Die Datasec information factory hat sich als Full-Service-Provider für dokumentenbasierte Prozesse etabliert.
Die Nachfrage und damit der Markt für Enterprise Content Management wachsen seit Jahren kontinuierlich. Immer mehr Unternehmen setzen dabei im Sinne von Kostenersparnis und Skalierbarkeit auf die Digitalisierung und Auslagerung dokumentenbasierter Prozesse. Was jedoch als Entlastung von papiergebundenen und kostenintensiven Prozessen geplant ist, entpuppt sich in der Praxis als Fehlentscheidung, wenn Unternehmen nicht genau hinschauen. Denn in dem unübersichtlichen Markt tummeln sich viele Anbieter, die meist nur Teillösungen anbieten. In der Praxis führt das dann zu Fehlinvestitionen und neuen Problemen. Eine klare Alternative ist das Angebot der Siegener Datasec information factory GmbH mit ihrer Plattform Doku@Web.
Wir haben vor 20 Jahren als Rechenzentrums-Dienstleister mit Archivierung und Dokumentenmanagement begonnen und sehen uns heute als einzigen Anbieter im Markt, der einen kompletten Service für das Business Process Outsourcing papierbasierter Prozesse im Portfolio hat“, sagt Sebastian Weber, Bereichsleiter Kundenmanagement bei Datasec. Damit unterscheidet sich das Unternehmen grundlegend von seinen Mitbewerbern. Bieten die einen reine Scandienstleistungen an und überlassen ihren Kundenunternehmen das Speichern der Daten, so haben sich andere darauf spezialisiert, Archivsysteme samt der zugehörigen Hardware zu verkaufen – allerdings ohne den Kunden die nötigen Workflows an die Hand zu geben, mit denen die Nutzung der digitalisierten Dokumente erst Sinn macht. „Wir erleben in unseren Kundengesprächen oft, dass Unternehmen auf großen Datenmengen in veralteten Archivsystemen sitzen, die aus der Wartung gelaufen sind, oder deren Upgrades horrende Kosten und Aufwände verursachen, aber nicht flexibel mitwachsen können“, so Sebastian Weber. Chaos in den Prozessen und massive, unvorhergesehene Aufwendungen seien zumeist die Folgen einer solchen Fehlkalkulation. Datasec verfolgt deshalb den ganzheitlichen Weg: Sämtliche Daten werden revisionssicher in der selbst entwickelten Plattform Doku@Web gespeichert – die Daten kommen also aus der Cloud.
Von Beginn an auf die Cloud spezialisiert
Durch die kundenindividuelle und flexible Anpassung aller Leistungen entlang der Prozesskette wird es den Kunden zudem ermöglicht, bei voller Nutzung des Datasec-Portfolios Zusatzkosten zu vermeiden – die Kunden erhalten absolute Kostentransparenz und am Ende das vereinbarte Ergebnis. „Cloud heißt in diesem Fall auch, dass sich die Daten in unseren eigenen Rechenzentren an definierten Standorten in Deutschland befinden, und nicht etwa im Ausland, wie dies oft üblich ist. Themen wie Safe Harbor stellen somit sowohl für Datasec als auch für unsere Kunden keine Probleme dar“, verdeutlicht Tobias Wilsmann, Bereichsleiter IT und ergänzt: „Wir gehen auch nicht den Weg anderer Anbieter, die ihren Kunden einen gemieteten externen Archivserver verkaufen, der letztlich in einem beliebigen Rechenzentrum steht – das wäre aus unserer Sicht viel zu unsicher und nicht seriös.“ Datasec kann hier auf die Tatsache verweisen, dass sowohl das Archivsystem als auch alle dazugehörigen Workflow-Module seit Beginn in Eigenregie entwickelt und weiterentwickelt wurden und werden – ohne auf Drittanbieter zurückzugreifen. Mittlerweile umfasst allein das Entwicklerteam in Siegen 40 Mitarbeiter. „Wir haben unsere Lösungen immer in enger Zusammenarbeit und ganz und gar nach den Anforderungen und Bedürfnissen unserer Kunden entwickelt. Und das werden wir auch weiterhin so handhaben“, so Wilsmann.
Mit Browser, ohne Client
Der Zugriff auf die Daten ist für die Unternehmen denkbar einfach – via Browser. Rund 50.000 User in über 300 Unternehmen greifen auf diesem gesicherten Weg derzeit auf Dokumente in Doku@Web zu. Lösungen wie die elektronische Akte, Vertragsmanagement und Rechnungsworkflows mit oder ohne SAP-Integration ergänzen die Produktpalette. „Wir bieten alles aus einer Hand, während viele Anbieter es schon für eine technologische Errungenschaft halten, wenn Sie einen Scan-Client im Markt haben“, spitzt Sebastian Weber zu. Denn bei klassischen Inhouse-Lösungen müssten Unternehmen oft drei oder mehr Lösungen auswählen, um ihre dokumentenbasierten Prozesse vollständig zu rationalisieren – entsprechende Reibungsverluste und spätere Differenzen bei Verantwortlichkeiten und Problemen eingeschlossen.
Qualifizierte Arbeit ergänzt Technologie
Unternehmen können ihre Altbelege ebenso wie laufende Post- und Rechnungseingänge direkt an das Siegener Dienstleistungszentrum übergeben oder gleich ihren gesamten Posteingang an Datasec auslagern. Geschulte Mitarbeiter übernehmen die Postbearbeitung, Digitalisierung und Klassifizierung. Dies gilt auch für Spezialgebiete wie den Rechnungseingang samt anschließender Zielkontierung. Hier liegt neben der integrierten Softwareplattform die zweite Stärke des Siegener Dienstleisters, der mittlerweile über 320 Menschen beschäftigt, deren qualifizierte Arbeit die Lösung in der Cloud ergänzt und den vollständigen Service erst möglich macht. Viele große Unternehmen haben bereits Millionen von Altaktenbeständen auf diese Weise in Siegen verarbeiten und digitalisieren lassen, um sich von der Archivierung zu entlasten. Andere haben ihren ganzen Rechnungseingang nach Siegen verlagert. „Von der physischen Abholung und Einlagerung von Dokumenten bis zur Bereitstellung von zielkontierten Rechnungen in eigenen SAP-Add-Ons bieten wir alles rund um dokumentenbasierte Prozesse
an“, sagt Sebastian Weber.
Optimale Kostentransparenz
Gerade der Betrieb von Standalone-Archivservern, die nicht linear mitwachsen, stellt Unternehmen immer häufiger vor Probleme. Anders bei der Cloud-Lösung von Datasec. Die Ad-hoc-Erweiterung des Daten- und Servicevolumens ist in wenigen Stunden realisierbar, bei geringen Kosten: Pay-per-Use heißt hier das Stichwort und ermöglicht es Unternehmen, ihren Wachstumspfad mit überschaubarem Einsatz einzuschlagen. „Dabei sinken die Kosten im Grenzkostenbereich natürlich und die Dienstleistung wird nicht linear mit dem Datenvolumen teurer“, erklärt Sebastian Weber. Hingegen sparen die Kunden durch die Dienstleistungen der Datasec information factory bares Geld. „Wenn Unternehmen unser gesamtes Portfolio nutzen, sind Ersparnisse bis zu 70 Prozent drin, dies wurde von namhaften Beratungsunternehmen ermittelt und validiert“, so Weber. Diese Zahl setzt sich aus IT- und Prozesskosten zusammen. Möglich ist diese signifikante Kostenersparnis nur durch das einzigartige Konzept des dreidimensionalen Produkt- und Leistungsportfolios, bestehend aus der modular wählbaren Kombination aus Systemplattform, Lösungsmodulen und Prozessdienstleistungen. Der Erfolg der Philosophie des Full-Service-Providers gibt Datasec recht: Seit 2008 ist das Unternehmen von 35 auf 320 Mitarbeiter angewachsen. Allein im Jahr 2014 hat Datasec über 11,4 Milliarden Euro Rechnungsvolumen für ihre Rechnungseingangskunden kontiert und entlastet so deren Buchhaltungen und auch die IT-Abteilungen. Das jährliche Wachstum liegt bei 20 bis 25 Prozent im Jahr, Tendenz steigend.
Detlev Karg
