Unter steigendem Kostendruck entschließen sich immer mehr Unternehmen, Kreditorenrechnungen mit hohen Eingangsvolumina von externen Dienstleistern erfassen und vorkontieren zu lassen. Dabei kommen Cloud-basierte Prozesse zum Einsatz, bei denen die erfassten Belege in dem SAP-System des Kunden bereitgestellt werden. Unternehmen können so, je nach ausgewählter Tiefe der Dienstleistung, sich den gesamten Prozess der Belegverarbeitung und rechtssicheren Archivierung sparen, ohne dabei die eigenen Systeme zu belasten. Für die buchhalterisch korrekte Abbildung der Rechnungsfreigaben in den lokalen SAP-Systemen der Unternehmen sowie einfache und individuell anpassbare Workflows sorgen Add-ons, wie sie etwa die Datasec information factory für ihre Kunden bereitstellt.
Individuelle Workflows lassen sich im SAP-Umfeld oft nur mit hohem Programmieraufwand realisieren. Der Umgang mit dem im Standard vorgesehenen „SAP Business Workflow“, etwa für die Bearbeitung und Freigabe eingehender Rechnungen, ist neben einem kostenintensiven Entwicklungsprojekt auch mit dauerhaft hohen Wartungskosten sowie schlechten Anpassungsmöglichkeiten bei wechselnden Prozessen verbunden. Vor allem Unternehmen mit zahlreichen unterschiedlichen Rechnungsprozessen, wie Immobiliengesellschaften und Dienstleistungsunternehmen, streben danach, die Verarbeitung von Belegen zu vereinfachen und die Speicherung dieser Dokumente rechtskonform auszulagern. Dies entlastet sowohl den IT-Betrieb wie auch die Buchhaltung und rückt deren Kernaufgaben, die Prozessverantwortung anstelle der Rechnungserfassung, stärker in den Vordergrund.
Jederzeit Überblick über alle Rechnungsprozesse
Die Datasec information factory stellt mit ihrem Add-on für die Eingangsrechnungsverarbeitung auf SAP-Systemen eine entsprechende Lösung für diese Szenarien bereit. Das Modul ist kundenseitig einsetzbar, ebenso können, neben der reinen Systembereitstellung, unterschiedliche Teilschritte wie die Erfassung und Vorkontierung von Belegen bis hin zu deren Zielkontierung von dem zertifizierten Dienstleister in Siegen
übernommen werden. In einem klar strukturierten und kundenindividuellen Workflow können Rechnungen freigezeichnet und anhand der eigenen Compliance-Regelungen mit unterschiedlichen Freigabeszenarien in Unternehmen bearbeitet werden. Die Freigabe erfolgt hierbei in einem Webfrontend. Die Buchhaltung behält dabei allerdings jederzeit den totalen Überblick über alle sich im Unternehmen befindlichen Rechnungsprozesse, vom Scanning bis hin zur eigentlichen Buchung. Dies wird ermöglicht durch einen Prozessmonitor in Form einer SAP-Transaktion im Addon von Datasec. „Wir haben uns bei der Entwicklung des Systems explizit gegen den SAP Business Workflow entschlossen. Nicht nur wegen der sehr viel aufwendigeren Entwicklung und schlechteren Wartbarkeit, vor allem aber aufgrund des Anspruchs, den Freigebern in den Unternehmen eine möglichst einfache und intuitiv bedienbare Oberfläche zur Verfügung zu stellen“, erläutert Tobias Wilsmann, Bereichsleiter IT bei Datasec. Zum Teil wurden dabei bestimmte Rollen für den Freigabeplatz auf ein Minimum reduziert und nur zwei Buttons zur Bedienung angeboten.
Dokumente im externen revisionssicheren Archiv
Die Datenhaltung für das gesamte Addon liegt in SAP-Tabellen im eigenen Namensraum. Dabei werden nicht nur die Prozessdaten dort abgelegt, auch die gescannten Belegbilder werden dabei über ArchivLink angezeigt. Dabei liegen die PDF/A-Dokumente im externen revisionssicheren Archiv in der von Datasec bereitgestellten Cloud-Plattform „Doku@Web“. Das Add-on basiert in weiten Teilen ausschließlich auf Standard-SAP-Prozessen. Somit werden alle Datenänderungen, sowohl über den internen SAP-Monitor wie auch über die externe Rechnungsfreigabe, in den SAP-Änderungsbelegen abgebildet. Grundeinstellungen in „SAP FI“ werden aufgrund der Buchungssimulation bei jedem Abschluss eines Schrittes durchgereicht. Dies führt in letzter Konsequenz zu ausschließlich buchbaren Belegen in der Finanzbuchhaltung und erspart damit das aufwendige Korrigieren von Fehleingaben im letzten Prozessschritt. Das Ergebnis ist eine FI-Buchung im SAP-System einschließlich eines Verknüpfungseintrags zum Belegbild wie auch einer revisionssicher archivierten Workflow-Historie aller Prozessschritte. Alle denkbaren kundenbezogenen Freigabeprozesse lassen sich damit individuell
abbilden. Bei Änderungen in den Abläufen sind alle wesentlichen Einstellungen über Customizing anpassbar; es ist keine komplexe Programmierung wie beim SAP Business Workflow nötig. Das spart erhebliche Kosten auf Kundenseite.
Sicherstellung der Release- und Updatefähigkei
Ein weiterer wichtiger Aspekt beim Einsatz des Add-ons im SAP-Umfeld ist die Sicherstellung der Release- und Updatefähigkeit des SAP-Systems. Ziel ist es dabei, dass Zusatzprogramme auf einem SAP-System sich nicht gegenseitig stören. Das Add-on für die Eingangsrechnungsverarbeitung von Datasec umgeht dieses Problem, indem ein weltweit gültiger Namensraum für die Lösungen dieses Herstellers reserviert ist. Das Programm verzichtet somit auf die beliebten Z-Programme, da es ausschließlich im eigenen Namensraum entwickelt und gepflegt wird. Außerdem ist es modifikationsfrei und hat damit keinen Einfluss auf die Einspielung von Support- oder EHP Packages. Die mit diesem Add-on für die Eingangsrechnungsverarbeitung erreichbaren Servicestufen sind nach Kundenwünschen anpassbar. So lässt sich auf einfache Weise definieren, ob nur gescannte, vorerfasste oder zielkontierte Belege beim jeweiligen Empfänger ankommen. „Wir als Geschäftsprozessdienstleister im SAP-Umfeld können in der denkbaren letzten Ausbaustufe auch die gesamte Kontierung der Rechnung in das SAP-System des Kundenunternehmens liefern“, verdeutlicht Tobias Wilsmann. Wenn Dienstleister mit leistungsfähigen und sicheren Cloud-Angeboten für SAP-Umgebungen den kompletten Prozess der Eingangsrechnungsbearbeitung übernehmen, wandelt sich die Rolle der Buchhaltungen in Unternehmen noch stärker: Sie werden schlanker, da sie keine Daten erfassen und bearbeiten und keine Probleme klären müssen. Ihnen obliegt letztlich nur noch die Kontrolle jener Prozesse, die der Dienstleiter erbringt.
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