Cloud-basierte Dokumentenprozesse für die Diakonie Südwestfalen

In den Gesellschaften der Diakonie Südwestfalen entstanden zahlreiche Bedarfe zur digitalen Verwaltung von Dokumenten sowie zur Abbildung diverser Workflows. Im Rahmen der Auswahl wurden für jede Anforderung passende Produkte ermittelt und bewertet. Als einziger Anbieter konnte die Datasec information factory alle benötigten Lösungen in einer Plattform aus einer Hand anbieten.

Datasec information factory setzt integrierte Lösung um

In den Gesellschaften der Diakonie Südwestfalen entstanden zahlreiche Bedarfe zur digitalen Verwaltung von Dokumenten sowie zur Abbildung diverser Workflows. Im Rahmen der Auswahl wurden für jede Anforderung passende Produkte ermittelt und bewertet. Als einziger Anbieter konnte die Datasec information factory alle benötigten Lösungen in einer Plattform aus einer Hand anbieten.

Der Siegener Anbieter verfügt über reichlich Erfahrung im Gesundheitswesen und konnte zur Abrundung auch dokumentbezogene Dienstleistungen, wie z.B. Scannen, Aktenlagerung, Rechnungserfassung, etc. aus einer Hand anbieten. Nach der Entscheidung für Datasec übernimmt der Siegener Dienstleister im ersten Schritt die Erfassung und Vorkontierung eingehender Rechnungen für den die Diakonie und stellt den Eingangsrechnungsworkflow mit SAP-Integration zur Verfügung.

Die Diakonie in Südwestfalen bietet Gesundheitsdienstleistungen von der Geburt bis zur Palliativversorgung. Sie zählt mit 3200 Mitarbeitern zu den großen konfessionellen Gesundheits- und Sozialdienstleistern und betreibt über 100 Einrichtungen an 40 Standorten. Das Aufkommen an eingehenden Rechnungen ist entsprechend hoch und wurde bisher dezentral verarbeitet. „Wir übernehmen zukünftig die Erfassung und Vorkontierung aller eingehenden Rechnungen in unserem Siegener Dienstleistungszentrum und entlasten damit die Buchhaltung der Diakonie Südwestfalen“, sagt Sebastian Weber, Bereichsleiter Vertrieb und Marketing bei Datasec. Die eingegangenen Rechnungen werden digital über die Cloud-Plattform DOKU@WEB zur Prüfung und Freigabe bereitgestellt. Die zuständigen Mitarbeiter der Diakonie können einfach per Browser auf die Dokumente zugreifen. Damit entfallen auch zeit- und kostenaufwendige Postwege zwischen den verschiedenen Einrichtungen der Diakonie Südwestfalen. Rechnungen werden somit zukünftig wesentlich schneller bearbeitet, und somit Zeit und Kosten eingespart. Neben diesen Effekten wird die Transparenz über den Rechnungsprozess und damit das Reporting vereinfacht und beschleunigt. In einem weiteren Schritt ist die Einführung einer Dokumententmanagementplattform und der digitalen Patientenakte auf Basis von DOKU@WEB mit Anbindung an das interne Klinikinformationssystem geplant.

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