DATASEC restrukturiert das Wohnungsarchiv der Allbau AG

Die Essener Allbau AG hat ihre technische Aktenhaltung an die DATASEC information factory übertragen und verfügt heute über zeitsparende und effiziente Recherchemöglichkeiten innerhalb dieser Aktenbestände.

Digitalisierung spart Prozesskosten ein

Die Essener Allbau AG hat ihre technische Aktenhaltung an die DATASEC information factory übertragen und verfügt heute über zeitsparende und effiziente Recherchemöglichkeiten innerhalb dieser Aktenbestände. Gleichzeitig hat DATASEC einen Workflow für die Bearbeitung eingehender Rechnungen des Unternehmens entwickelt.

Sämtliche Wohnungs- und Gebäudeakten waren bisher über diverse Stadtteile in Essen verteilt und ließen sich nicht zentral und schnell recherchieren. Sie wurden jetzt an die DATASEC information factory übergeben und in deren Siegener Dienstleistungszentrum digitalisiert und zusammen mit den bestehenden Papierakten in einem zentralen Archivsystem erfasst. Alle Akten sind heute über ein Inventarsystem elektronisch zugänglich. Über die web-basierte Dokumentenmanagementplattform DOKU@WEB können die Mitarbeiter in der Essener Zentrale auf diese Akten zugreifen. Der einfache Aufruf der Dokumente per Browser spart spürbar Zeit und damit Prozesskosten ein. Gleiches gilt künftig auch für die Bearbeitung eingehender Rechnungen bei der Allbau AG: DATASEC hat einen web-basierten Rechnungsprüfungsworkflow für sämtliche Eingangsrechnungen entwickelt. Die Implementierung der neuen Lösung erfolgt in mehreren Schritten bis April 2016.

Die Allbau AG ist seit ihrer Gründung im Jahr 1919 größter Anbieter von Mietwohnungen in Essen. In über 18.000 Wohnungen leben rund 40.000 Mieter. Das Unternehmen erzielte im Jahr 2015 einen Umsatz von rund 103 Millionen Euro.

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