„Wir erledigen Digitalisierung zu 100 Prozent“

Wenn man nach Marktführern in der IT-Branche sucht – Hand aufs Herz – wer denkt da zuerst an Südwestfalen? Und doch, hier wird man fündig. In Siegen. Bei der DATASEC GmbH. In knapp 20 Jahren hat sich das Unternehmen zum Branchenprimus gemausert. 350 Mitarbeiter arbeiten hier. DATASEC ist Pionier im Bereich der digitalen Bearbeitung, der heute sogar DAX-Konzerne in der Arbeit unterstützt. Die digitalen Dienstleistungen von DATASEC sollte man in Südwestfalen kennen, wenn man sich um die Optimierung von Geschäftsprozessen und der Reduzierung der Papierberge im Unternehmen kümmert. Egal ob man sich als KMU, Mittelstand oder Konzern versteht. Die Siegener sind europaweit führender Anbieter für den kompletten Service des Business Process Outsourcing papierbasierter Prozesse – und der einzige Anbieter überhaupt, der alle damit verbundenen Aufgaben, bis hin zum eigenen Rechenzentrum aus einer Hand und ausschließlich mit eigenem Personal anbieten kann.

Der Ursprung lag in der Entwicklung von Archivierungslösungen. 1995 gründete Gerhard Weber das Unternehmen als reinen ASP-Anbieter für die elektronische Archivierung. Es gibt heute nur wenige Unternehmen, die die Aufgabenstellung an das Thema Industrie 4.0 schon ähnlich weit für ihre Kunden durchdekliniert haben. Nach seinem Tod im vergangenen Jahr liegt die Führung nun in den Händen seiner beiden Söhne Sebastian und Tobias. Drittes Mitglied in der Geschäftsführung ist Tobias Wilsmann. Genauso, wie viele Mitarbeiter sind alle drei schon lange und eng mit dem Unternehmen verbunden. Viele sind von Anfang an mit dabei. Die lange treue zum Unternehmen, auch das macht ein familiengeführtes Unternehmen aus.

70 PROZENT DER PROZESSKOSTEN KÖNNEN EINGESPART WERDEN

Um einmal eine Größenvorstellung von der Leistungsfähigkeit zu haben: Pro Tag werden rund 1.200.000 Seiten für Kunden digitalisiert und 9.000 komplette Aktenordner inventarisiert. Das Logistiklager fasst mit 3.500 Palettenplätzen gut 60.000 Kartons und 300 Millionen Blatt Papier. Vier Millionen Rechnungen mit 34 Milliarden Euro Umsatz werden jedes Jahr digitalisiert und kontiert, hinzu komme gut 3 Millionen Posteingänge. Im Herzstück von Datasec, dem eigenen Rechenzentrum, werden pro Jahr 140 Millionen Belege archiviert. Grundsätzlich alle Unternehmen, bei denen Verwaltungen mit hohen Papiervolumen zu kämpfen haben, bietet sich DATAEC als Lösungsgeber an. Kostenintensive Prozesse werden automatisiert und ausgelagert. Gut für den Kunden, er hat wieder Zeit, sich um das eigentliche Kerngeschäft zu kümmern. Fluggesellschaften, Autohersteller, Immobilienverwaltungen aber auch Speditionen, Krankenhäuser, gemeinnützige Unternehmen oder Maschinenbauer sind nur einige Branchen, in denen sich das Outsourcen von und Verarbeiten von Rechnungen, Verträgen und Bestellungen lohnt. Abläufe können zentralisiert, Fristen und Zahlungskonditionen gewahrt werden. Das lohnt sich. Analysen zeigen, dass bis zu 70 Prozent der Prozesskosten eingespart werden können.

DATASEC CAMPUS: MITARBEITER WERDEN ECHTE FACHKRÄFTE

Datasec hat den Anspruch, seine Auftraggeber vollständig durch die Übernahme kompletter dokumentenbasierter Abläufe und deren bedarfsgerechter Vorbearbeitung zu entlasten. Trotz stetiger Expansion arbeitet man hier mit dem Pragmatismus, den Werten und der Bodenständigkeit eines mittelständischen Familienunternehmens. Besonderheit: alle Dienst- und Serviceleistungen werden nur mit eigenen Mitarbeitern und in Deutschland erbracht. Das garantiert eine schnelle und flexible Umsetzung. Auch der exzellente Ausbildungsstandard in Deutschland ist ein klarer Wettbewerbsvorteil. Die Standorttreue bedeutet daher auch Risikoreduktion. „Der Kunde lagert Prozesse an uns aus und gibt diese in unsere Verantwortung. Da wäre es der falsche Weg, diese Verantwortung an externe Dritte weiterzugeben“, erklärt Tobias Wilsmann. „Wer bei uns auslagert, wird auch nur von uns betreut. In allen Prozessschritten. Zudem steht Deutschland für einen vorbildlichen und sehr strengen Datenschutz. Das ist nicht in allen Ländern gewährleistet“ erklärt er. Die eigene Aus- und Fortbildung und die Möglichkeit, dual zu studieren, sind die Bausteine für die Zukunft. Die Fachkräfte in der Region zu halten – und die Ambition, aus Mitarbeitern starke Fachkräfte zu machen – beschreibt die Zukunftsaufgaben des Unternehmens. Mit dem eigenen DATASEC Campus bietet das Unternehmen Auszubildenden, aber auch Uni-Absolventen und Quereinsteigern ein perfektes Umfeld für die Aus- und Fortbildung. Die Programme des Campus sind spezialisiert und auf Maß geschnitten, für eine zukunftssichere Berufskarriere im Unternehmen. „Was wir unseren Mitarbeitern bieten können, ist Zukunft. Wer sich für unser Unternehmen entscheidet, der hat einen zukunftssicheren Job. Und für diesen wird man am DATASEC Campus individuell und perfekt vorbereitet“, verdeutlicht Tobias Weber.

GANZHEITLICHE CLOUDLÖSUNG MIT 100 %-ERGEBNIS

Auf die Frage, was den Unterschied zum Wettbewerb ausmacht, muss Sebastian Weber nicht lange überlegen: „Der Erfolg von Datasec beruht auf der ganzheitlichen Problemlösung. Der Kunde braucht in der Zusammenarbeit mit uns nur einen einzigen Ansprechpartner für seine Prozesse, nämlich Datasec.“ Ein klares Alleinstellungsmerkmal. „Schauen Sie sich Angebote am Markt an. Entscheiden sich Unternehmen für das Verlagern kostenintensiver Prozesse, dann werden ihnen oft nur isolierte IT-Lösungen für Teilbereiche ihrer Prozesse angeboten. Allerdings funktioniert die Verzahnung nur unzureichend und der Gesamtprozess wird nicht rund. Und am Ende des Tages muss man dann eben doch auf drei oder vier verschiedene Anbieter zurückgreifen, um eine befriedigende Gesamtlösung zu haben. Die einen können Scandienstleistungen, andere bieten technische Beleglesungsoder Archivsysteme. Es sind und bleiben aber immer nur Teillösungen, mit einer  Ergebnisgarantie von vielleicht 65 oder 80 Prozent. Im Ergebnis muss sich der Kunde aber immer noch um die Nachbearbeitung kümmern, um einen verlässlichen Prozess zu gewährleisten. Das gibt es bei Datasec nicht“ beschreibt Sebastian Weber die Alleinstellung des Siegener IT-Spezialisten. Der Kunde erhält immer 100 Prozent der beauftragten Leistung als Mensch-Maschine-Kombination, kein rein technisches Ergebnis. Zudem werden sämtliche Daten revisionssicher in der selbst entwickelten Cloud-Lösung Doku@Web gespeichert. Es bietet zudem die hundertprozentige Sicherheit, dass es immer Updates für die Archivierung geben wird. Ein enormer Vorteil, den viele Kunden nach einem bösen Erwachen bei vorherigen Anbietern an dem Unternehmen schätzen und erst auf Datasec aufmerksam werden ließ. Doku@Web wird seit 20 Jahren kontinuierlich entwickelt, angepasst und gepflegt und gehört zu den leistungsstärksten Systemplattformen. Rund 50.000 User in über 300 Unternehmen greifen auf diesem gesicherten Weg auf ihre Dokumente täglich zu. Die eigenen Rechenzentren garantieren den Kunden die Verfügbarkeit aller ausgelagerten Prozesse rund um die Uhr. Aktuell arbeiten die rund 40 Entwickler an der technischen Umsetzung selbstlernender Prozesse, Stichwort künstliche Intelligenz. Das System versteht Anforderungen der User und bearbeitet die Informationen „mitdenkend“. Eine neue nachhaltige Arbeitserleichterung. Und zu Zeiten, wo solche Lösungen in anderen Unternehmen noch nicht einmal gedacht werden, ist DATASEC bereits in der Testphase. Kunden werden noch dieses Jahr von der zusätzlichen Zeitersparnis und dem neuen Arbeitskomfort profitieren.