Datasec information factory implementiert die digitale Vertriebspartnerakte bei der Gothaer Versicherung

Die Gothaer Versicherung in Köln modernisiert die Aktenführung für ihre Vermittler grundlegend. Die Datasec information factory stellt für das Unternehmen die Cloud-basierte digitale Vertriebspartnerakte bereit. Auf diese Weise wird die Bearbeitung umfangreicher Vertragsunterlagen wesentlich vereinfacht und beschleunigt.

Neue Lösung erfüllt alle Anforderungen des Versicherungsunternehmens

Die Gothaer Versicherung in Köln modernisiert die Aktenführung für ihre Vermittler grundlegend. Die Datasec information factory stellt für das Unternehmen die Cloud-basierte digitale Vertriebspartnerakte bereit. Auf diese Weise wird die Bearbeitung umfangreicher Vertragsunterlagen wesentlich vereinfacht und beschleunigt.

Im Anschluss an eine ausgeprägte Analyse- und Pilotierungsphase hat sich die Gothaer Versicherung für Datasec als Partner für die Archivierung und Führung der digitalen Vermittlerakte entschieden. „Nach Analyse der Prozesse hinsichtlich Aktenstrukturen, Aktenbearbeitung, Vertragsentstehung und Posteingang haben wir für die Gothaer Versicherung auf Basis der digitalen Akte von DOKU@WEB eine digitale Vertriebspartnerakte entwickelt“, sagt Sebastian Weber, Bereichsleiter Vertrieb und Marketing bei Datasec. Damit konnte der Siegener Cloud-Dienstleister erstmals ein bedeutendes deutsches Versicherungsunternehmen als Kunden gewinnen. Über die Dokumentenmanagementplattform DOKU@WEB ist die Akte via Browser verfügbar, etwa wenn es um die zahlreichen Freigabeprozesse innerhalb der Vertragserstellung bis zur Unterschriftsreife geht. „Speziell für dieses Projekt haben wir ein Zusatzmodul zur Vertragserstellung entwickelt, mit dem sich aus Stammdaten, Vorlagen und Textbausteinen rasch ein neuer Vertrag erstellen lässt, der dann direkt in DOKU@’WEB zur Freigabe in der digitalen Akte bereitsteht“, ergänzt Sebastian Weber. Weiterhin digitalisiert Datasec im Rahmen des Implementierungsprojektes den Altaktenbestand der Gothaer Versicherung. „Die Entscheidung für die Einführung einer elektronischen Vertriebspartnerakte bringt neben einer Minimierung des Raumbedarfs für ein Papierarchiv deutlich mehr Vorteile. Vielmehr erreichen wir durch die Digitalisierung der Akten eine deutliche Beschleunigung der Arbeitsabläufe, eine Kostensenkung durch eine entsprechende Geschäftsprozessoptimierung und eine verbesserte Informationssicherheit. Somit verbinden wir auch im Bereich der Vertriebspartnerverwaltung die traditionellen Werte der Gothaer mit einer zukunftsorientierten, digitalen Serviceplattform“, führt Michael Biermann aus, Abteilungsleiter Vertragsmanagement für die Ausschließlichkeitsorganisation der Gothaer Versicherungsbank VVaG.

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