Die Kölner GAG Immobilien AG arbeitet effizient mit einem digitalen Posteingang.
Die GAG Köln hat mit der Ablösung des internen digitalen Archivs den Schritt zum konsequenten Business Process Outsourcing für das gesamte Dokumentenmanagement vollzogen. Mit der Cloud-basierten Lösung Doku@web des Siegener Dienstleisters Datasec information factory sind heute alle Mieterakten digital via Browser verfügbar. Alle neu eingehenden Schriftstücke werden in der ausgelagerten Poststelle bei Datasec digitalisiert und stehen dann für die Mitarbeiter der GAG zur Bearbeitung bereit.
Im Jahr 2011 entschied sich das größte Kölner Wohnungsunternehmen, das Management aller Dokumente auf eine neue Basis zu stellen. Schon zuvor hatte die GAG ein internes Archivsystem betrieben, in dem der Schriftverkehr mit den Mietern gespeichert wurde. Da Pflege und Wartung zu diesem Zeitpunkt ausliefen und bereits sechs Millionen Datensätze in dem System verwaltet wurden, musste die weitere Verfügbarkeit mit einer neuen Lösung gesichert werden. „Eine intensive Marktrecherche zeigte uns, dass die webbasierte Lösung Doku@web das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet“, sagt Marcel Schuhmann, IT-Leiter der GAG. „Weil Doku@web browserbasiert ist, ist die Bedienung und die Recherche in den digitalen Akten denkbar einfach, ebenso die Einbindung in die IT-Landschaft eines Unternehmens“, betont Sebastian Weber, Leiter Vertrieb und Marketing bei Datasec.
Nicht zuletzt war auch die grundlegende Expertise von Datasec im Bereich der Immobilienwirtschaft ausschlaggebend für die Entscheidung der GAG, hat das Siegener Unternehmen in den vergangenen Jahren doch die Mieterakten der größten Immobiliengesellschaften Deutschlands digitalisiert und für diese virtuelle Poststellen eingerichtet. In einem ersten Schritt wurden die sechs Millionen Datensätze des Altsystems in Doku@web überführt. „Dabei entstand der Gedanke, auch die alten Papierakten zu erfassen, sowie die Erfassung der Eingangspost künftig vollständig auszulagern“, sagt IT-Leiter Schuhmann. Diese ebenfalls rund sechs Millionen Seiten umfassenden Bestände der Papierakten wurden von Datasec in den Kundencentern abgeholt und in Siegen digitalisiert. Jede Mieterakte erhielt dabei einen Barcode für die eindeutige Identifizierung. „Unsere Mitarbeiter haben also jede einzelne Akte einer Wohneinheit zugeordnet und alle Belege mit Barcodes versehen. Diese dienen der automatischen Zuordnung jedes Dokuments während des Scanvorgangs“, erläutert Weber. Die auf diese Weise entstandenen digitalen Akten sind die logische Basis für die Ablage aller neu eintreffenden Belege. „Dazu betreiben wir für die GAG eine Poststelle. Unsere Mitarbeiter sortieren die Belege nach ihrer Relevanz und nach dem Anliegen des Absenders. Sie werden sowohl einem Geschäftspartner als auch einer Wohnung bzw. einem Mietvertrag zugeordnet“, so Weber weiter. Dank der Klassifizierung erhalten stets diejenigen Mitarbeiter der GAG eine Benachrichtigung, die für die Bearbeitung zuständig sind. Gleichzeitig wird im Rechenzentrum von Datasec das Schriftstück in die digitale Akte übernommen und steht zum Abruf bereit. Somit steht das eingehende Dokument bereits direkt nach der Bearbeitung durch Datasec allen Organisationseinheiten der GAG zur Verfügung und nicht erst im Anschluss an die Postbearbeitung, die naturgemäß länger dauert.
„Alle Vorgänge sind stets im System verfügbar, die Bearbeitung jedes Dokuments findet statt, sobald es verfügbar ist. Die ausgelagerte Poststelle sorgt für eine effiziente Verteilung der Dokumente und sichert die optimale Pflege der elektronischen Mieterakten. Ziel ist es, mit Doku@web zukünftig Zeit und Kosten zu sparen“, so das Fazit von IT-Leiter Marcel Schuhmann.
Detlev Karg
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