Transparent und schnell – Optimierter Rechnungsprozess erhöht die Produktivität

Die Olper VATRO GmbH ist eines der führenden deutschen Unternehmen für die Beseitigung von Brand- und Wasserschäden. Eingehende Rechnungen werden heute durch den Siegener Geschäftsprozessdienstleister DATASEC eingescannt und vorerfasst über die ASP-Archivierungs- und Workflowlösung DOKU@WEB® für die Freigabe und Verbuchung bereitgestellt. Damit hat sich der Rechnungsdurchlauf auf wenige Tage verkürzt und das Liquiditätsmanagement wurde wesentlich verbessert.

Der Olper Schadensanierer VATRO optimiert den Eingangsrechnungsprozess mit Lösungen und Dienstleistungen der DATASEC GmbH

Die Olper VATRO GmbH ist eines der führenden deutschen Unternehmen für die Beseitigung von Brand- und Wasserschäden. Eingehende Rechnungen werden heute durch den Siegener Geschäftsprozessdienstleister DATASEC eingescannt und vorerfasst über die ASP-Archivierungs- und Workflowlösung DOKU@WEB® für die Freigabe und Verbuchung bereitgestellt. Damit hat sich der Rechnungsdurchlauf auf wenige Tage verkürzt und das Liquiditätsmanagement wurde wesentlich verbessert.

Seit ihrer Gründung 1992 ist die VATRO Trocknungs- und Sanierungstechnik GmbH kontinuierlich und mit 20 Prozent pro Jahr sehr dynamisch gewachsen. Neben der Trocknung von Wasserschäden bietet VATRO heute ein umfassendes Schadensmanagement für den Objektbereich an. Über 800 Mitarbeiter erwirtschaften einen Umsatz von rund 150 Millionen Euro. Im Schadenfall organisiert VATRO mit erfahrenen Projektleitern in 33 Niederlassungen in Deutschland die gesamte Schadensanierung aus einer Hand. Neben dem Einsatz von eigenen Mitarbeitern werden Handwerker aus den Regionen als Subunternehmer für die fälligen Sanierungsarbeiten eingesetzt. „Die eingehenden Rechnungen der Handwerksunternehmen wurden früher vor Ort von unseren Projektleitern freigegeben und dann per Post an die zentrale Buchhaltung in Olpe weitergeleitet. Hier wurden die Belege in das SAP-System eingegeben, kontiert und dann in Papierform abgelegt“, erläutert Alexander Liebrecht, kaufmännischer Leiter bei VATRO, den ehemaligen Ablauf. Angesichts von rund 10.000 Kreditorenrechnungen, von denen rund fünf Prozent aufgrund von Kürzungen, rechnerischen oder sachlichen Fehlern nachbearbeitet oder zurückgesendet werden müssen, war die zentrale Verwaltung aufgrund der stetig wachsenden Mengen zunehmend belastet. „In dem Augenblick, in dem eine Rechnung fehlerhaft war, kam es erheblichen Verzögerungen, denn dann ging die Rechnung zurück an die Niederlassung, die den Sachverhalt erneut klären musste. In der Zwischenzeit riefen Handwerker hier in Olpe an und fragten nach den Zahlungen. Wenn dann noch ein Projektleiter vor Ort im Urlaub war, war das Problem naturgemäß noch größer“, erklärt Peter Lübke, Leiter der Buchhaltung bei VATRO.

Um die Buchhaltung zu entlasten und zudem einen tagesaktuellen Überblick über ausstehende Rechnungen zu erhalten, sollte die Freigabe der Kreditorenrechnungen und die Ablage auf einen elektronischen Ablauf umgestellt werden. Nach der Projektfreigabe im Frühjahr 2010 kamen mehrere Anbieter in die engere Auswahl, die Entscheidung fiel rasch auf die Siegener DATASEC information factory GmbH. „Vor allem die Expertise von DATASEC auf diesem Gebiet hat uns sehr schnell überzeugt, ebenso die Leistungsfähigkeit und Integrationstiefe der Plattform DOKU@WEB®. Zudem war die räumliche Nähe für uns entscheidend“, so Alexander Liebrecht. Im August 2010 startete das Projekt, und bereits im September 2010 wurden die ersten Belege produktiv auf digitalem Weg verarbeitet. „Eine solch schnelle Umsetzung ist nur aufgrund des Software-as-a-Service Modells der DATASEC möglich, da die komplette Gesamtlösung bereits im Rechenzentrum bereitsteht und nur noch an einige wenige Kundenindividualitäten angepasst werden muss“, so Tobias Wilsmann, Bereichsleiter Projektmanagement und IT bei dem Siegener Spezialisten.

Schnell, einfach und zielorientiert

„Unsere Hauptanforderung war, dass die Lösung so einfach wie möglich gehalten werden sollte, damit unsere Projektleiter vor Ort wenig Aufwand haben, jedoch gleichermassen tiefgreifende Funktionen für die Buchhaltung bereitstellt “, ergänzt Peter Lübke.

Heute gehen alle Rechungen zentral in Olpe ein. Dort holt ein Kurier der DATASEC sie täglich ab und bringt sie ins Dienstleistungszentrum nach Siegen, wo die Belege eingescannt, vorerfasst und rechnerisch vorgeprüft werden. „Bereits zwei Stunden nach der Abholung stellen wir die Rechnungen den Mitarbeitern der VATRO zur Freigabe und weiteren Bearbeitung bereit“, sagt Sebastian Weber, Bereichsleiter Vertrieb bei DATASEC. Anhand verschiedener Pflichtangaben, die alle Kreditoren auf ihren Rechnungen angeben müssen, ordnet das System die Rechnungen den jeweiligen Projektleitern bzw. Kostenstellenverantwortlichen zur Freigabe zu. „Unsere Projektleiter erhalten eine Nachricht über den Rechnungseingang in ihrem Portal. Per Klick öffnen sie die Rechnung und prüfen sie auf Richtigkeit. Für alle Problemfälle wie sachliche Fehler, Kürzungen oder fehlende Projektnummern gibt es eine direkte Reaktionsmöglichkeit per Mausklick. Damit sind wir bei Problemen schnell informiert und können uns zeitnah mit dem Lieferanten abstimmen“, sagt Alexander Liebrecht. Das Unternehmen spart auf diese Weise viele zeitraubende Telefonate und mitunter wochenlange Verzögerungen im Rechnungsdurchlauf.

Auch die Liquiditätssteuerung ist wesentlich verbessert worden. „Rechnungen, die früher in den Niederlassungen waren und von denen wir in der Buchhaltung noch keine Nachricht hatten, werden heute direkt beim Posteingang erfasst und wir können so natürlich unsere monatlichen Abschlüsse viel detaillierter darstellen“, so Peter Lübke. Zudem entfällt die Aufbewahrung der papiergebundenen Rechnungen. Sie werden nach einer kurzen Lagerfrist bei DATASEC vernichtet. VATRO hat mit DOKU@WEB® von DATASEC eine leistungsfähige Lösung für das Kreditorenmanagement realisiert, die nach der Fusion des Unternehmens mit der schwedischen Polygon AB ausgebaut werden soll.

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