandersetzen, um eine befriedigende Gesamtlösung zu erreichen. Dabei liegt ja gerade der Mehrwert und der Synergieeffekt in der Effizienz des integrierten Workflows und in einer schnellen Projektumsetzung begründet. DATASEC empfiehlt hier die Anbieter und ihre Möglichkeiten genau zu prüfen. Selbst ist man beispielswiese mit der nachhaltigen eigenen Systemplattform DOKU@WEB® am Markt. Diese Plattform bietet unter anderem vollumfängliche Lösungen, wie die elektronische Akte, Vertragsmanagement und Rechnungsworkflows mit oder ohne SAP-Integration. Aber auch hier gilt der Grundsatz, dass Effizienzreserven nur dann wirklich erhoben werden können, wenn ergänzend zu den digitalen Lösungen integrierte Dienstleistungen von ein und demselben Anbieter angeboten werden. Dieser Full-Service-Gedanke ist Leitbild und Alleinstellungsmerkmal der DATASEC. Mehr als 200 Unternehmen europaweit mit mehr als 50.000 Usern nutzen täglich dieses System. 40 Entwickler sind am Siegener Standort ständig an der Weiterentwicklung der Plattform beteiligt.
Nur Gesamtprozesse sorgen für maximale Kostenreduzierung
Wenn man das Outsourcing des Informationsmanagements richtig betreibt, lassen sich beeindruckende Einsparungen erzielen. Aber eben nur, wenn man konsequent das Auslagern und Standardisieren der Prozesse betreibt. Längst lassen sich nicht nur Archivierungsaufgaben über Dienstleister auffangen. Vollständige Postbearbeitung oder Rechnungserfassung und -kontierung lassen sich ebenso erfolgreich auslagern. Fortschrittliche Anbieter sollten zudem Antworten für die mobile Nutzung, die die Dokumente weltweit verfügbar und Informationsverarbeitung überall möglich machen, parat haben.
Die Bedeutung des mobilen Arbeitens wächst kontinuierlich. Die Siegener Spezialisten verfügen natürlich über diese Qualitätsmerkmale.
Download des Artikels als PDF hier.
