Presselogistiker archiviert mit DOKU@WEB®

Unsere Presselandschaft funktioniert, weil ein ausgeklügeltes logistisches Netzwerk von über 70 Presse-Grossisten Hand in Hand arbeitet. Sie sorgen dafür, dass die rund 120.000 Presseverkaufsstellen in Deutschland mit Zeitungen und Zeitschriften pünktlich beliefert werden. Einer von ihnen ist die Wilhelm Schmitz GmbH & Co. KG.

Unsere Presselandschaft funktioniert, weil ein ausgeklügeltes logistisches Netzwerk von über 70 Presse-Grossisten Hand in Hand arbeitet. Sie sorgen dafür, dass die rund 120.000 Presseverkaufsstellen in Deutschland mit Zeitungen und Zeitschriften pünktlich beliefert werden. Einer von ihnen ist die  Wilhelm Schmitz GmbH & Co. KG. Mit Standorten in Duisburg, Bochum und Dortmund beliefert sie im Herzen des Ruhrgebiets mehr als 4200 Händler und organisiert damit – so nebenbei – den ungehinderten Marktzutritt und die Erhältlichkeit aller Presseerzeugnisse in Deutschland. Bereits in der vierten Generation ist das Familienunternehmen bekannt für seine zuverlässige Vertriebs- und Logistikkompetenz.

Um erfolgreich am Markt zu bestehen, sucht das Unternehmen kontinuierlich nach Verbesserungen in seinen Prozessen. So kam es im vergangenen Jahr zu der Zusammenarbeit mit der DATASEC GmbH. Denn der Grossist suchte nach innovativen Lösungen, um auch langfristig zu den Leistungsfähigsten der Branche zu gehören. Outsourcing von Dienstleistungsprozessen war hier das richtige Stichwort. Zum Auftragsbereich der DATASEC gehört das Archivieren der Eingangsrechnungen, der Lieferscheine sowie der Rechnungen. Monat für Monat werden rund 1,5 Millionen Dokumente neu archiviert. Zum Einsatz kommt die DATASEC-Archivierungsdienstleistung DOKU@WEB®.

Diese bietet durch das ASP-Modell massive Vorteile für die Kunden: sie sparen im Vergleich zu eigenen Systemen hohe Investitions- und Folgekosten vor allem bei Hardware und Fachpersonal. Durch die zertifizierte GOB-Konformität („Revisionssicherheit“) von DOKU@WEB® ist die rechtssichere Archivierung der Rechnungen automatisch und vom ersten Prozessschritt an gewährleistet. Sollten sich die rechtlichen Bedingungen ändern, wird diesem Umstand von DATASEC sofort Rechung getragen.

Für Hendrik Schinnenburg, IT-Leiter von Schmitz, ein wichtiger Vorteil von DOKU@WEB® Darüber hinaus kann aus den bei der W. Schmitz GmbH & Co. KG genutzten Warenwirtschaftssystemen Phoenix und Microsoft® Dynamics NAV (ehemals NAVISION) über die API auf alle in DOKU@WEB® archivierten Belege zugegriffen werden.Mittlerweile wurden daher auch die Migration mehrerer Millionen Dokumente des Altsystems sowie die Integration der Dokumente in das Warenwirtschaftssystem Microsoft Dynamics NAV auf DOKU@WEB®abgeschlossen. Die Erfahrungen der Zusammenarbeit bewertet Hendrik Schinnenburg, der Leiter IT bei Schmitz, als „sehr konstruktiv und partnerschaftlich“. Das Projekt konnte so gemeinsam erfolgreich umgesetzt werden.

Seit Neuestem wird die Archivierung der Ausgangsbelege um die die Digitalisierung der Eingangsbelege ergänzt. Auch in diesem Bereich hat man sich nach einer Detaillierten Kosten-/Nutzenanalyse für die Scanndienstleistung durch DATASEC entschieden. Ein weiterer Vorteil: DATASEC liefert alle Services rund ums Dokument aus einer Hand, die bekannte Schnittstellen- und Abstimmungsproblematik entfällt.

Im wahrsten Sinne: Ein Rundum-Sorglos-Paket!

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