Die elektronische Akte senkt Verwaltungskosten

Cloud Computing ist derzeit in aller Munde, doch stellt sich die Frage, wie Unternehmen kostenintensive Prozesse auslagern und dabei wirklich profitieren. Denn so wolkig wie der englische Begriff sind auch Definitionen und Angebote auf dem Markt. Die Siegener DATASEC information factory GmbH kennt diese Diskussion seit ihrer Gründung. Das Unternehmen übernimmt komplette Unternehmensprozesse und arbeitet Daten im Auftrag von Kundenunternehmen so auf, dass sie ohne weitere Nachbearbeitung in den Prozessen des Kunden verwendet werden können.

DATASEC: Cloud-Services mit Tiefgang

Cloud Computing ist derzeit in aller Munde, doch stellt sich die Frage, wie Unternehmen kostenintensive Prozesse auslagern und dabei wirklich profitieren. Denn so wolkig wie der englische Begriff sind auch Definitionen und Angebote auf dem Markt. Die Siegener DATASEC information factory GmbH kennt diese Diskussion seit ihrer Gründung. Das Unternehmen übernimmt komplette Unternehmensprozesse und arbeitet Daten im Auftrag von Kundenunternehmen so auf, dass sie ohne weitere Nachbearbeitung in den Prozessen des Kunden verwendet werden können. Wichtige Standarddienste wie revisionssichere Archivierung und Datensicherung gehören automatisch mit zur Bearbeitungskette. Nicht nur die größten deutschen Immobiliengesellschaften sparen mit DATASEC erheblichen Verwaltungsaufwand ein. Überzeugte Kunden gibt es in allen Branchen, von der Automobilzulieferindustrie bis hin zum Gesundheitswesen.

ASP, Software as a Service, jetzt Cloud Computing: Namen und Gründe für das Auslagern von Prozessen sind zahlreich. Doch was steckt dahinter? Gerhard Weber, Gründer und Geschäftsführer der Siegener DATASEC Information Factory bringt es auf den Punkt: „Unternehmen suchen nicht nach einer IT-Lösung, die ihnen meist nur einen Teil der Arbeit abnimmt und bei der es oft für viele Teilbereiche eines Problems keine Lösung aus einer Hand gibt. Wenn sie den Schritt tun und etwa ihre Verwaltung auslagern oder reduzieren möchten, dann wollen sie alles aus einer Hand, und genau das bieten wir ihnen.“ So schätzt Weber, der viele Jahrzehnte Erfahrung in diesem Markt hat, dass die meisten Modelle, bei denen Prozesse ausgelagert werden, die Kundenwünsche nur zu 70 Prozent erfüllen und meist ein Rest an Arbeit für die Unternehmen bleibe. „Das hat seinen Grund oft darin, dass die IT-Lösung eben nicht alle Prozesse abdeckt und eine weitere Lösung ins Spiel kommen muss. Das aber führt meist zu neuen Problemen, die vorher nicht da waren“, berichtet der DATASEC- Geschäftsführer aus der Praxis. Viele Angebote im Markt beinhalten zudem einen wesentlichen Faktor nicht: menschliche Arbeit. Und die ist auch in Zeiten des Cloud Computing nach wie vor nötig, um Dienste zu erbringen und Prozesse mit definierter Qualität abzuschließen. Dieser Philosophie folgt das Angebot von DATASEC. Ursprünglich als reiner Systemanbieter im Bereich DMS-Lösungen gegründet, hat sich das Unternehmen seit 2002 als ganzheitlicher Geschäftsprozessdienstleister für alle dokumentenbasierten Abläufe entwickelt, das zahlreiche Mitarbeiter beschäftigt, die Informationen nach Kundenbedarf anreichern oder bearbeiten. „Wir bieten zum einen unseren modularen Service rund um alle dokumentenbasierten Prozesse“, sagt Vertriebsleiter Sebastian Weber. Zum anderen, und damit unterscheidet sich das Siegener Unternehmen deutlich von ähnlichen Anbietern, erhält der Kunde ein klar definiertes und vertraglich vereinbartes Ergebnis. Dazu setzt DATASEC auf eigene Mitarbeiter, die vor Ort und nicht extern in vermeintlichen Billiglohnländern eingesetzt werden.

Von der Übernahme einer klassischen Poststelle über das Rechungswesen bis hin zu Prozessdokumentationen für die Fertigung: Unternehmen unterschiedlichster Branchen haben sich bereits für diesen integrierten Weg entschieden und profitieren von erheblich gesunkenen Verwaltungskosten. Sie können ihre digitalisierten Daten entweder bei DATASEC im SaaS-Modell archivieren und in Workflowlösungen prozessorientiert bearbeiten oder über eine Internetschnittstelle direkt in die eigenen Inhouse-Systeme übernehmen. Das Angebot reicht von der Logistik über die händische Erfassung von Dokumenten und die intelligente Zusammenführung und Bereitstellung auf der Plattform DOKU@WEB, bis zum sicheren Zugriff über Internetbrowser und  Portallösungen auf die eingelagerten Daten.

So nutzt das Kreisklinikum Siegen heute die digitale Patientenakte auf Basis der von DATASEC bereitgestellten Dienste. „Wir haben zunächst alle in Papier vorhandenen Akten des Krankenhauses eingescannt, die bereits digital vorliegenden Akten übernommen und ergänzen die Bestände heute laufend um die neuen Informationen“, sagt Vertriebsleiter Weber. Für die Mitarbeiter sind die bei DATASEC vorgehaltenen Patientenakten über das interne Klinikinformationssystem verfügbar. Die Daten werden über die HL7-Schnittstelle, die der Standard in der Medizinkommunikation ist, ausgetauscht. Auch meterlange EKG-Diagramme werden für die elektronischen Patientenakten durch DATASEC in kundenspezifischen Datenschutzräumen unter Einhaltung massiver Sicherheitsvorkehrungen mit speziellen Dokumentenscannern von Canon und Fujitsu verarbeitet.

Das flexible Zusammenspiel von Mensch und Maschine gilt auch für Lösungen im Rechnungswesen. DATASEC bietet die maßgeschneiderte Vorkontierung von Rechnungen an, so dass Unternehmen sie direkt in SAP oder anderen Systemen weiterverarbeiten können, ohne dass sie nachbearbeitet werden müssen. „Wir ergänzen also maschinelle Arbeit durch unsere Mitarbeiter und können den Kunden auf diese Weise sauber strukturierte Ergebnisse bieten. Der Kunde muss hier keine eigenen Kräfte mehr zur Vervollständigung der Informationen einsetzen“, sagt Vertriebsleiter Sebastian Weber. Eigene Abteilungen für die Erfassung, das Scannen, Qualitäts- und Compliance Management und Archivierung von Dokumenten sichern diese Qualität.  Vorkontierte und archivierte Rechnungen, klassifizierte und indizierte Posteingänge oder archivierte Ausgangsrechnungen können Unternehmen im Rahmen individuell vereinbarter Bearbeitungszeiten abrufen. Auch Messdaten aus der Produktion oder Zählerstände jeglicher Art werden so erfasst, dokumentiert und in die Kundenprozesse ausgeliefert. „Das spart Kosten. Untersuchungen in diesem Bereich gehen davon aus, dass die komplette interne Bearbeitung einer Eingangsrechnung zwischen 20 und 50 Euro kostet. Bei uns liegen die Kosten bei einem bis zwei Euro pro Rechnung“, sagt Gerhard Weber.

Unternehmen können also bei der Verwaltung ihre Kosten deutlich senken, und das ist für Firmen eine wichtige Stellschraube in Zeiten knapper Margen in gesättigten Märkten. Mit der Auslagerung umgehen sie auch typische interne Phänomene, wie etwa die länger dauernde Bearbeitung komplizierter Prozesse. DATASEC als Dienstleister behandelt jede eingehende Rechnung gleich. „Die Transparenz der Prozesse für das Management steigt damit natürlich erheblich, denn wir agieren neutral und nachvollziehbar“, weiß Weber aus der Praxis zu berichten. Gerade bei Unternehmen mit verteilten Standorten lässt sich die Übersicht über alle Vorgänge dadurch steigern. Der Unternehmensgrundsatz, intelligente menschliche Dienstleistung mit intelligenter Technik zu verbinden, ist für Kundenunternehmen durchaus auf einfache Weise nachvollziehbar. „In diesen komplexen Prozessen wird eine Vielzahl an Daten, Statistiken und Kennzahlen erhoben. Wir haben es uns zum Ziel gesetzt, unseren Kunden diese Daten offen und ehrlich zur Verfügung zu stellen. Um dabei den Kunden auf einfache Art die Kontrolle über seine Prozesse zu geben, bereiten wir diese Daten grafisch in Form von Management-Cockpits auf. Somit ist er jederzeit in der Lage, den Fortschritt der Verarbeitung zu überwachen und erhält tagesaktuell einen Einblick in Mengen, Prozesszeiten und die Einhaltung seiner vereinbarten Servicelevel.“, sagt Tobias Wilsmann, IT-Bereichsleiter bei DATASEC. Sämtliche Mengen, Status, Prozesszeiten und die Einhaltung der vereinbarten Servicelevel lassen sich so tagesaktuell darstellen.

Wie der integrierte Service der DATASEC information factory GmbH, das Zusammenspiel von menschlicher Dienstleistung und IT-Services, sich in der Praxis bewährt, zeigt ein besonders eindrucksvolles Beispiel der jüngsten Firmengeschichte. Die Deutsche Annington, in deren Bestand sich über 220.000 Wohnungen befinden, beauftragte die DATASEC information factory GmbH Ende 2008 mit der Digitalisierung der kompletten Mieter- und Objektaktenbestände – ein Volumen von rund 19.000 Umzugskartons, verteilt über ganz Deutschland. „Das war natürlich eine große Herausforderung im technischen, aber vor allem im logistischen Bereich“, erinnert sich Vertriebsleiter Sebastian Weber. Im Zuge einer Neuorganisation wurden die Aktenbestände digitalisiert und im Mieterservice im Bochumer Customer Care Center der Deutschen Annington zentralisiert. Die Digitalisierung der Mieter- und Objektsakten hat DATASEC übernommen. Über 42 Millionen Seiten inklusive Zeichnungen mussten in ganz Deutschland binnen drei Monaten eingesammelt, gescannt und digitalisiert werden, um sie dem Kundenzentrum zur Verfügung zu stellen.

Dabei sollten alle Dokumente mit einer Volltexterkennung bearbeitet werden, damit sie später von den Mitarbeitern leicht per Mausklick durchsucht werden konnten. „Ein Projekt dieser Größenordnung hat es in Deutschland meines Wissens nach noch nicht gegeben“, sagt Gerhard Weber, Geschäftsführer der DATASEC information factory GmbH. Eigens dafür wurden über 500 Mitarbeiter für den Projektzeitraum eingestellt und eine zusätzliche Produktionshalle in Siegen angemietet. Um diese Aufgabe zu bewältigen wurden zusätzlich  12 Hochleistungsscanner angeschafft und entsprechende Rechenkapazitäten für die Volltextindizierung von bis zu 1 Million Seiten je Tag bereitgestellt. „Damit haben wir natürlich auch auf diesem Feld unsere Kenntnisse erweitert und sind als Dienstleister in eine ganz neue Dimension hineingewachsen, die derzeit so am Markt nicht angeboten wird“, sagt Vertriebsleiter Sebastian Weber.

Das Projekt war eine Herausforderung für das gesamte Unternehmen. Täglich trafen mehrere LKW voll mit Akten ein. Bei der Übergabe der Dokumente an DATASEC wurden sämtliche Akten von Hand vorsortiert. Papierunterlagen mussten entklammert und geglättet werden, bevor sie im Stapel eingescannt werden konnten. Rund um die Uhr lief die Arbeit im eigens organisierten Dreischichtbetrieb.

Im Rahmen der Zusammenarbeit hat Datasec gesonderte Vereinbarungen über die Geheimhaltung und den Datenschutz mit der Deutschen Annington geschlossen. Darüber hinaus sind selbstverständlich alle Mitarbeiter von Datasec in Bezug auf Geheimhaltung und alle Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes vertraglich verpflichtet.

„Generell wickeln wir alle Projekte unter Anwendung höchster Kriterien zu
Datensicherheit und  Datenschutz ab“, erklärt Sebastian Weber

Da die Deutsche Annington für ihre Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt den Verbleib der Akte sicherstellen wollte, wurden Barcodes in die Aktenordner eingefügt. Über sie konnten die Wege der Dokumente von der Abholung bis zur endgültigen Einlagerung nach dem Erfassen über ein Dokumententrackingsystem nachverfolgt werden. Die gescannten Vorlagen wurden mit Metadaten angereichert und im Format PDF/A als elektronische Akte gespeichert. Die digitale Mieter- und Objektakte dient als Basis für die tägliche Arbeit im Customer Care Center der Deutschen Annington und schafft dort die nötige Transparenz für die Mitarbeiter.

Dort gehen über eine bundesweit einheitliche Rufnummer täglich zwischen 5.000 und 9.000 Anrufe ein. Schon bei der Annahme des Gesprächs öffnet sich für die Mitarbeiter die passende elektronische Akte – im Hintergrund bereitgestellt im Rechenzentrum der DATASEC information factory GmbH. Außerdem  fließen seit der Digitalisierung der papiergebundenen Informationen auch alle weiteren Informationen zu jedem Mietvertrag, sei es per Mail, Brief oder Fax, in jede Akte ein“, erklärt Gerhard Weber. Dafür betreibt die DATASEC information factory GmbH eigene Eingangsadressen im Auftrag und im Namen der Deutschen Annington. Täglich gehen hier rund 5-10.000 Belege ein. Die digitale Korrespondenz wird im SAP-CRM-System der Deutschen Annington in Service Tickets umgewandelt. Die Tickets erscheinen als Aufgabe, so fließt jede Information in die digitale Akte ein. Das Wohnungsunternehmen hat durch diese voll integrierte Auslagerung der Verwaltungsprozesse rund um die Mieterbetreuung seine Verwaltungsaufwendungen in diesem Bereich erheblich reduziert und deutliche Kostenvorteile erzielt. Gleichzeitig sind alle Abläufe transparenter geworden. Denn anstatt Daten und Kommunikation an zahlreichen Standorten nachhalten und erfassen zu müssen, sind diese Abläufe heute bei DATASEC zentralisiert und für die Mitarbeiter der Deutschen Annington jederzeit elektronisch verfügbar.

Jährlich verarbeitet der Siegener Dienstleister heute 350.000 Rechnungen für die Deutsche Annington und stellt sie zur Weiterverarbeitung bereit. „Das können wir natürlich nur machen, indem wir qualifizierte Mitarbeiter beschäftigen, die in unserem Haus geschult werden und zum Beispiel eine Kontierung richtig vornehmen können. Darin unterscheiden wir uns deutlich von Angeboten, bei denen diese notwendigen Tätigkeiten in so genannten Billiglohnländern übernommen werden – mit allen daraus bekannten Qualitätsproblemen beim Service und bei den Abläufen“, unterstreicht Gerhard Weber.

In Projekten wie diesem hat DATASEC die Qualität des Projektmanagements ebenso unter Beweis gestellt wie die Qualität der Prozesse. Dabei hat das Unternehmen den Vorteil, mit seiner webbasierten Archivierungsplattform DOKU@WEB über eine selbst entwickelte Lösung zu verfügen, die sich an Kundenszenarien anpassen lässt. Fremde Lösungen kommen bei DATASEC nicht zum Einsatz. „Das ist natürlich im Alltag ein unschätzbarer Vorteil, weil wir die Leistungsfähigkeit von DOKU@WEB kennen und alle Optionen für Veränderungen und Erweiterung in eigenen Händen halten“, sagt IT-Bereichsleiter Tobias Wilsmann. Gerade die Plattformneutralität von DOKU@WEB kommt dem Unternehmen und seinen Kunden zugute. Installationen von Clients, Wartung und Integrationsaufwand gibt es nicht. Via Browser greifen die registrierten User von ihrem Desktop auf das Hostsystem von DATASEC zu. Lediglich der Adobe Acrobat Reader für das Format PDF/A, geeignet für die Langzeitarchivierung, wird dafür benötigt. „Auf unserem System haben alle Archivkunden eigene Postfächer. Die gesamte Rechenzentrumsumgebung wird mehrfach gespiegelt und läuft auf einer Multi-tenancy Architecture“, erläutert Wilsmann. Mit einer Hochverfügbarkeit von 24 Stunden an 7 Wochentagen bietet DATASEC damit eine Rechenzentrumsleistung, die der weltweit tätiger IT-Dienstleister entspricht.

Neuheiten im Produktportfolio

Die DATASEC information factory GmbH vereinfacht die Bedienbarkeit ihrer webbasierten Archivierungsplattform DOKU@WEB für Ihre Kunden mit einer neuen Benutzeroberfläche, die sich am Styleguide von Windows 7 orientiert. Wie in heute gängigen Officelösungen können Anwender in der browserbasierten Oberfläche die von Ihnen benötigen Funktionen selbst zusammenstellen. Zusätzlich bietet DATASEC jetzt die elektronische Akte für Unternehmen an. Darin sind im Format PDF/A sämtliche im Unternehmensauftrag erfassten und gegebenenfalls bearbeiteten Belege und Informationen in einem einheitlichen Format gespeichert. Für das Lesen der Akte wird lediglich der Acrobat Reader oder ein vergleichbares Programm benötigt. Jeder funktionelle Teil von DOKU@WEB ist zusätzlich in lokal installierte Anwendungen über Buttons integrierbar, so dass ein häufiger Wechsel zwischen den Anwendungen entfällt. Anwender bewegen sich damit in DOKU@WEB wie in einer lokalen Windows-Umgebung, obwohl die dahinter stehende Applikation auf einem Host-System läuft. Gewohnte Funktionen wie Drag & Drop sind somit auch hier verfügbar. Möglich wird dies durch die neu entwickelte Architektur von DOKU@WEB, die aus drei unabhängigen Programmschichten für Datenzugriff, Funktionen und Darstellung besteht. Künftig können Kundenunternehmen, die dies wünschen, eigenständig eine weitere Oberfläche installieren, die ihrer eigenen CI entspricht.

Die einfache Bedienbarkeit und nahtlose Integration von DOKU@WEB wird weiter ausgebaut. Mittelfristig sollen die Funktionen von DOKU@WEB durch Web Services noch enger mit den Kundenapplikationen verzahnt werden. Damit wird es dann möglich sein, jeden Teil von DOKU@WEB an eine beliebige Stelle seiner eigenen Anwendung zu integrieren sowie Daten direkt aus den eigenen Systemen an DATASEC zu übertragen. Bereits verfügbar ist eine rechtssichere und automatisierte E-Mail-Archivierung für Lotus Notes und Microsoft Exchange, die entsprechend den heutigen Vorschriften bei Projekten den zugehörigen Schriftverkehr direkt aus dem Mail-Client im Unternehmen dokumentiert und Mails auch im Offline-Betrieb synchronisiert. Wie bei allen anderen Funktionen benötigen Kundenunternehmen auch hierfür keine eigene Installation oder Wartung. Um der weiten Verbreitung von Mail-Clients als Hauptarbeitsplattform Rechnung zu tragen, werden die Funktionen von DOKU@WEB nahtlos in diese Anwendungen integriert. Mitarbeiter müssen dann nicht mehr in andere Anwendungen wechseln, wenn sie die von DATASEC verwalteten Daten aufrufen wollen. Auf diese Weise werden hochkomplexe und große Datenbestände auf einfachste Weise verfügbar gemacht.

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