Die einfache Bedienbarkeit und nahtlose Integration von DOKU@WEB in die IT-Systeme der Kundenunternehmen wird weiter ausgebaut. Hierzu wurde die DOKU@WEB® Plattform von Grund auf neu entwickelt.
Die moderne Software-Architektur wie auch die neue ansprechende Oberfläche verzahnen mit Hilfe von Web Services die neuen Funktionen von DOKU@WEB® noch enger mit den Anwendungen bei Kundenunternehmen. Damit wird es dann möglich sein, jeden Teil von DOKU@WEB an eine beliebige Stelle einer Anwendung zu integrieren sowie Daten direkt aus den eigenen Systemen und Microsoft Office oder Outlook an DOKU@WEB zu übertragen. Wie bei allen anderen Funktionen benötigen Kundenunternehmen auch hierfür keine eigene Installation oder Wartung. Diese Funktionen von DOKU@WEB werden nahtlos in die führenden Anwendungen integriert. „Mitarbeiter müssen dann nicht mehr in andere Anwendungen wechseln, wenn sie die von DATASEC verwalteten Daten und Prozesse aufrufen wollen. Auf diese Weise werden hochkomplexe und große Datenbestände auf einfachste Weise verfügbar gemacht“, sagt Sebastian Weber, Bereichsleiter Vertrieb und Marketing bei DATASEC. Künftig wird es mit DOKU@WEB auch möglich sein, aktuell verwendete Dokumente zu bearbeiten. Damit orientiert sich die Dokumentenverwaltung mit DOKU@WEB an sach- und prozessbezogenen Kriterien und dient nicht nur der Verwaltung von Altbeständen, die lediglich für Recherchezwecke archiviert werden. „Nicht nur das Ende des Lebenszyklus’ von Dokumenten ist für Unternehmen relevant, sondern zunehmend auch die sichere Ablage von aktiven Dokumenten, die von verschiedenen Arbeitsgruppen über eine Zeit bearbeitet werden“, erläutert Weber die neuen Möglichkeiten. Künftig werden Dokumente in DOKU@WEB mit einem Bearbeitungsstatus versehen, so dass alle Beteiligten ein Dokument zum gewünschten Bearbeitungsstand aufrufen können. Darüber hinaus integriert sich die Verwaltung von aktiven Dokumenten direkt in die elektronische Akte und ist somit direkt an der richtigen Stelle im Bearbeitungsprozess vorhanden. Sinnvoll ist das etwa für die Erarbeitung von umfangreichen Produktzulassungen oder Prozessdokumentationen.
