DATASEC: Visionär in Südwestfalen

Warum muss man viel Geld und Aufwand in Hardware und Personal binden? "Vier Jahre arbeitete mein Vater Gerhard Weber an der Beantwortung dieser Frage und schuf eine Dokumentenmanagementsoftware aus der Steckdose – heute würde man Cloud sagen", erinnert sich sein Sohn Sebastian. "Das war visionär gedacht."

(Siegen). Durch Corona konnte mit den Mitarbeitern immer nur in kleiner Runde auf das 25-jährige Jubiläum angestoßen werden. Trotzdem ließen die beiden Brüder Sebastian und Tobias Weber sowie Tobias Wilsmann sich das Ganze nicht nehmen, auch wenn es bei knapp 350 Mitarbeitern mehrere Tage gedauert hat. Denn obwohl DATASEC eines der größten IT-Unternehmen in Südwestfalen ist, wird der unternehmerische Erfolg und das über viele Jahre konstante Wachstum vor allem durch das Zusammenspiel aus Mensch und Maschine gewährleistet. DATASEC bietet ein Rundumpaket mit individuellen Prozessdienstleistungen an, die perfekt auf jeden einzelnen Kunden zugeschnitten sind – gleichzeitig ist DATASEC einer der führenden Clouddienstleister, der seine Leistungen modular bis hin zum vollintegrierten Prozessmanagement anbietet. Kundendaten werden dabei ausschließlich im firmeneigenen Rechenzentrum rechtskonform archiviert, verwaltet und prozessiert.

Der verstorbene Firmengründer Gerhard Weber hatte die Geschäftsidee für die DATASEC information factory 1995 bei einer Pause auf der Autobahnraststätte Aggertal. Warum, fragte er sich, kann man die elektronische Archivierung und das Dokumentenmanagement nicht einfacher gestalten? Warum muss man viel Geld und Aufwand in Hardware und Personal binden? „Vier Jahre arbeitete er an der Beantwortung dieser Frage und schuf eine Dokumentenmanagementsoftware aus der Steckdose – heute würde man Cloud sagen“, erinnert sich sein Sohn Sebastian. „Das war visionär gedacht und er ist damals für diese Idee wirklich auch durch tiefe Täler gegangen, bis mit dem Durchbruch von DOKU@WEB® schließlich der Weg zum Gipfel begonnen wurde.“

„Wir machen keine IT-Projekte, sondern stehen für skalierbare Organisationsprozesse.“
Die zertifizierte Cloud-Lösung DOKU@WEB®, betrieben in den eigenen Rechenzentren in Siegen und Frankfurt, gehört heute zu den leistungsstärksten Systemplattformen für Dokumenten- und Informationsmanagement in Europa. Der Standort Deutschland garantiert das Einhalten der besonders strengen europäischen Datenschutzrichtlinien, auch alle Dienstleistungen werden in Deutschland selbst erbracht. Ein sicheres Qualitätsmerkmal, das für viele Unternehmen die entscheidende Voraussetzung für das konsequente Outsourcen von Prozessen ist.

5 Millionen Rechnungen im Jahr in der Erfassung
Weit über 50.000 User in über 300 Unternehmen greifen über die Cloud täglich gesichert auf ihre Dokumente und Prozesse zu. Viele Unternehmen lassen ihren kompletten Rechnungseingang direkt in Siegen – mittlerweile auf dem schnellsten Scanner der Welt – verarbeiten. Pro Tag werden rund 1.200.000 Seiten digitalisiert und 9.000 Aktenordner inventarisiert. In das DATASEC-Papierlager passen über 7.500 Paletten und 60.000 Kartons mit 300 Millionen Blatt Papier. Da kommt im Jahr einiges zusammen. Aktuell werden rund fünf Millionen Rechnungen jährlich digitalisiert – dazu vier Millionen Posteingänge. „Vom mittelständischen Unternehmen bis zum DAX-Konzern. Unsere Lösungen sind individuell auf Unternehmen und Anforderungen skalierbar. Das unterscheidet uns von anderen. Am Markt findet man häufig verschiedene Teillösungen, die oft rein IT-basiert gedacht sind. Das ist nicht zielführend. Sollen Kunden sich selbst aus diesen Mosaiksteinen Prozesslösungen bauen? Wir meinen nein. Wir machen keine IT-Projekte, sondern stehen für Organisationsprozesse, die das Arbeiten effizient und besser machen.“, erklärt Tobias Wilsmann, der für den Bereich Entwicklung die Verantwortung trägt. Unter anderem vertrauen Lufthansa, die Vonovia und auch Peugeot Citroen auf die Siegener IT-Spezialisten.

Marktführer in Europa
Das Unternehmen hat sich in den vergangenen Jahren einen so guten Namen gemacht, sodass man mittlerweile in der Immobilienwirtschaft der mit Abstand stärkste Anbieter und Dienstleister ist. Aktuell sind bereits sieben der zehn größten deutschen Immobilienunternehmen Kunden von DATASEC. Insgesamt gilt das Unternehmen als europaweiter Marktführer im Bereich der Digitalisierung von papierbasierten Prozessen. Ein Schlüssel für maximale Effizienz, Beschleunigung der Prozesse und Qualität ist die verbesserte Automatisierung der Prozesse durch Künstliche Intelligenz. „Unsere Systeme analysieren das Verhalten der Mitarbeiter, lernen daraus und versuchen, die Arbeitsabläufe zu automatisieren. Sie „denken“ Arbeitsprozesse voraus, beispielsweise indem sie automatisch relevante Dokumente anbieten, die im jeweiligen Prozessschritt benötigt werden. Das beschleunigt die Arbeitsprozesse enorm“, erklärt Sebastian Weber.

DATASEC bietet Mitarbeitern Zukunft und langfristige Perspektive
In der Umsetzung sieht das beispielsweise im Bereich des Rechnungswesens oft wie folgt aus: (Papier-)Rechnungen des Kunden gehen direkt an ein Siegener Postfach oder zu einem der mittlerweile fünf Scan-Hubs in ganz Deutschland. DATASEC hat eine Abholvollmacht, leert die Postfächer und verarbeitet die Rechnungen. Sie werden digitalisiert, die notwendigen Daten extrahiert und auf Wunsch sogar komplett kontiert. „Wir haben zwar einen hohen Automatisierungsgrad, jedoch liefern wir unseren Kunden keine maschinell verarbeiteten Belege mit schwankenden Ergebnissen. Wir liefern in einer Mensch-Maschine-Kombination immer 100 Prozent der vertraglich geschuldeten Leistung. Denn bei uns begleitet am Ende immer noch der Mensch den Prozess. Bei unseren Kunden verändern sich die Buchhaltungsmitarbeiter zum Prozessmanager und -optimierer und kümmern sich um den Zahlungsverkehr“, erklärt Tobias Weber die Abläufe im Dienstleistungsbereich. DATASEC ist trotz seiner IT-Ausrichtung vor allem ein Unternehmen, in denen Menschen mit Persönlichkeit eine Rolle spielen. Um die richtigen Mitarbeiter zu finden, werden im Rahmen der eigene DATASEC Akademie viele neue Wege gegangen und besondere Anstrengungen unternommen. Von der Aus- bis zur Fortbildung, vom berufsbegleitenden Studium bis zur Vorbereitung auf das selbstständige Projekt- und Beratungsgeschäft. Obwohl der Arbeitsmarkt schwierig ist, hat man kaum Schwierigkeiten, die richtigen Mitarbeiter zu finden. Gerade erst haben am 1. August sieben neue Auszubildende ihre Karriere bei DATASEC neu begonnen und sich damit für eine Karriere mit Zukunft entschieden.

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