SAP Lösungen

Eingangsrechnungsverarbeitung und Archivanbindung mit SAP

Einfache Workflows per Add-on

Unter steigendem Kostendruck entschließen sich immer mehr Unternehmen, Kreditorenrechnungen mit hohen Eingangsvolumina von externen Dienstleistern erfassen und vorkontieren zu lassen. Dabei kommen Cloud-basierte Prozesse zum Einsatz, bei denen die erfassten Belege in dem SAP-System des Kunden bereitgestellt werden. Unternehmen können sich so – je nach ausgewählter Tiefe der Dienstleistung – den gesamten Prozess der Belegverarbeitung und rechtssicheren Archivierung sparen, ohne dabei die eigenen Systeme zu belasten.

Die von DATASEC bereitgestellten Add-ons sorgen für die buchhalterisch korrekte Abbildung der Rechnungsfreigaben in den lokalen SAP-Systemen der Unternehmen sowie einfache und individuell anpassbare Workflows.

Seit 2010 ist die DATASEC information factory GmbH als SAP Software Solution Partner vollständig zertifiziert. Die stets aktuelle Zertifizierung ist jederzeit direkt bei SAP für Sie einsehbar.

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Im Überblick

  • Individuelle Rechnungsprozesse ohne Programmieraufwand
  • Kombinierbare Dienstleistungen für Lösungen aus einem Guss
  • Revisionssichere SAP ArchivLink Szenarien
  • Keine Update und Wartungsproblematik
  • Plattformunabhängiger, Browser unabhängiger Zugriff ohne benötigte Plugins

Weiterführende Informationen

Jederzeit Überblick über alle Rechnungsprozesse

Individuelle Workflows lassen sich im SAP-Umfeld oft nur mit hohem Programmieraufwand realisieren. Der Umgang mit dem im Standard vorgesehenen „SAP Business Workflow“, etwa für die Bearbeitung und Freigabe eingehender Rechnungen, ist neben einem kostenintensiven Entwicklungsprojekt auch mit dauerhaft hohen Wartungskosten sowie schlechten Anpassungsmöglichkeiten bei wechselnden Prozessen verbunden. Vor allem Unternehmen mit zahlreichen unterschiedlichen Rechnungsprozessen, wie Immobiliengesellschaften und Dienstleistungsunternehmen, streben danach, die Verarbeitung von Belegen zu vereinfachen und die Speicherung dieser Dokumente rechtskonform auszulagern. Dies entlastet sowohl den IT-Betrieb wie auch die Buchhaltung und rückt deren Kernaufgaben, die Prozessverantwortung anstelle der Rechnungserfassung, stärker in den Vordergrund.

Wir stellen Ihnen mit unserem Add-on für die Eingangsrechnungsverarbeitung auf SAP-Systemen eine entsprechende Lösung für diese Szenarien bereit. Das Modul ist kundenseitig einsetzbar, ebenso können – neben der reinen Systembereitstellung – unterschiedliche Teilschritte wie die Erfassung und Vorkontierung von Belegen bis hin zu deren Zielkontierung von uns übernommen werden. In einem klar strukturierten und kundenindividuellen Workflow können Rechnungen freigezeichnet und anhand der eigenen Compliance- Regelungen mit unterschiedlichen Freigabeszenarien in Ihrem Unternehmen bearbeitet werden. Die Freigabe erfolgt hierbei in einem Webfrontend. Die Buchhaltung behält dabei allerdings jederzeit den vollständigen Überblick über alle sich im Unternehmen befindlichen Rechnungsprozesse, vom Scanning bis hin zur eigentlichen Buchung.

Dies ermöglichen wir durch einen Prozessmonitor in Form einer SAP-Transaktion im Add-on. Wir haben uns bei der Entwicklung des Systems explizit gegen den SAP Business Workflow entschieden. Nicht nur wegen der sehr viel aufwendigeren Entwicklung und schlechteren Wartbarkeit, vor allem aber aufgrund des Anspruchs, den Freigebern in den Unternehmen eine möglichst einfache und intuitiv bedienbare Oberfläche zur Verfügung zu stellen.

Dokumente im externen revisionssicheren Archiv

Die Datenhaltung für das gesamte Addon liegt in SAP-Tabellen im eigenen Namensraum. So werden nicht nur die
Prozessdaten dort abgelegt, auch die gescannten Belegbilder werden hier über ArchivLink angezeigt. Die PDF/A Dokumente liegen im externen revisionssicheren Archiv in der von DATASEC bereitgestellten Cloud-Plattform DOKU@WEB.

Das Add-on basiert in weiten Teilen ausschließlich auf Standard-SAP-Prozessen. Somit werden alle Datenänderungen, sowohl über den internen SAP-Monitor wie auch über die externe Rechnungsfreigabe, in den SAP Änderungsbelegen abgebildet.

Grundeinstellungen in „SAP FI“ werden aufgrund der Buchungssimulation bei jedem Abschluss eines Schrittes durchgereicht. Dies führt in letzter Konsequenz zu ausschließlich buchbaren Belegen in der Finanzbuchhaltung und erspart Ihnen damit
das aufwendige Korrigieren von Fehleingaben im letzten Prozessschritt.

Das Ergebnis ist eine FI-Buchung im SAP-System einschließlich eines Verknüpfungseintrags zum Belegbild wie auch einer revisionssicher archivierten Workflow-Historie aller Prozessschritte. Alle denkbaren kundenbezogenen Freigabeprozesse lassen sich damit individuell abbilden. Bei Änderungen in den Abläufen sind alle wesentlichen Einstellungen über Customizing anpassbar; es ist keine komplexe Programmierung wie beim SAP Business Workflow nötig. Sie sparen somit erhebliche Kosten ein!

Wir stellen Release- und Updatefähigkeit sicher

Ein weiterer wichtiger Aspekt beim Einsatz des Add-ons im SAP-Umfeld ist die Sicherstellung der Release- und Updatefähigkeit des SAP-Systems. Ziel ist es dabei, dass Zusatzprogramme auf einem SAP-System sich nicht gegenseitig stören. Unser Add-on für die Eingangsrechnungsverarbeitung umgeht dieses Problem, indem ein weltweit gültiger Namensraum für unsere Lösungen  reserviert ist. Das Programm verzichtet somit auf die beliebten Z-Programme, da es ausschließlich im eigenen Namensraum entwickelt und gepflegt wird. Außerdem ist es modifikationsfrei und hat damit keinen Einfluss auf die Einspielung von Support- oder EHP Packages.

Die mit diesem Add-on für die Eingangsrechnungsverarbeitung erreichbaren Servicestufen sind individuell nach Ihren Wünschen anpassbar. So lässt sich auf einfache Weise definieren, ob nur gescannte, vorerfasste oder zielkontierte Belege beim jeweiligen Empfänger ankommen.

Wir als Geschäftsprozessdienstleister im SAP-Umfeld können in der denkbaren letzten Ausbaustufe auch die gesamte Kontierung der Rechnung in das SAP-System des Kundenunternehmens liefern.